Status på revisionsbemærkninger - Revisionsberetning 2019

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at forventningen til revisionsbemærkninger til regnskabet for 2020 tages til efterretning,
2. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2019, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2020 revisionsberetningen til regnskab 2019, og på denne baggrund udarbejdede alle forvaltninger handleplaner. Økonomiudvalget blev forelagt den seneste opfølgning herpå den 8. december 2020. Denne indstilling præsenterer den aktuelle status på handleplanerne, herunder hvor mange revisionsbemærkninger der forventes lukket med årsregnskabet for 2020.

Udover revisionsberetningen modtager kommunen løbende revisionsrapporter fra den interne og eksterne revision. Røde (prioritet 1) bemærkninger i den løbende revision vil kunne give nye revisionsbemærkninger i revisionsberetningen for 2020. Den løbende revision omfatter løn, it-kontroller, regnskabsføring mv. I forbindelse med den løbende revision vil revisionen kunne lukke eksisterende bemærkninger og konstatere forhold som kan afføde nye revisionsbemærkninger. I nedenstående samles der op på de bemærkninger, der er givet med revisionsberetningen for 2019 og i de løbende revisionsrapporter vedrørende 2020.

Løsning

Der blev med revisionsberetningen for 2019 givet i alt 15 revisionsbemærkninger. Revisionsbemærkningerne kom fra årsrevisionen, den løbende revision i 2019 (løn, it-kontroller, regnskabsføring mv.) og fra ad-hoc rapporter, som udarbejdes som led i den besluttede revisionsplan eller som følge af konkrete forhold. Status for handleplanerne til revisionsberetningen for 2019 gennemgås i bilag 1.

Herudover er Økonomiudvalget blevet forelagt revisionsrapporter vedrørende den løbende revision i 2020 den 8. december 2020 (regnskabsføring 1) og 23. februar 2021 (regnskabsføring 2, it-kontroller, løn og personale og Indkøb af bygningsvedligehold i Københavns Ejendomme og Indkøb). Den løbende revision i 2020 kan give revisionsbemærkninger, som indgår i revisionsberetningen for 2020. Dermed er bemærkningerne  vedrørende løn, it-kontroller og regnskabsføring erstattet af revisionsrapporterne og status herpå fremgår derfor ikke af bilag 1.

På baggrund af status på revisionsbemærkningerne i revisionsberetningen fra 2019 og den løbende revision i 2020 forventes der på nuværende tidspunkt otte revisionsbemærkninger i revisionsberetningen for 2020. Dette er et fald på syv siden 2019. Siden sidste opfølgning i december 2020 er den forventede afslutning af én bemærkning rykket fra 2020 til 2021.

I forlængelse af den løbende revision forventes det, at bemærkningen vedrørende løn- og personaleområdet udgår, da der ikke var røde bemærkninger i rapporten for 2020. Det forventes, at der kommer nye bemærkninger om henholdsvis regnskabsføring og generelle it-kontroller, som erstatter de hidtidige.

Status på revisionsbemærkninger

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår hvornår det pr. april 2021 forventes, at forvaltningerne har berigtiget forholdene, så bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er foretaget ud fra status på de udarbejdede handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Den samlede status for handleplanerne gennemgås i bilag 1, hvor også status for eventuelle delbemærkninger gennemgås. Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om nedenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Tabel 1 - Oversigt over revisionsbemærkninger for 2019

*Den forventede afslutning af disse bemærkninger siden sidste opfølgning rykket fra revisionen af regnskab 2020 til revisionen af regnskab 2021.

Det forventes på nuværende tidspunkt, at syv ud af de 15 revisionsbemærkninger vil blive lukket i forbindelse med regnskab 2020. For de resterende bemærkninger forventes handleplanerne at blive afsluttet i 2021.

Debitor

Økonomiudvalget blev den 8. december 2020 orienteret om, at størstedelen af afstemningsarbejdet på debitorområdet ville være afsluttet pr. 31. december 2020, herunder udeståender i forhold til Bibliotekssystemet. Dette arbejde er nu afsluttet og revisionen gennemgår afstemningerne i forbindelse med statusrevisionen. Herefter udestår afstemning af ejendomsskatteområdet, som færdiggøres i 2021.

I forbindelse med årsafslutningen 2020, er der foretaget en sandsynliggørelse af debitorsaldi vedrørende ejendomsskattesystemet Structura. Ud af en uafstemt saldo på 525 mio.kr. udgør 479 mio.kr. tilgodehavender vedrørende udskudt dækningsafgift. Betalingsfristen for 2. rate 2020 blev med Borgerrepræsentationens beslutning af 14. maj 2020 udskudt til henholdsvis februar og august 2021. Pr. 31. december 2020 udestår en risiko på ca. 21 mio.kr. for at ikke alle kommunens indtægter fremgår korrekt i regnskabet samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret.

Revisionsbemærkninger hvor den forventede afslutning rykkes fra 2020 til 2021

Med denne indstilling rykkes den forventede afslutning af revisionsbemærkning om indtægter i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Revisionen peger i bemærkningen på, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke har efterlevet kommunens regler for indtægter, både i forhold til den juridiske ret til at modtage indtægter og i fastlæggelsen af takster. Forvaltningen arbejder på begge forhold, men den forventede afslutning af arbejdet er rykket fra ultimo 2020 til ultimo 2021.

