Placering af drift af byens boldbaner og tilhørende parker i Kultur- og Fritidsforvaltningen
Teknik- og Miljøudvalget har den 17. juni 2019 behandlet høringssvaret. Teknik- og Miljøudvalget kan ikke anbefale indstillingen og anbefaler i stedet, at status quo bibeholdes. Kultur- og Fritidsudvalget har ligeledes den 19. juni 2019 behandlet høringssvaret. Kultur- og Fritidsudvalget bakker op om indstillingen.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at godkende, at Kultur- og Fritidsforvaltningen fremover skal varetage driften af alle byens boldbaner og tilhørende parker,
- at godkende, at Kultur- og Fritidsforvaltningen fremlægger et forvaltningsspecifikt investeringsforslag, der effektiviserer minimum 3,1 mio. kr. på området på baggrund af det nuværende udgiftsniveau i kommunen, hvoraf 0,5 mio. kr. omdisponeres til et varigt serviceløft på Børne- og Ungdomsforvaltningens nuværende arealer, så de fremadrettet kan anvendes til organiseret idræt,
- at godkende, at ansvar for opgaven, budget og medarbejdere overdrages fra Teknik- og Miljøforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen til Kultur- og Fritidsforvaltningen d. 1. september 2020.
Problemstilling
I forbindelse med udarbejdelse af business casen om arealpleje og viceværtsdrift blev et potentiale på 3,1 mio. kr. ved samlet drift af større plane græsarealer identificeret. Potentialet er beregnet på baggrund af en vurdering fra Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), der har effektiviseret ved at indføre robotklipning og automatisk baneopstregning på deres egne arealer. KFF har vurderet, at der vil være et potentiale ved at udbrede anvendelsen af robotteknologi til lignede arealer i Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF).
TMF er enige i, at der er et potentiale på arealerne, men uenige i effektiviseringsgrebet. Bekymringen vedrører blandt andet den offentlige adgang til arealerne, hvor evt. robotklipningen skal foregå samt det store renholdelsesarbejde, der er særligt for TMF’s parker.
TMF vurderer, at bedre udnyttelse af mandskab og materiel gennem effektivisering af arbejdsgange, optimering af ruter mm. vil kunne levere den samme effektivisering i TMF’s opgaveportefølje. Derudover har TMF stordriftsfordele ved at have størstedelen af terrændriften af kommunens græsarealer og ønsker derfor ikke at overdrage driften af udvalgte græsarealer. TMF tilbyder at stå for den udførende terrændrift/arealpleje på alle kommunens arealer og dermed også KFF’s boldbaner og samtidig bibeholde KFF som dialogpartner med foreningslivet og som bestiller af græspleje på kommunens boldbaner.
I KFF’s foreningsdialog er driftstilpasning og prioritering af ressourcer væsentlig. KFF påpeger, at foreningslivet giver udtryk for et uens serviceniveau i KFF og TMF, og at det kan være en betydelig udfordring at tale med forskellige forvaltninger, når de mere end 100 boldklubber skal finde spilletid, løbende prioritere banerne alt afhængigt af beskaffenhed og klubbers behov. KFF varetager dialogen med brugerne i deres daglige driftsansvar med fokus på, at der sikres sammenhæng mellem medarbejdere fra den grønne drift og forvaltningens idrætsudviklingsafdeling og Folkeoplysningen. Den daglige dialog og det tætte samarbejde mellem idrætskonsulenterne og den grønne drift er derfor meget vigtig, således at banerne kan anvendes hensigtsmæssigt i forhold til vejrlig og belastning, som er helt afgørende for banernes stand.
KFF bemærker endvidere, at hensynet til klubberne bør veje tungt ift. kommunens håndtering og interne organisering af græspleje på boldbaner. Opgaven hænger, ifølge KFF, tæt sammen med udviklingen af idrætslivet i byen, og en god og tillidsfuld dialog med klubberne er et vigtigt grundlag herfor. TMF anerkender værdien af denne dialog og peger derfor på, at den primært skal varetages af KFF i forhold til det sportslige foreningsliv.
Nedenfor er angivet relevante tilgængelige data fordelt på forvaltninger og i alt. Bemærk, at priserne for renhold i TMF er opgivet særskilt, da renhold er et ekstraordinært behov på TMF’s arealer, pga. placeringen i offentlige parker.
Tabel 1: Opgørelse af m2 prisen for græspleje og renhold i hver forvaltning
Note til tabel 1: Alle tal er angivet i p/l 2020. Data generelt for denne case er vanskelige at sammenligne, da forvaltningerne opgiver deres data ud fra forskellige metoder og kategoriseringer. BUFs m2 pris er lavest, da arealernes kvalitet er væsentlig lavere og pt. har en begrænset anvendelse hos den enkelte institution. Når arealerne overgår til drift i KFF vil 0,5 mio. kr. af den årlige effektivisering finansiere et serviceløft af BUFs boldbaner, så de fremadrettet kan anvendes til organiseret idræt.
Driften i forvaltningerne i dag
KFF varetager driften af 1,08 mio. m2 græsarealer, KFF har udover den løbende driftsoptimering, omorganiseret og udviklet området, både ved almindelig optimering, øget uddannelse af medarbejdere og ved digitalisering og udvikling af robotteknologi til opgaveløsningen. Udviklingen er sket i dialog med foreningerne og med fokus på medarbejdernes kompetencer ift. både de nye arbejdsmetoder samt service- og brugerfokus. TMF varetager driften af samlet set 6,78 mio. m2 græsarealer, hvor af 2,25 mio. m2 er større plane græsarealer over 4.000 m2. TMFs sportsplæner er en delmængde heraf og udgør 0,4 mio. m2. TMF har arbejdet løbende med driftsoptimering, bedre logistikløsninger og øget anvendelse af materielparken.
