Ny styringsmodel for vedligeholdelse

Københavns Ejendomme og Indkøb præsenterer rammerne for implementeringen af ny styringsmodel for vedligeholdelse.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at den nye styringsmodel for vedligeholdelse godkendes,
2. at det godkendes, at valg af budgetmodel for den nye styringsmodel for vedligeholdelse sker i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2018.

Problemstilling

Historisk set er der ikke blevet gennemført planlagt vedligeholdelse af kommunens bygninger, hvilket har resulteret i et accelererende forfald af bygningernes vedligeholdelsesstand og ejendomsværdi. Opgørelse af vedligeholdelsesefterslæbet, der årligt er blevet præsenteret til budgetforhandlingerne, har desuden været præget af stor usikkerhed, da der ikke har været gennemført en systematisk gennemgang af ejendommene med prissætning af de enkelte vedligeholdelsesopgaver, hvorfor vedligeholdelsesefterslæbet har været baseret på nøgletal.

Borgerrepræsentationen besluttede den 8. oktober 2015 at igangsætte arbejdet med en ny styringsmodel for vedligeholdelse. Denne skal sikre, at kommunen går fra en ikke-planlagt vedligeholdelsesindsats til en effektiv og langsigtet styringsmodel baseret på objektive og ejendomsfaglige vurderinger som grundlag for en planlagt vedligeholdelsesindsats.

Løsning

Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har siden Borgerrepræsentationens beslutning den 8. oktober 2015 udviklet en ny styringsmodel for vedligeholdelse, som nu er klar til godkendelse.

Kategorisering

KEID har udarbejdet principperne for kategorisering for kommunens bygninger. Dette blev godkendt af Borgerrepræsentationen den 10. december 2015. Kategorisering af den ønskede vedligeholdelsesstand for alle bygninger skal sikre, at kommunens ejendommes stand stemmer overens med både brugerbehov og det ejendomsfaglige behov. Kategoriseringen er udtryk for kommunens krævede kvalitetsmål på en konkret bygning og vil blive anvendt i KEID i prioritering af vedligeholdelsesmidler. Eksempelvis er Thorvaldsens Musesum placeret i en kategori 1, mens en døgninstitution er placeret i kategori 2 og et erhvervslejemål i kategori 4.

Kategorisering	1	2	3	4	5
Bygningen	skal fremstå meget velholdt	skal fremstå velholdt	skal fremstå vedligeholdt med mindre mangler	kan fremstå med betydelige mangler	kan fremstå nedslidt

Opgaveportefølje

De forskellige opgaver, der er knyttet til bygningsvedligeholdelse er ligeledes godkendt af Borgerrepræsentationen den 10. december 2015. Disse tager udgangspunkt i den europæiske standard for vedligeholdelsesstrategier (EN 13306). I bilag 1 præsenteres disse opgavetyper sammen med den ansvarsfordeling og finansiering, som godkendes med den nye styringsmodel for vedligeholdelse. Der ændres ikke ved den nuværende ansvarsfordeling og de såkaldte snitflader mellem kommunens forvaltninger og KEID i forbindelse med implementeringen af styringsmodellen.

Opgørelse af vedligeholdelsesbehov

Vedligeholdelsesefterslæbet er i perioden 2014-2017 opgjort på basis af usikre nøgletal. Senest ved budget 2017 er efterslæbet blevet opgjort til 6,5 mia. på basis af disse. I forbindelse med godkendelse af en ny styringsmodel for vedligeholdelse erstattes opgørelsen af vedligeholdelsesefterslæbet med en opgørelse af vedligeholdelsesbehovet.

Økonomi

I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2018 skal der træffes beslutning om budgetmodellen for den nye styringsmodel for vedligeholdelse. KEID har udarbejdet to modeller, der kort præsenteres her. I bilag 2 opgøres vedligeholdelsesbehovet i en 10-årig periode for både en behovsmodel (model 1) og en flate rate model (model 2).

Behovsmodel (model 1)

Ved en behovsmodel vil der blive indstillet et differentieret beløb (454-837 mio. kr.) i på basis af identificeret vedligeholdelsesbehov for hvert budgetår i en 4-årig periode i indkaldelsescirkulæret.

Kategorisering af bygninger vil blive anvendt i KEID i prioriteringen af vedligeholdelsesmidler.

Vedligeholdelsesopgaver vil blive samlet i puljer for at indhente effektiviseringer i forbindelse med udbud af opgaverne.

Det årlige vedligeholdelsesbehov vil afhænge af ejendomsporteføljens størrelse og vil kunne ændre sig som følge af køb, salg og nybyggeri. Det opgjorte behov afspejler syn af en porteføljestørrelse på 2,4 mio. m². Der kan derfor ved væsentligt ændringer i ejendomsporteføljen (antal m²) være nødvendigt med en justering af budgettet. KEID vil med de afsatte midler foretage undersøgelser af kommunens kloaker, og der kan således også opstå behov for yderligere midler til kloakområdet.

Nye lovkrav kan påvirke vedligeholdelsesbehovet og vil blive indregnet løbende i de årlige vedligeholdelsesbudgetter, der meldes ind ved indkaldelsescirkulæret.

Flat rate model (model 2)

Ved en flat rate model indstilles et fast beløb (502 mio. kr.) for hvert budgetår i en 4-årig periode i indkaldelsescirkulæret.

KEID har identificeret vedligeholdelsesbehov mellem budgetårene for at sikre en flat rate for nødvendig investering og vil i videst muligt omfang tage højde for totaløkonomien.

Kategorisering af bygninger vil blive anvendt i KEID i prioriteringen af vedligeholdelsesmidler.

Vedligeholdelsesopgaver vil blive samlet i puljer for at indhente effektiviseringer i forbindelse med udbud af opgaverne.

Det årlige vedligeholdelsesbehov vil afhænge af ejendomsporteføljens størrelse og vil kunne ændre sig som følge af køb, salg og nybyggeri. Det opgjorte behov afspejler syn af en porteføljestørrelse på 2,4 mio. m². Der kan derfor ved væsentligt ændringer i ejendomsporteføljen (antal m²) være nødvendigt med en justering af budgettet. KEID vil med de afsatte midler foretage undersøgelser af kommunens kloaker, og der kan således også opstå behov for yderligere midler til kloakområdet.

Nye lovkrav kan påvirke vedligeholdelsesbehovet og vil blive indregnet løbende i de årlige vedligeholdelsesbudgetter, der meldes ind ved indkaldelsescirkulæret.

Videre proces

Ved godkendelse af ny styringsmodel for vedligeholdelse udarbejder KEID et budgetnotat på de to mulige budgetmodeller til budget 2018. Efter beslutning om økonomimodel ved budgetforhandlingerne vil KEID fremadrettet udarbejde produktionsplaner for planlagt vedligehold i kommunen. Dette vil foregå i dialog med kommunens forvaltningerne, og der vil løbende blive lavet opfølgning til Økonomiudvalget herom.

 

Peter Stensgaard Mørch                         /Søren Tegen Pedersen

Dagsordenspunkt 8: Ny styringsmodel for vedligeholdelse (2015-0190829)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. juni 2017

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.