Intern Revisions rapport om børneattester 2016 (Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen)

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Problemstilling

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2016 foretaget en opfølgning af Socialforvaltningens (SOF) og Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) processer for indhentning og behandling af børneattester i forlængelse af revisionsbemærkningen for 2015.

Børneattestloven trådte i kraft den 1. juli 2005. Det blev lovpligtigt for virksomheder, daginstitutioner, idrætsforeninger, spejderklubber osv. at indhente en børneattest, inden de ansætter eller beskæftiger en person, der skal have direkte kontakt med børn under 15 år. I 2012 blev børneattestloven udvidet, så pligten til at indhente børneattest også gælder ved ansættelse eller beskæftigelse af personer, der fast færdes blandt børn under 15 år og som derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn.

Københavns Kommune fik med revisionsberetning for 2015 en delrevisionsbemærkning på lønområdet vedrørende børneattester i SOF og BUF. Den blev givet på baggrund af for sent indhentede børneattester og manglende kontrol med dokumentation ved ansættelse i forvaltningerne, samt at revisionen observerede, at sager, der manglede børneattester, blev registeret af Koncernservice (KS) som færdigbehandlede.

Målet med rapporten er at undersøge forvaltningens design af retningslinjer, implementering af regler og retningslinjer og effektiviteten af regler og retningslinjer.

I gennemgangen af SOF og BUF er en observation markeret med prioritet 1 (rød). Det drejer sig om implementering af regler og retningslinjer i SOF. Gennemgangen af BUF har givet en grøn markering på implementering af regler og retningslinjer.

BUF orienterede Børne- og Ungdomsudvalget omkring IRs rapport på udvalgets møde den 10. maj 2017. IRs rapport vedrørende SOF blev behandlet som punkt på Socialudvalgets møde den 17. maj 2017 (Bilag 3).

IR har, overfor Økonomiforvaltningen, udtrykt, at den røde markering vedrørende implementering af regler og retningslinjer i SOF ikke vil blive videreført i revisionsberetningen for 2016, såfremt forvaltningen får gennemført de fremsatte tiltag.

Følgende observation er markeret med prioritet 1

Implementering af regler og retningslinjer (SOF) (Rød)

I IRs gennemgang af børneattester for 2015 blev det observeret at der ikke var etableret en forretningsgang i forvaltningen, der følger op på, at manglefuld dokumentation indsendes til Koncernservice. Ydermere observerede revisionen at SOF ved udgangen af 2015 havde 3 sager, hvor dokumentation for børneattest manglede.

IRs gennemgang i 2016  har vist, at der i flere borgercentre ikke konsekvent foreligger dokumentation for børneattester på alle ansatte, som arbejder med børnerelaterede opgaver. IRs stikprøve på 32 medarbejdere viser, at der for 8 medarbejdere ikke forelå gyldig børneattest på personalesagen. Det er efterfølgende påset, at disse er indhentet.

SOF har med anvendelse af BørneattestRobotten i KS gennemgået ca. 2.500 personalesager for kontrol af, om der foreligger gyldig børneattest. Der udestår fortsat at indhente børneattest for 8 medarbejdere.

Løsning

Nedenstående handleplan er præsenteret på Socialudvalgets møder d. 17. maj 2017.

Implementering af regler og retningslinjer (SOF) (Rød)

SOF har primo 2017 implementeret en forretningsgang vedrørende manglende dokumentation, hvor forvaltningen hver måned modtager oversigter fra KS over de arbejdspladser, der har indsendt ansættelser med manglende dokumentation (CV, tidligere ansættelse og lign.). Oversigterne bliver efter en central gennemgang sendt til de relevante borgercentre med anmodning om at bringe forholdene i orden hurtigst muligt. Forvaltningen forventer, at der ikke længere vil optræde manglende børne- og straffeattester på disse oversigter, da det er aftalt med KS, at de sætter ansættelsen i bero, indtil attesterne foreligger.

Oversigterne er en ekstra sikkerhed/kontrol af, at der ikke bliver ansat medarbejdere uden at der foreligger en børne- og straffeattest.

Det skal bemærkes, at der for de tre sager fra 2015 er blevet indsendt en børneattest til personalesagen. For så vidt angår de otte medarbejdere, hvor der ved IRs stikprøvekontrol ikke blev fundet en børneattest på personalesagen, kan det oplyses, at samtlige otte børneattester er indhentet og journaliseret på personalesagen.

Derudover er der indhentet børneattester for seks ud af de otte medarbejdere, hvor der efter gennemgang af og ny-indhentning af børneattester i ca. 2.500 personalesager manglede en børneattest på sagen. De sidste to sager vedrører medarbejdere, som pt. er på orlov. Arbejdspladsen har tilkendegivet, at de vil indhente børneattesten, inden medarbejderne starter på arbejde igen.

SOF har derfor fulgt op på IRs anbefalinger, observationer og revisionsbemærkninger, så samtlige ovennævnte punkter er bragt i overensstemmelse hermed.

Derudover kan det oplyses, at forvaltningen i løbet af processen frem til den endelig rapport har fulgt IRs tidligere anbefalinger om at præcisere, at børneattester også skal indhentes for medarbejdere i praktik, nytteindsats og frivillige, samt at der udarbejdes retningslinjer for, hvordan forvaltningen sikrer, at der indhentes børneattester i selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Disse anbefalinger kom ikke med i den endelige revisionsrapport af den 3. maj 2017, men IR har tilkendegivet i revisionsrapporten, at ”det er deres opfattelse, at SOFs forvaltningsspecifikke vejledninger for indhentning af børneattester, senest ajourført i april 2017, på betryggende vis håndterer de kendte forhold i forvaltningen”.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

SOF vil løbende følge op på om lovens bestemmelser om indhentelse af børne- og straffeattester efterleves, herunder indhentelse af de sidste to børneattester, hvor medarbejderne for tiden er på orlov.

Peter Stensgaard Mørch                               /Mads Grønvall