Etablering af IT-projektråd samt honorar til eksterne rådsmedlemmer

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Koncernservice udbetaler honorar til de eksterne rådsmedlemmer á 500 kr. i timen. Koncernservice afholder udgifter til honorar inden for rammerne af eget budget.

Problemstilling

IT-projekter bliver mere og mere komplekse samtidig med, at kravene om realisering af økonomiske og faglige gevinster stiger. Forandring i medarbejdernes hverdag, ændringer i borgernes kontakt til kommunen, udvikling af IT, som hænger sammen på tværs af kommunen, håndtering af en leverandør samt realisering af økonomiske gevinster på trecifrede millionbeløb er blot nogen af de udfordringer, som Københavns Kommune står overfor i de kommende år.

Løsning

Kredsen af de 7 administrerende direktører i forvaltningerne har derfor valgt at oprette et IT-projektråd. IT-projektrådets formål er at bidrage til, at større it-projekter med stor risiko og evt. stor potentiel gevinstrealisering kommer sikkert i mål inden for tidsplan og budget.

Ideen om et IT-projektråd er inspireret fra Statens IT-projektråd, som har eksisteret siden 2011. Erfaringer fra Statens IT-projektråd er positive. Statens IT-projektråd udarbejder i dialog med de statslige institutioner risikovurderinger for større projekter. Ud fra risikovurderingerne bliver projektbeskrivelserne tilpasset bl.a. på baggrund af de erfaringer, som vurderingskorpset har fra tidligere projekter. Endvidere følger Statens IT-projektråd op på de aftalte økonomiske gevinster, således at institutionerne tidligere kan håndtere eventuelle udfordringer med gevinstrealiseringen. Dermed bidrager Statens IT-projektråd til, at institutionerne minimerer projekternes risici samt øger deres gevinstrealisering. Det er på den baggrund, ønsket om et IT-projektråd i Københavns Kommune opstod.

IT-projektrådet i Københavns Kommune skal fungere som rådgivnings- og koordineringsforum i forbindelse med større, strategisk vigtige IT-projekter i Københavns Kommune. Rådet vil skulle udarbejde risikovurderinger for projekter over 5 mio. kr. i investering. Rådets anbefalinger vil blive vedlagt de årlige budgetforhandlinger og indgå i dialogen mellem rådet og den ansvarlige administrerende direktør for det konkrete projekt. Formålet er at opsamle konkret viden og øge vidensdelingen og læringen inden for styring af digitaliseringsprojekter generelt i kommunen. Derudover vil rådet udgive halvårlige rapporter vedrørende fremdrift, risikovurdering og gevinstrealisering af projekter over 1 mio. kr.

Borgerrepræsentationen samt Økonomiudvalget vil fremadrettet få fremlagt en halvårlig status på de IT-projekter, som er risikovurderet samt en samlet gevinstrealiseringsplan.

Rådets medlemmer

Kredsen af de 7 administrerende direktører i forvaltningerne ønsker, at rådet får et uafhængigt præg. Derfor er det aftalt, at rådet skal have 4 interne medlemmer herunder formand fra Københavns Kommune samt 4 eksterne medlemmer fra den finansielle sektor, den private sektor, uddannelsessektoren samt staten. Forslag til eksterne rådsmedlemmer er udarbejdet af Koncernservice og drøftet med rådets formand, administrende direktør for Teknik og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune, Pernille Andersen. Koncernservice er i dialog med de potentielle medlemmer. Erfaringerne fra Statens IT-projektråd er, at eksterne rådsmedlemmer bidrager med nytænkning og fordomsfri problemløsning til gavn for IT-projekterne.

Økonomi

De eksterne rådsmedlemmer i statens IT-projektråd får et mindre honorar for deres arbejde. Pt. er honoraret for de menige eksterne rådsmedlemmer i statens IT-projektråd ca. 500 kr. i timen.Til de fire eksterne rådsmedlemmer i Københavns Kommune ønskes ligeledes en mindre betaling af de eksterne medlemmers bidrag til IT-projektrådet i form af honorering på timebasis. IT-projektrådet i Københavns Kommune skal mødes 4 gange årligt, og det forventes, at de eksterne rådsmedlemmer vil skulle deltage i ca. 8 risikovurderinger á 15 timer. Samlet vil de årlige honorarer til de 4 eksterne rådsmedlemmer forventeligt bekoste ca. 80.000 kr. årligt. Udgifterne afholdes af Koncernservice indenfor eget budget. Det er tilladt indenfor kommunalfuldmagten at honorere eksterne for et givent arbejde, hvis honoreringen tjener et kommunalt formål samt står i forhold til indsatsen.