Afsluttede revisionsbemærkninger

Med denne status forventes syv bemærkninger afsluttet med revisionen af 2020, idet de forhold, som revisionen har påtalt, er håndteret. Det drejer sig om følgende:

Nr. 1 regnskabsafslutningsprocessen (Økonomiforvaltningen)

Revisionen har siden 2017 påpeget mangler i  kommunens processer på regnskabsområdet, særligt ift. ansvarsplacering og ledelsestilsyn. Økonomiforvaltningen har arbejdet målrettet på at forbedre regnskabsprocesserne og har for 2020 blandt andet udviklet en ny rapport til at understøtte regnskabet på balancen, stillet øgede krav til forvaltningernes dokumentation til regnskabet og arbejdet målrettet på at undgå manuelle korrektioner i det trykte regnskab. Dette arbejde vurderes nu at være gennemført, således at der nu er en entydig ansvarsplacering for alle aktiviteter i regnskabsprocessen.

Nr. 2 – Revision af balancen – Økonomiforvaltningen
Revisionen har siden 2015 påtalt kvaliteten af kommunens balanceafstemninger på skiftende områder, for 2019 var fokus på klassifikationsfejl og manglende udkontering af refusioner.  Økonomiforvaltningen har i løbet af 2020 udført ekstraordinær kvalitetssikring af afstemninger, ændret kommunens praksis for udkontering af lønrefusioner fra 2021 og frem, samt opgjort værdien af tilbagekøbsrettigheder i andre kommuner og optaget værdien i regnskabet for 2020. . Hermed er de konkrete forhold, som revisionen påtalte i 2019 håndteret. I løbet af 2021 udarbejdes en kvalitetsstandard for afstemninger på balancen og regler for governance på kommunens balance

Nr. 4. Anlægsregnskaber (Økonomiforvaltningen)

Revisionen har siden 2018 påtalt kommunens praksis for aflæggelse af anlægsregnskaber. Økonomiforvaltningen har udarbejdet en fælles administrativ forretningsgang, der beskriver regler, aktiviteter, roller og ansvar i forbindelse med regnskabsføring af anlægsarbejder. Forretningsgangen er godkendt i kredsen af økonomidirektører i januar 2020 og de påtalte forhold er hermed håndteret.

Nr. 5. Lønadministration mv. (Økonomiforvaltningen)

Der er i en årrække givet revisionsbemærkninger til kommunens lønadministration med skiftende indhold. Revisionsbemærkningen for 2019 er lukket og erstattet med den løbende revision af 2020, hvor der ikke er givet nogen røde (prioritet 1) bemærkninger, hvorfor der ikke vil være en revisionsbemærkning på lønområdet for 2020.

Nr. 12. Mellemkommunale refusioner (Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen)

Revisionen har siden 2017 påtalt, at der manglede processer for en dybdegående og systematisk gennemgang af mellemkommunale opkrævninger og betalinger i kommunen med henblik på at identificere og berigtige manglende opkrævninger samt fejlbetalinger. Med revisionen af 2019 udestod forsat en forretningsgang for området, samt indhentelse af bagudrettede refusioner. De bagudrettede refusioner er indhentet og forretningsgangen er afsluttet i første halvår 2021. Hermed er de konkrete forhold, som revisionen påtalte i 2019 håndteret.

Nr. 13. Anvendelse af alternativ modtager i KMD Aktiv (Kultur- og Fritidsforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen)

Revisionen henstiller, at der skal etableres en kontrol ved manuelle udbetalinger fra ydelsessystemet KMD Aktiv, således at eventuelle besvigelser opdages. Både Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen har indført kvalitetskontrol med løbende, uforudsigelige stikprøver. Hermed er de konkrete forhold, som revisionen påtalte i 2019 håndteret.

Nr. 15. System- og statusafstemninger - mangelfulde afstemninger (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen)

Revisionen peger i bemærkningen på, at der ikke har været betryggende procedurer for afstemning mellem systemerne på det sociale område, kommunens regnskab og tredjepart (f.eks. SKAT). Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har afstemt ydelsessystemet KMD Aktiv og KMD Dagpenge for 2019, hvor de konkrete differencer er berigtiget. Der arbejdes fortsat målrettet på afstemning af mellemregningskontiene vedr. afregning af SKAT og ATP. Det konkrete udredningsarbejde vil dog fortsætte ind i 2021.

Forholdene i ovenstående bemærkninger fra 2019 vurderes dermed håndteret. Det bemærkes dog, at såfremt kommunens revisor i forbindelse med revisionen af regnskab 2020 observerer nye forhold, eller forhold på de anførte områder, kan disse give anledning til nye revisionsbemærkninger på de anførte områder.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet for 2020 udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der er håndteret. Revisionsberetningen for regnskab 2020 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2021 og forelægges Økonomiudvalget på aflæggerbordet den 8. juni 2021.