Initiativer for indvendigt vedligehold

Ved overførselssagen 2018/2019 blev en del af investeringsønsket til indvendigt vedligehold godkendt, og det blev besluttet, at den resterende del skulle forelægges ifm. budget 2020. Der skal tages stilling til en ny model for håndtering af indvendigt vedligehold, som gør det enklere for decentrale institutions- og tilbudsledere at håndtere opgaven og som samtidig sikrer, at der anvendes de nødvendige midler til området på en effektiv måde.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at en ny model for ansvarsfordeling for bygningsvedligehold godkendes (bilag 1a-d) og indgår i forhandlingerne om buget 2020 herunder finansieringen af modellen,
2. at model for en abonnementsordning for indvendigt vedligehold til decentrale enheder godkendes (bilag 2) og indgår i forhandlingerne om budget 2020 herunder finansieringen af modellen,
3. at model for målrettet anvendelse af midler til indvendigt vedligehold godkendes (bilag 3) og indgår i forhandlingerne om budget 2020 herunder finansieringen af modellen.

Problemstilling

Kommunens bygninger skaber rammerne for den velfærd, som bliver leveret af forvaltningerne til borgerne. Ejendommene skal være i god stand, både udvendigt og indvendigt for at kunne skabe gode rammer for byens borgere og kommunens medarbejdere.

Midler afsat til indvendigt vedligehold skal anvendes effektivt og på grundlag af byggefaglige prioriteringer og planlægning. Det forudsætter, at der er afsat tilstrækkelige midler til området, så der ikke fortsat opbygges et vedligeholdelsesefterslæb. Samtidig skal det være meget lettere for kommunens mange decentrale enheder at håndtere indvendige vedligeholdelsesopgaver, bl.a. ved at de aflastes for en del af disse, så der skabes mere tid og rum til varetagelse af velfærdsopgaverne.

Løsning

Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har i samarbejde og i enighed med koordinationsgruppen for ejendomsdrift, hvor alle forvaltninger er repræsenteret, udarbejdet tre initiativer for indvendigt vedligehold. Initiativerne skal samlet sikre en bedre og mere effektiv styring og planlægning af indvendigt bygningsvedligehold under hensyntagen til nødvendig fleksibilitet på kommunens institutioner og tilbud, samt at afsatte midler til indvendigt vedligehold alene anvendes hertil.

Der blev ved overførselssagen 2018/2019 afsat 7,8 mio. kr. til at udvikle initiativerne: En ny tydelig og fagligt funderet ansvarsfordeling (1) vil sammen med en frivillig abonnementsordning (2) gøre det lettere for ledere og medarbejdere at fokusere på deres kerneopgaver. En årlig opgørelse af anvendte midler til området (3) skal sikre, at forbruget kan sammenholdes på tværs af kommunen og med eksterne nøgletal.

1. Ny model for ansvarsfordeling for bygningsvedligehold

I dag er ansvaret for en række vedligeholdelsesopgaver delt mellem forvaltningerne og KEID. Det har medført en uklar ansvarsfordeling, hvilket har gjort det administrativt tungt at håndtere i praksis. Den decentrale placering af ansvaret har samtidig vanskeliggjort en fælles og fagligt funderet styring.

Det er afgørende, at bygningsvedligehold håndteres rettidigt og byggefagligt forsvarligt, for at sikre den kommunale ejendomsportefølje mod værditab og opbygning af yderligere vedligeholdelsesefterslæb, at lovgivningsmæssige sikkerheds- og funktionskrav overholdes samt at der sker en effektiv anvendelse af midler. Her er en ny tydelig og fagligt funderet ansvarsfordeling for bygningsvedligehold det primære initiativ, der samtidig vil understøtte, at midler afsat til indvendigt vedligehold alene anvendes hertil. 

Fordelingen sker efter princippet om en opdeling mellem udvendigt og teknisk vedligehold (KEID) og indvendigt visuelt vedligehold (forvaltninger) og følger principperne for indvendigt vedligehold jf. ØU-beslutning 12. juni 2018 ”Principper for indvendigt vedligehold” (bilag 4). Ny model for ansvarsfordeling for bygningsvedligehold er beskrevet i bilag 1a – 1d.

