Revisionsprotokollat / 5 / 2005 / Større undersøgelse vedrørende kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene.

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 13. juni 2006

 

 

J.nr. ØU 231/2006

 

13. Revisionsprotokollat / 5 / 2005 / Større undersøgelse vedrørende kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene.

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 5/2005 "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, Kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene" til efterretning, herunder Revisionsdirektoratets kritik af forvaltningernes regnskabsaflæggelse og direktoratets generelle anbefalinger i protokollatet,

         at nærværende indstilli ng sendes til Revisionsdirektoratet som Økonomiudvalgets bemærkninger til protokollatet.

        

Økonomiforvaltningen anbefaler endvidere Økonomiudvalget,

         at indstille til Borgerrepræsentationen, at der under henvisning til Revisionsudvalgets bemærkninger af 11. maj 2006 til revisionsprotokollatet efter en samlet vurdering af sagen ikke foretages videre med hensyn til eventuelle tilbagebetalingskrav.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. juni 2006

Martin Geertsen (V) og Bo Asmus Kjeldgaard (F) var inhabile og deltog ikke i sagens behandling.

 

1. at blev taget til efterretning, 2. at blev godkendt og 3. at blev anbefalet.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen (3. at)

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført en større undersøgelse af kommunens udgifter til gaver givet af borgmestrene. Revisionsudvalgets anmodning af 14. december 2005 havde baggrund i den debat, der havde været i dagspressen om borgmestres forbrug til gaver. Formålet med undersøgelsen har været at vurdere, om kommunens udgifter til gaver har været afholdt i overensstemmelse med kommunens gældende regler. I undersøgelsen skulle i givet fald redegøres for konsekvensen, såfremt kommunens regler klart ikke var blevet overholdt. 

 

Undersøgelsen har angået borgmestrenes ydelse af gaver både til eksterne og til interne personer. Den undersøgte periode har omfattet: 1. januar 2004 - 31. december 2005. Udgifter afholdt i 2003 og tidligere indgår ikke, da kommunen først fra 1. januar 2004 har udsendt retningslinier for politikernes repræsentationsudgifter, herunder eksterne gaver. Kommunen har ikke udsendt specifikke retningslinier for politikernes interne gaver.

 

Af protokollatet fremgår det, at Revisionsdirektoratet skønner, at de enkelte udgifter til gaver er afholdt på et beskedent niveau, og at der derfor er udvist den sparsommelighed, som forudsættes for anvendelsen af offentlige midler.

 

Revisionsdirektoratet har gennemgået og vurderet de enkelte gaver i forhold til Økonomiforvaltningens regler og derefter rubriceret dem i forhold til overholdelsen af reglerne. Af protokollatet fremgår det, at der efter Revisionsdirektoratets vurdering er 75 gaver – opgjort til i alt ca. 21.000 kr. - som er afholdt i klar strid med kommunens regler.

 

Protokollatet indeholder en kritik af forvaltningernes regnskabsaflæggelse for udgifter til gaver. Bortset fra Økonomiforvaltningen har ingen af forvaltningerne på en regnskabsteknisk tilfredsstillende måde efterlevet Økonomiforvaltningens nye konteringsretningslinier fra april 2004. 

 

Endvidere indeholder protokollatet flere generelle anbefalinger om en fremadrettet opstramning og supplering af de gældende retningslinier på området.

 

Endelig indeholder protokollatet en anbefaling af, at Økonomiudvalget vurderer grundlaget for at rejse tilbagebetalingskrav over for visse af borgmestrenes eksterne gaver.

 

Protokollatet har været sendt til høring i de øvrige forvaltninger. Forvaltningernes høringssvar er optrykt som bilag til indstillingen.

 

De i protokollatet nævnte borgmestre har haft mulighed for – på baggrund af et udkast til revisionsprotokollatet – at afgive kommentarer til Revisionsdirektoratets vurdering af gavedispositionerne. Kommentarerne er indgået i Revisionsdirektoratets endelige revisionsprotokollat.

 

Økonomiudvalget har endvidere til brug for behandlingen af sagen anmodet om Revisionsudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet, jf. Revisionsudvalgets vedlagte udtalelse af 11. maj 2006.  

 

Økonomiforvaltningen er grundlæggende enig i Revisionsdirektoratets kritik og anbefalinger og indstiller, at Økonomiudvalget tager kritikken og de generelle anbefalinger i revisionsprotokollatet til efterretning og sender nærværende indstilling til Revisionsdirektoratet som Økonomiudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet.

 

Vedrørende spørgsmålet om grundlaget for at rejse tilbagebetalingskrav over for visse af borgmestrenes eksterne gaver anbefaler Økonomiforvaltningen, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen, at der under henvisning til Revisionsudvalgets bemærkninger af 11. maj 2006 til protokollatet efter en samlet vurdering af sagen ikke foretages videre med hensyn til eventuelle tilbagebetalingskrav.

Økonomiforvaltningen skal opfordre Revisionen til at følge op på, at der sker en opstramning i forvaltningerne af den regnskabsmæssige styring på området. Økonomiforvaltningen vil fremadrettet supplere de gældende retningslinier for eksterne gaver, samt forelægge Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen en indstilling med forslag til fremtidige retningslinier for politikernes interne gaver.

 

Endvidere vil Økonomiforvaltningen, jf. Revisionsudvalgets bemærkninger i udtalelsen af 11. maj 2006 om Revisionsudvalgets opgaver og ansvar, tage en drøftelse med Revisionsdirektoratet generelt om revisionsrapporteringen, herunder om Revisionsudvalgets rolle i forhold til rapporteringen af konkrete undersøgelser.