Internt lån til renovering af Teknik- og Miljøforvaltningens bygninger

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til optagelse af internt lån til Teknik- og Miljøudvalget til renovering af forvaltningens administrationsbygninger.

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at der optages internt lån på 1,0 mio. kr. i 2024, 11,9 mio. kr. i 2025 og 3,0 mio. kr. i 2026 på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling ordinær drift til renovering af forvaltningens administrationsbygninger,
2. at afdraget på lånet sker som anvist i løsningsafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til optagelse af internt lån til renovering af Teknik- og Miljøforvaltningens to administrationsbygninger i Njalsgade og på Islands Brygge. Forvaltningens bygninger er nedslidte, og resultaterne af seneste trivselsmåling fra april/maj 2023 viser, at medarbejderne i særligt de administrative huse efterspørger forbedringer ift. det fysiske arbejdsmiljø, for at mindske de fysiske og psykiske belastninger. Teknik- og Miljøudvalget blev orienteret i notat på TMU-portalen den 24. maj 2023 ’Orientering om Resultater af Københavns Kommunes tværgående trivselsundersøgelse 2023’.

Teknik- og Miljøudvalget skal på samme møde som denne sag behandle en sag om investeringsforslaget om arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter. Med investeringsforslaget implementeres aktivitetsbaseret indretning, hvilket medfører besparelser på forvaltningens huslejeudgifter og afledte driftsudgifter til administrationsbygningerne. I forbindelse med at forvaltningen i forvejen implementerer aktivitetsbaseret indretning, anbefaler forvaltningen, at bygningerne renoveres.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen ønsker at foretage renoveringen af arealerne ved at optage et internt lån, da det ikke er muligt at afholde udgifterne inden for eksisterende budgetter til bygningsdrift.

Da der skal ske en gennemgribende ombygning i forbindelse med investeringsforslaget om aktivitetsbaseret indretning, vurderer forvaltningen, at det er billigere og mindre forstyrrende for forvaltningens produktivitet at foretage renoveringen på samme tid. Forvaltningens bygninger har ikke gennemgået renovering i mange år og fremstår derfor meget nedslidte.

Renoveringen omfatter renovering af toiletter, gulve, maling af vægge, træværk, lofter og solafskærmning. Udgifterne beløber sig til 1,0 mio. kr. i 2024, 11,9 mio. kr. i 2025 og 3,0 mio. kr. i 2026.

Afdragene på lånet fremgår af tabel 1 i økonomiafsnittet. Afdraget på 0,2 mio. kr. i 2025 vil blive håndteret inden for rammen ifm. indstillingen om udmøntning af budget 2025, der behandles den 25. november 2024. Afdragene i 2026 til 2032 vil blive håndteret med provenuet fra investeringsforslaget om arealoptimering af forvaltningens administrative bygninger, der behandles på samme møde som denne sag. Hvis investeringsforslaget ikke godkendes, vil forvaltningen fremlægge en ny indstilling om projektet om renovering af administrationsbygningerne og det tilhørende interne lån.

Politisk handlerum

• Udvalget kan vælge, at forvaltningen ikke skal igangsætte renoveringen og dermed ikke optage det interne lån.
• Udvalget kan også beslutte, at der skal findes en anden finansiering end internt lån. Det er forvaltningens vurdering, at det ikke er muligt at håndtere udgifterne inden for rammen, da der er behov for 11,9 mio. kr. i 2025, hvor udvalget allerede har godkendt budgetbidraget for 2025. Der er derfor ikke umiddelbart mulighed for at finde finansieringen i 2025 uden besparelser, der vil påvirke driften af byen.

Økonomi

Såfremt de interne lån på1,0mio. kr. i 2024, 11,9 mio. kr. i 2025 og 3,0 mio. kr. i 2026til renovering af administrationsbygningerne i Njalsgade og Islands Brygge godkendes af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, vil lånene blive optaget i kommunekassen i 2024, 2025 og 2026og tilbagebetalt over seks år.

Den interne rente er fastsat af Økonomiudvalget til3,8% i 2024. I låneperioden forrentes lånene med den interne rentesats for det år, hvor lånene er optaget.

De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 1. Afdragene udgør 0,2 mio. kr. i 2025, 2,4 mio. kr. i 2026, 2,9 mio. kr. i 2027-2030, 2,7 mio. kr. i 2031 og 0,5 mio. kr. i 2032.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser (beløb i 1.000 kr. og 2024 p/l)

Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Videre proces

Når Borgerrepræsentationen har godkendt indstillingen, vil forvaltningen igangsætte renoveringen af de administrative bygninger.

Søren Wille             / Marie-Louise Kudsk Hædersdal

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der optages internt lån på 1,0 mio. kr. i 2024, 11,9 mio. kr. i 2025 og 3,0 mio. kr. i 2026 på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling ordinær drift til renovering af forvaltningens administrationsbygninger.
2. at afdraget på lånet sker som anvist i løsningsafsnittet.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i  mødet den 17. juni 2024

Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. august 2024

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.