2. Model for abonnementsordning for indvendigt vedligehold til decentrale enheder

Formålet med abonnementsordningen er at gøre det lettere for institutions- og tilbudsledere at håndtere vedligeholdelsesopgaven og dermed frigøre tid og ressourcer til velfærdsopgaverne. Ordningen vil samtidig bidrage til, at der bliver afsat de nødvendige midler hertil. Det skal ske via bygningssyn og vedligeholdelsesplaner samt hjælp til løsning af vedligeholdelsesopgaver.

Abonnementsordningen er frivillig og skal alene dække den del af vedligeholdelsesopgaven, der ikke overgår til KEID som følge af ny ansvarsfordeling. Ordningen er primært aktuelt for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Socialforvaltningen (SOF) og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), der har enheder med decentralt opgave- og budgetansvar.

Ordningen forankres på forvaltningsniveau og etableres over en toårig indfasningsperiode. Der forelægges ønske om, at der afsættes 1 mio. kr. til bygningssyn af de interesserede institutioner i budget 2020 jf. beslutning fra overførselssagen. Model for abonnementsordning er beskrevet i bilag 2.

3. Model for målrettet anvendelse af midler til indvendigt vedligehold

Der er i dag ikke et samlet overblik over anvendte midler til indvendigt vedligehold og konteringspraksis i forvaltningerne varierer betydeligt. Målet med modellen er derfor at få et bedre overblik over, hvor mange midler der faktisk anvendes til de indvendige vedligeholdelsesopgaver, der fortsat ligger i forvaltningerne. Modellen skal samtidig sikre, at midler afsat til indvendigt vedligehold alene anvendes hertil. Der skal derfor fremadrettet udarbejdes en ensartet årlig opgørelse på forvaltningsniveau, så anvendelsen af midler til indvendigt vedligehold kan sammenholdes på tværs af kommunen og med eksterne nøgletal på området. Model for målrettet anvendelse af midler er beskrevet i bilag 3.

Finansiering

Det blev i overførselssagen besluttet, at restfinansiering for projektet skal fremlægges i forbindelse med budgetforhandlingerne 2020. Såfremt der ikke tildeles midler til restfinansiering af projektet, vil projektets tre initiativer ikke kunne færdigudvikles og implementeres i den form, der beskrives her.

Implementering af en ny model for ansvarsfordeling for bygningsvedligehold skal finansieres via bevillingsoverførsler fra forvaltningerne til KEID samt et varigt serviceløft. Det varige serviceløft skal dermed dække den manglende finansiering fra forvaltningerne til det behov, som forvaltningerne i fællesskab har identificeret i regi af koordinationsgruppen for ejendomsdrift.

Økonomien er baseret på to grundlæggende principper: 1) Det fremtidige udgiftsniveau afspejler behovsniveauet til afhjælpende vedligehold og serviceaftaler samt 2) Fordelingen mellem forvaltningerne baseres på kvm-fordeling. Som konsekvens af principperne er det samlede behov for de overdragede ansvarsområder fastsat til 32,8 mio. kr. (2020 p/l). Forvaltningernes har samlet indmeldt et forbrug til området på 14,7 mio. kr., hvilket giver en difference på 18,1 mio. kr. (2020 p/l). Da en forudsætning for ny ansvarsfordeling er, at der ikke skal ske medarbejderoverførsler, kan en overførsel af budget betyde, at hver forvaltning skal tilpasse egen varetagelse af området ift. løsning af en mindre opgaveportefølje fremadrettet. Fordelingen på forvaltningsniveau fremgår af Tabel 1.

Differencen fremlægges til politisk behandling ved budget 2020. Der foreslås to finansieringsmodeller:

Model 1: Differencen på 18,1 mio. kr. finansieres via et fast årligt serviceløft samtidig med en bevillingsoverførsel fra forvaltningerne til KEID på de indmeldte 14,7 mio. kr. jf. Tabel 1.

Model 2: Bevillingsoverførslen fra forvaltningerne til KEID opjusteres, så alle forvaltninger minimum dækker 70 pct. af det identificerede behov (BIF, SOF og ØKF dækker fortsat 100 pct. mens SUF dækker 79 pct.). Der udestår da en difference på 7,8 mio. kr. som finansieres via et fast årligt serviceløft jf. Tabel 2.

