Forslag til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 12/2001

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 13. august 2002

Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender efterfølgende sagsbeskrivelse over besvarelse af revisionsprotokollat nr. 12/2001 om revisionen af årsregnskabet for 2001 vedrørende Skatte- og Registerforvaltningen.

Revisionsdirektoratet har den 26. juni 2002 leveret revisionsprotokollat nr. 12/2001 om Skatte- og Registerforvaltningens årsregnskab 2001.

Protokollatet indeholder en række anbefalinger, som forvaltningen tager til efterretning og som er eller vil blive gennemført.

Revisionsprotokollatet kommenteres for de punkter, hvor Revisionsdirektoratet har anført forhold, som bør besvares.

Revisionsdirektoratet har i forbindelse med den løbende revision ikke foretaget revision af Skatte- og Registerforvaltningens generelle IT-kontroller.

I forbindelse med Skatte- og Registerforvaltningens årsberetning for selskaber mv. og fonde er der foretaget en applikationsrevision af de programmerede kontroller i den del af forvaltningens Tidsregistreringssystem, der anvendes i Selskabsbeskatningen. Revisionen konstaterede, at der kunne oprettes flere sager med samme SE-nr.

Revisionsdirektoratet har konstateret, at de interne kontroller Personaleafdelingen udfører i forbindelse med indrapportering af overarbejdsoplysninger ikke er i overensstemmelse med Kasse- og Regnskabsregulativets rammebilag for intern kontrol, idet Personaleafdelingens forretningsgang ikke præciserer en personmæssig adskillelse mellem udførende, registrerende og kontrollerende funktion.

Revisionsdirektoratet har undersøgt Selskabsbeskatningens forretningsgange i forbindelse med anmeldelser og fordelingen af den kommunale andel af selskabsskatteprovenuet og har i den forbindelse anbefalet, at der udarbejdes fornødne arbejdsgangsbeskrivelser, herunder beskrivelse af de interne kontroller.

Revisionsdirektoratet har foretaget en revision af Skatte- og Registerforvaltningens opgørelse af antal sager og anvendte timer på opgaver udført for Told- og Skattestyrelsen i år 2000. Revisionen har omfattet følgende kontorer:

• Sekretariatet

• Direktionssekretariatet, herunder Bødeafdelingen

• Udlandskontoret

Revisionsdirektoratet finder, at arbejdet bør tilrettelægges således, at der sikres dokumentation for, hvilke sager der har været behandlet og tidsforbruget dertil, og anbefaler endvidere, at der anvendes samme tidsregistreringsmetoder i alle kontorer.

Revisionsdirektoratet har foretaget en gennemgang af Skatte- og Registerforvaltningens afstemnings- og specifikationsmateriale af likvide konti, tilgodehavender og gældsposter, eventualforpligtelser samt påset at de foretagne afstemninger er behørigt dokumenteret, og har i den forbindelse bemærket, at et mindreforbrug vedr. portoudgifter på 1,6 mio. kr. burde have været medtaget som en eventualforpligtelse.

Revisionsdirektoratet har foretaget en revision af Økonomikontorets administrative opgaver i forbindelse med Skatte- og Registerforvaltningens sagsbehandling og opkrævning af boliglånssager og har i den forbindelse anbefalet, at det overvejes, om der er mulighed for administrative forenklinger vedr. en række mindre boliglån dateret tilbage i 40'erne.

Revisionsdirektoratet påpeger, at Skatte- og Registerforvaltningen i henhold til rammebilaget har status som kommunens opkrævningsafdeling og som sådan skal forestå opkrævning af alle kommunens restanceforhold.

Revisionsdirektoratet har tidligere påpeget, at rammebilaget burde ændres, så det tydeliggjorde kommunens opgavefordeling mht. opkrævning af kommunale restancer og beklager, at det endnu ikke er sket.

Skatte- og Registerforvaltningen har følgende kommentarer til ovennævnte punkter i protokollatet.

Skatte- og Registerforvaltningen har ændret kontrollen i systemet således at en ny sag ikke kan oprettes før den tidligere sags afslutningsdato er passeret. Systemet er endvidere blevet integreret med forvaltningens eget Datawarehouse.

Skatte- og Registerforvaltningen har på baggrund af Revisionsdirektoratets bemærkninger ændret den interne kontrol af overarbejde. Efter lønkørslen vil kontrollen blive foretaget af en medarbejder der ikke har indberettet og udfærdiget DA8 blanketterne.

Skatte- og Registerforvaltningen vil snarest udarbejde forretningsgangsbeskrivelse – herunder beskrivelse af interne kontroller.

Skatte- og Registerforvaltningen har taget initiativ til at gennemføre tidsregistrering efter ensartede principper i alle kontorer mv. – herunder tidsregistrering pr. sag eller sagstype, hvor der er behov derfor.

Skatte- og Registerforvaltningen er efter nærmere overvejelser enig heri.

Skatte- og Registerforvaltningen vil foreslå Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at der nedsættes en fælles arbejdsgruppe, der kan fremsætte forslag om forenklede arbejdsgange på dette område.

Skatte- og Registerforvaltningen skal beklage, at arbejdet med en justering af rammebilaget har trukket ud. Der foreligger nu en indstilling til Økonomiudvalget, der vil sikre at teksten i rammebilaget svarer til de faktiske forhold på sagsområdet. Indstillingen vedlægges som bilag.

-

-

-

Revisionsdirektoratets protokollat 12/2001.

Indstilling til Økonomiudvalget vedr. restanceinddrivelse (Indstillingen er på dagsordenen til Økonomiudvalgets møde den 13. august 2002 (ØU 196/2002)

Erik Jacobsen

/ Leif Normann Jeppesen