Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2014-2018

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at vedlagte forslag til ny indkøbspolitik for perioden 2014-2018 samt tilhørende handleplan og principper og organisering for indkøbsområdet godkendes.

Problemstilling

Status på kommunens indkøb er:

• Kommunen købte i 2013 ind for 11,4 mia. kr., hvor kommunen pt. ikke er aftaledækket for 2,2 mia. kr. – dog viser en opgørelse, at på 1,4 mia. kr. af disse dækker områder, er det besluttet, at der skal arbejdes videre med at få sikret centrale obligatoriske aftaler.
• Generelt foregår ca. 1 ud af 3 indkøb i kommunen uden om de indgåede aftaler. En compliance-opgørelse af udvalgte centrale obligatoriske aftaler viser, at der af den indhøstede effektivisering er 8,8 mio. kr. fordelt på forvaltningerne, som anvendes til køb uden for indkøbsaftalerne. Det svarer til, at knap 55 pct. af effektiviseringen reelt ikke indhøstes, se tabel nedenfor.
• De senest gennemførte centrale obligatoriske indkøbsaftaler har tilvejebragt betydelige effektiviseringer årligt. De har tilvejebragt op til 42 mio. kr.
• Brugen af kommunens Netbutik er i vækst.  

Samlet compliance på udvalgte* centrale obligatoriske indkøbsaftaler
	Compliance i alt	Mistet effektivisering i alt, 1000 kr.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen	59%	166
Børne- og Ungdomsforvaltningen	46%	3.821
Kultur- og Fritidsforvaltningen	73%	567
Socialforvaltningen	43%	1.900
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen	48%	1.797
Teknik- og Miljøforvaltningen	40%	369
Økonomiforvaltningen	53%	199
I alt	49%	8.819
* Samlet compliance for indkøbsaftalerne: Lyskilder, kaffe, kopipapir, aftørringspapir og affaldsposer, engangsservice, hårde hvidevarer, kontorartikler, rengøringsmidler og -artikler samt storkøkkenudstyr.

Der er blevet afholdt workshop i regi af kommunens Indkøbskreds, hvor regeringens strategi for intelligent offentligt indkøb bl.a. dannede udgangspunkt for en drøftelse af hvilke hensyn og fokuspunkter, der er relevante på indkøbsområdet. Disse drøftelser og ovenstående status på kommunens indkøb danner grundlag for indholdet i vedlagte indkøbspolitik. Forvaltningerne har været inddraget i udarbejdelsen af vedlagte og kommunens Økonomikreds har ligeledes drøftet den.

Løsning

Borgerrepræsentationen (BR) skal godkende kommunens indkøbspolitik for 2014-2018, som sikrer, at der fortsat fastsættes fælles rammer, retningslinjer og fokuspunkter for indkøb, som tegner kommunen som én enhed og sikrer, at kommunen opnår den bedste løsning i relation til kvalitet og effektivitet samt særlige hensyn til bl.a. miljøet og samfundet. Den nye indkøbspolitik skal fortsat have fokus på, at både kommunens udbudsprocesser og kommunens indkøb sker på en effektiv og helhedsorienteret måde.

Vedlagte består af forslag til kommunens Indkøbspolitik 2014-2018 samt tilhørende status for kommunens indkøb", "indkøbspolitikkens handleplan" og endelig "de overordnede principper og organisering af indkøbsområdet".

 Indkøbspolitikken fastlægges fem hensyn, som kommunens udbudsfaglige medarbejdere skal tage højde for i forbindelse med indkøb. De fem hensyn er:

1. Effektivitet: Københavns Kommune skal effektivisere sine indkøb gennem fokus på pris, driftsomkostninger, kvalitet samt organisering og styring.
2. Brugervenlighed: Københavns Kommunes indkøbsaftaler skal være brugervenlige og understøtte kommunens opgaveløsning.
3. Samfundsansvar og miljø: Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at fremme en udvikling af mere miljørigtige og samfundsansvarlige indkøbsaftaler.
4. Markedsdialog: Københavns Kommunes indkøb skal bidrage til vækst og lokal jobskabelse gennem markedsdialog.
5. Innovation og vækst: Københavns Kommune skal tænke innovativt og helhedsorienteret i sine udbudsforretninger med øje for totalomkostninger samt udvikling af nye og effektive løsninger, der også kan give grundlag for vækst.