Serviceløft og bevillingsoverførsel vil tilsammen sikre, at de overdragne opgaver fremadrettet løses byggefagligt forsvarligt, således at bl.a. lovgivningsmæssige sikkerheds- og funktionskrav overholdes (fx brandforhold). Samtidig skal der ved en samling af opgaverne i KEID sikres en mere effektiv anvendelse af midler samt en sikring af, at midlerne alene anvendes til indvendigt vedligehold. Dette vil samlet bidrage til, at der undgås en opbygning af yderligere vedligeholdelsesefterslæb. KEID vil derfor fremlægge en effektiviseringscase for serviceaftaler med en forventet besparelse på 10 pct. til overførselssagen 2018/20.

Et serviceløft vil sikre, at de nødvendige afhjælpende vedligeholdelsesopgaver og serviceaftaler håndteres, mens de løbende behov for planlagte vedligeholdelsesopgaver for indvendigt vedligehold ikke indgår i finansieringen, da de vil blive forelagt til politisk beslutning i fremtidige budget- og overførselssager.

Tabel 2: Økonomi for ny ansvarsfordeling for bygningsvedligehold med bevillingsoverførsler fra forvaltningerne til KEID på min. 70 pct. af identificeret behov samt varigt serviceløft til finansiering af difference mellem behov og bevillingsoverførsler fra forvaltningerne (BIF, SOF, SUF og ØKF bibeholder deres indmeldte forbrug og finansiering.). (1.000 kr. – 2020 p/l) 

I budgetnotat for indvendigt vedligehold til budget 2020 vil samtidig indgå, at der tildeles 8,2 mio. kr. til restfinansiering af initiativer for indvendigt vedligehold, jf. beslutning i overførselssagen.

Der eksisterer et betydeligt efterslæb på indvendigt vedligehold, som kræver en særskilt finansiering. KEID og forvaltningerne vil løbende indmelde disse behov samt behov for planlagt vedligehold ved de kommende budgetforhandlinger og overførselssager.

En målrettet og tilstrækkelig anvendelse af vedligeholdelsesmidler på service vil fremadrettet bidrage til at reducere behovet for ekstraordinære anlægsbevillinger til vedligehold, hvilket vil frigøre anlægsmåltal.

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ikke økonomiske konsekvenser, da finansiering skal findes ved budgetforhandlingerne for 2020.   

Videre proces

Hvis Borgerrepræsentationen godkender denne indstilling, indgår budgetnotatet for indvendigt vedligehold i budgetforhandlingerne 2020 som forudsætning for implementering af at-punkt 1-3.

Såfremt at den nye ansvarsfordeling for bygningsvedligehold besluttes, vil Økonomiudvalget efter budgetvedtagelsen få forelagt en indstilling, der fastlægger en model for ændring af budgettet ved til- og afgang af ejendomme svarende til den model, der i dag eksisterer for udvendigt vedligehold. I dag håndteres udvendigt vedligehold som en del af kommunens huslejemodel hvor KEID's budget løbende tilpasses ved til- og afgange med en fastsat sats pr. kvm.

Såfremt der opnås bevilling til restfinansiering og ny ansvarsfordeling for bygningsvedligehold, vil KEID til forelægge en effektiviseringscase til overførselssagen 2019/20 med en effektivisering for de serviceaftaler, som overgår til KEID. KEID forventer her at kunne opnå en effektivisering på ca.10 pct.

Økonomiudvalget vil primo 2022 blive forelagt en evaluering af de tre initiativer. Evalueringen vil afdække, om den ny ansvarsfordeling er hensigtsmæssig, og hvorvidt der er tilstrækkeligt økonomisk grundlag for løsning af de opgaver, der er overført til KEID, og hvorvidt abonnementsordningen har aflastet de decentrale ledere samt i hvilket omfang, der i øvrigt skal ske tilpasninger på baggrund af indhentede erfaringer.

Peter Stensgaard Mørch    /    Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 7: Initiativer for indvendigt vedligehold (2019-0150408)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. august 2019

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.