Tabel 2: oversigt over m2 fordelingen i forvaltningerne
|
Økonomi |
KFF |
TMF |
BUF |
I alt i KK |
|
m2 større græsarealer |
1.080.000 |
2.248.056 |
48.470 |
3.376.526 |
|
Heraf udgør boldbaner følgende m2 |
1.080.000 |
429.252 |
48.470 |
1.557.722 |
Løsning
ØKF anbefaler at placere driften af alle byens boldbaner og tilhørende parker i KFF, svarende til 43.270 m2 fra BUF og 1.35.302,6 m2 fra TMF. ØKF anbefaler således, at der fraviges principbeslutningen om alle græsarealer over 4.000 m2 samles. I stedet anbefales en løsning, hvor TMF stadigvæk vil have en portefølje, der gør det muligt at opretholde en effektiv drift, mens det ved at samle alle baner og tilhørende parker i KFF sikres, at alle boldbaner samt al kontakten med foreningerne samles i én forvaltning og synergien med de omkringliggende arealer høstes (se bilag for overblik over omfattede og ikke omfattede adresser i forvaltningerne).
ØKFs anbefaling sker af følgende årsager:
- Foreningslivet vil kun skulle forholde sig til en aktør, når der bl.a. skal findes spilletid på byens boldbaner.
- KFF driver boldbanerne mest omkostningseffektivt, når man sammenligner pris pr. kvadratmeter. Ved at sammenligne kvadratmeterprisen for sammenlignelige plæner: pleje af naturgræs i KFF (7,6 kr./m2) og sportsplæner i TMF (12,2 kr./m2) samt omkostning pr kvadratmeter kunstgræs i KFF (13,3 kr./m2) og i TMF (32,1 kr./m2), er KFF markant mest omkostningseffektive pr. m2.
KFF skal forelægge et forvaltningsspecifik investeringsforslag til budget 2020, vedr. effektiviseringen på minimum 3,1 mio. kr. på området, på baggrund af det nuværende udgiftsniveau i begge forvaltninger.
Overdragelsen af byens boldbaner og tilhørende parker betyder dog, at der fortsat vil være to kommunale aktører, der udfører pleje af græs. KFF vil stå for renhold af græsarealerne samt tømning af dertilhørende skraldespande, mens TMF fortsat vil renholde de øvrige områder i parkerne. Denne opdeling er lavet af hensyn til det driftsmæssige behov for at renholde arealerne kort før, at man f.eks. klipper græsset. Det betyder, at der vil være områder, hvor to forvaltninger samtidig vil stå for renhold.
Ved overdragelsen af opgaven følger budget for hele opgaven, det fulde driftsansvar samt medarbejdere til KFF. Opdragelsen forventes at ske d. 1. september 2020, af hensyn til sæsonen for græspleje.
Teknik- og Miljøudvalget (TMU) har den 17. juni 2019 behandlet høringssvar til denne indstilling. (TMU) kan ikke anbefale indstillingen og anbefaler i stedet, at status quo bibeholdes. Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) har den 19. juni ligeledes behandlet ØU-indstillingen og har anbefalet denne. Se bilag for Økonomiforvaltningen bemærkninger til TMU's høringssvar.
Økonomi
Det indstilles, at ansvar for opgaven, budget og medarbejdere overdrages ved samling af større græsarealer. Medarbejderne overdrages med uændrede vilkår.
Tabel 3: Oversigt over budgetflyt i forvaltningerne
|
Forvaltning |
1.000 kr. 2020 p/l |
ÅV |
|
BUF |
-112 |
-0,3 |
|
TMF |
-9.509 |
-17 |
|
KFF |
9.621 |
17,3 |
Note til tabel 3: De endelige overheadpriser til anvendelse ved flyt af årsværk er under afklaring og vil blive belyst i investeringsforslaget til budget 2020.
Videre proces
Ved godkendelse af indstillingen sendes denne videre til behandling i Borgerrepræsentationen den 22. august. KFF forelægger et forvaltningsspecifik investeringsforslag til budget 2020, vedr. effektiviseringen på minimum 3,1 mio. kr. på området. Overdragelsen af arealerne fra TMF og BUF til KFF sker pr. 1. september 2020.
Peter Stensgaard Mørch / Mads Grønvall
Beslutning
Dagsordenspunkt 8: Placering af drift af byens boldbaner og tilhørende parker i Kultur- og Fritidsforvaltningen (2019-0156999)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. august 2019
Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag til erstatning af indstillingens at-punkter:
”At det godkendes, at indstillingen sendes tilbage til Økonomiforvaltningen med henblik på yderligere beregninger og sammenligninger samt indsamling af data angående samarbejde og brugertilfredshed.”
Det af Enhedslisten fremsatte ændringsforslag blev forkastet med 3 stemmer mod 6. Ingen medlemmer undlod at stemme.
For stemte: Ø og C.
Imod stemte: A, Å, B og O.
Indstillingen blev herefter anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 6 stemmer mod 2. Et medlem undlod at stemme.
For stemte: A, Å, B og O.
Imod stemte: Karina Vestergård Madsen (Ø) og C.
Undlod at stemme: Gyda Heding (Ø).
Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi kan ikke støtte forslaget til ændret opgavefordeling, idet der så blot forventeligt vil opstå nye problematiske snitflader med bl.a. affaldsindsamling og renholdelse. Vi har også forstået, at der mellem forvaltningerne er tvivl om effektiviseringspotentialet.”