Hensynene vil i praksis ofte være modsatrettede, hvorfor kompleksiteten er høj, når der foretages indkøb, og medarbejderne må derfor indgå indkøbsaftaler, som hviler på velafbalancerede, konkrete, saglige vurderinger fra gang til gang. De to første hensyn udgør kernen og skal understøtte sikker drift og lave driftsomkostninger. Ved at effektivisere kommunens indkøb er det muligt at reducere driftsudgifterne, så der bliver råd til bedre service – på trods af serviceudgiftsloftet. Generelt holdes transaktionsomkostningerne nede, og der indhentes blandt andet effektviseringsgevinster ved at samle flere indkøb på tværs af forvaltningerne i fælles udbud og gerne i samarbejde med andre kommuner i regi af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbscentral).

Det er ligeledes vigtigt at sikre brugervenlighed på aftalerne samt høj anvendelsesgrad. Medarbejderne skal opleve, at det er nemt og fordelagtigt at købe ind på indkøbsaftalerne, og ledere og medarbejdere skal have indflydelse på indkøbsaftalerne, så produkterne lever op til brugernes behov. Det, at foretage et indkøb i Københavns Kommune, skal opleves brugervenligt. Det skal være let, overskueligt og tidsbesparende at finde et produkt i kommunens Netbutik.

De tre sidste hensyn skal understøtte Københavns Kommune i at gå forrest i bestræbelserne på at foretage indkøb, som tager hensyn til miljøet og det omgivende samfund. Indkøbsaftalerne giver kommunen mulighed for at stille krav til leverandøren og derigennem sikre bedre forhold på en række områder.

De nøgletal for indkøb, som fremgår af vedlagte og gengivet ovenfor, har til formål at understøtte drøftelserne af hvilke mål og initiativer, der bedst muligt understøtter de fem hensyn. Med udgangspunkt i disse nøgletal er der udarbejdet en handleplan, som ligeledes fremgår af vedlagte. I handleplanen er opstillet mål for hvert hensyn og ca. 30 konkrete initiativer, som skal følges og gennemføres for at realisere de fem hensyn. Handleplanen har bl.a. fokus på, at der i 2018 opnås følgende mål:

1. De centrale obligatoriske indkøbsaftaler dækker 3 mia. kr.
2. Compliance er 100 pct.
3. Der tilvejebringes 25 mio. kr. årligt til kommunens effektiviseringsstrategi.
4. Information der kan tilgås i kommunens Netbutik øges, og den anvendes til indkøb, når det er praktisk muligt.

Måltal i 2018 for Københavns Kommunes indkøb og brug af fællesobligatoriske aftaler

	2010	2013	2018
Eksterne indkøb - dækket af fælles centrale obligatoriske aftaler	0,75 mia. kr.	1,8 mia. kr.	3 mia. kr.
Compliance på fælles aftaler	50 %	60 %	100 %
Effektiviseringsstrategi	25,6 mio. kr.	42 mio. kr.	25 mio. kr.

 

Handleplanen udstikker en række initiativer, der bl.a. skal understøtte målene om, at Københavns Kommune udviser samfundsansvar og bidrager til vækst og jobskabelse via sine indkøb. Initiativerne skal blandt andet sikre anvendelse og overholdelse af arbejdsklausulen, sociale klausuler og CSR-bilag i forbindelse med udbud. Og det skal sikres, at der stilles relevante miljøkrav i udbuddene. Gennem øget markedsdialog kan kommunen bidrage til at nedbryde en række af de barrierer, som virksomhederne møder, når de byder på kommunens udbudte opgaver. I rapporten "Udbud, indkøb, vækst og lokal jobskabelse", som behandles i Økonomiudvalget (ØU) sommeren 2014, opstilles en række konkrete forslag, der skal fremme virksomhedernes (særligt små og mellemstore virksomheder (SMV'ernes)) mulighed for at deltage i kommunens udbudsprocesser.

I vedlagte forslag til indkøbspolitik 2014-2018 fastlægges ligeledes de overordnede principper og organisering af indkøbsområdet. Københavns Kommune er som offentlig myndighed underlagt en udbudspligt for langt størstedelen af sine indkøb. Københavns Kommune har både centrale obligatoriske og decentrale indkøbsaftaler, hvor der i vedlagte defineres ansvar for indgåelse, leverandørdialog og kommunens compliance og controlling. Ved de centrale obligatoriske aftaler er Københavns Kommune forpligtet til at bruge dem.  Der hvor kommunen ikke allerede har en central indkøbsaftale eller har planlagt at udbyde indkøbsområdet, påhviler det den relevante forvaltning at sikre at gennemføre udbud, så udbudsforpligtelsen overholdes.

