Forretningscirkulære for it-drift, -vedligehold og -udfasning

I kølvandet på Revisionsrapport 2016 besluttede Økonomiudvalget den 12. december 2017 at styrke it-governance i Københavns Kommune gennem en række cirkulærer. Forretningscirkulæret for it-drift, -vedligehold og -udfasning er det afsluttende cirkulære inden for it-livscyklusområdet. Der fastsættes heri en entydig rolle-, ansvars- og mandatfordeling, øget fokus på porteføljestyring samt et regelsæt i forhold til drift, vedligehold og udfasning af it-systemer på portefølje- og systemniveau.

Cirkulæret vil styrke driften af Københavns Kommunes samlede it-systemportefølje, højne sikkerheden, sikre entydigt chefophæng for det enkelte it-system samt styrke systemejerrollen i Københavns Kommune.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Fællesadministrativt forretningscirkulære for it-drift, -vedligehold og -udfasning (bilag 1) godkendes.

Problemstilling

I Revisionsrapport for 2016 påpegede Intern Revision bl.a. manglende governance på it-området. Af Økonomiudvalgets (ØU) beslutning den 12. december 2017 om styrket it-governance i Københavns Kommune (KK) indgik, at der skulle sikres en klar rolle- og ansvarsfordeling inden for it-livscyklusområdet.

På den baggrund har Økonomiforvaltningen (ØKF) som det sidste cirkulære på området udarbejdet et udkast til Forretningscirkulære for it-drift, -vedligehold og -udfasning med løbende inddragelse af de øvrige forvaltninger. Med cirkulæret er rolle-, ansvars- og mandatfordelingen således entydig for hele livscyklussen for KK’s it-systemer.

Kredsen af it-ansvarlige direktører (It-kredsen) har behandlet cirkulæret den 7. juni 2019. Kredsen anbefaler, at Økonomiudvalget godkender cirkulæret, idet der er opbakning fra alle forvaltninger.

Løsning

I Forretningscirkulæret for it-drift, -vedligehold og -udfasning fastsættes en entydig rolle-, ansvars- og mandatfordeling, øget fokus på porteføljestyring samt et regelsæt i forhold til drift, vedligehold og udfasning af it-systemer. Dette vil udgøre rammerne for, hvordan de enkelte forvaltninger drifter, vedligeholder og udfaser deres it-systemer.

Alle forvaltninger er løbende blevet inddraget i udarbejdelsen af cirkulæret.

Gyldighed for forretningscirkulæret

På baggrund af drøftelser mellem forvaltningerne vurderes det, at der er behov for, at der indrømmes en overgangs- og tilpasningsperiode til implementering, før alle forvaltninger er i stand til at overholde forretningscirkulæret. Det skyldes, at cirkulæret stiller krav til håndtering af it-drift, -vedligehold og -udfasning, som kræver, at de enkelte forvaltninger forholder sig til kompetencer, bemanding og organisering på området.

Det foreslås derfor, at forretningscirkulæret for it-drift, -vedligehold og -udfasning godkendes således, at forvaltningerne er forpligtede på ansvars- og rollefordelingen i forretningscirkulæret for it-drift, -vedligehold og -udfasning fra den dag, det godkendes i ØU, men med en forståelse af, at der samtidig tages højde for en indfasningsperiode på to år fra samme dato. Det anbefales, at den toårige periode efter godkendelsen i ØU benyttes til organisationsjusteringer og -tilpasninger i de enkelte forvaltninger. I det første år skærpes desuden den fælles indsats for at professionalisere systemejerrollen.

Det foreslås, at der efter første år udarbejdes en evaluering af de foreløbige resultater i overgangs- og tilpasningsperioden med henblik på at vurdere, hvorvidt der er behov for en fælles indsats om implementeringen. Det foreslås ydermere, at cirkulæret evalueres efter et år med henblik på korrektion af eventuelle uhensigtsmæssigheder.

Økonomi

Den enkelte forvaltning har ansvaret for at finansiere arbejdet inden for egen budgetramme.

Videre proces

Såfremt Forretningscirkulære for it-drift, -vedligehold og -udfasning vedtages, er forretningscirkulæret gyldigt for alle it-systemer i Københavns Kommune med den vedtagne indfasningsperiode.

For at kunne korrigere for mulige uhensigtsmæssigheder i cirkulæret, evalueres det ét år efter ØU’s godkendelse.

Peter Stensgaard Mørch    /      Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 12: Forretningscirkulære for it-drift, -vedligehold og -udfasning (2019-0161337)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. august 2019

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.