ØU har endvidere godkendt at Københavns Kommune støtter op om SKI's forpligtende indkøbsaftaler, der betyder at de relevante forvaltninger har ansvar for at samarbejde med SKI i forbindelse med udarbejdelse af krav mv. De relevante forvaltninger har ansvar for at sikre, at der træffes politisk godkendelse, hvis Københavns Kommune ikke skal tilslutte sig en forpligtende SKI-aftale.

Når institutionerne/enhederne anvender de fælles obligatoriske indkøbsaftaler, som dækker hele kommunen eksempelvis indkøb af pc’ere, multifunktionsmaskiner, telefoni og data mm, opnås lave priser, god kvalitet, mulighed for koordination, og det sikres at krav til miljø og arbejdsmiljø overholdes. Ved større kontrakter sikres endvidere praktikpladser, beskæftigelse af ledige og værn mod social dumping. På mindre indkøbsområder, hvor institutionernes indkøb er under tærskelværdierne og der ikke er indgået aftaler, kan institutionerne selv købe ind, disse indkøb kan f.eks. ske ved brug af kundekort til butikker i lokalområdet. Indkøb skal altid være begrundet i ansvarlig og saglig forvaltning af offentlige midler.

Der kan i det enkelte udbud sikres konkrete undtagelser til brugen af en fælles aftale og i vedlagte fremgår, at der er særlige forhold, som kan legalisere køb uden for aftale, nemlig suppleringsindkøb og indkøb der foretages som led i pædagogisk eller terapeutisk proces. Der er tidligere arbejdet på et købekort med rabat til institutionerne, men de juridiske rammer stillede meget komplekse krav, der resulterede i, at Københavns Kommune ikke fik nogen tilbud.

Det skal være så nemt som muligt for forvaltningerne at gennemføre et udbud, selvom der ved gennemførelse af udbud stilles en række krav til leverandørerne. Ansvaret for backup til forvaltningerne er således:

 

Forvaltning/enhed	Ansvar
Økonomiforvaltning	At oplyse forvaltningerne om de politiske krav, der skal stilles i udbud, dvs.: CSR-bilag (samfundsansvar) Arbejdsklausul mod social dumping Sociale klausuler
Arbejdsmiljø København	Forvaltningen, der gennemfører udbuddet, informerer Arbejdsmiljø København om deres udbud, således at de kan sikre, at der ved udbud stilles arbejdsmiljøkrav, som opfylder lovgivningen og beslutninger i Borgerrepræsentationen.
Teknik- og Miljøforvaltningen – Miljø- og Klimakrav	Forvaltningen, der gennemfører udbuddet, informerer Teknik- og Miljøforvaltningen om deres udbud, således at de kan sikre, at der ved udbud stilles de klima- og miljøkrav, som opfylder lovgivningen og beslutninger i Borgerrepræsentationen.

 

Afslutningsvis fremgår i vedlagte kommunens indkøbsansvar, dvs. ansvarsfordelingen mellem Borgerrepræsentationen (BR), ØU, fagudvalg/centralforvaltninger og decentrale enheder, samt en liste over de fælles centrale obligatoriske aftaler fordelt på områder.

Økonomi

Med denne indkøbspolitik fastsættes, at der i perioden 2014-2018 skal tilvejebringes 25 mio. kr. årligt i indkøbseffektiviseringer til det tværgående bidrag i Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi. I budget 2014 er der tilvejebragt tværgående indkøbseffektiviseringer på knap 42 mio. kr. Følgende områder indgår i de tværgående indkøbseffektiviseringer:

• De centralobligatoriske aftaler.
• De kommende forpligtende SKI-aftaler, som har karakter af at være fælles obligatoriske.

Det er op til det enkelte udvalg at beslutte, om de eventuelle indkøbseffektiviseringer, som tilvejebringes via de decentrale aftaler skal indgå i de forvaltningsspecifikke bidrag til effektiviseringsstrategien.

Videre proces

Indkøbspolitikken implementeres af forvaltningerne med fokus på kommunens handleplan. Der vil på tværs af forvaltningerne blive udarbejdet kommunikation til brugere og leverandører.


Bjarne Winge 

                                            /            
                                                                     Claus Juhl