Revisionsrapport vedrørende løn- og personaleområdet samt vederlag til politikere

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport - Revision af løn- og personaleområdet” tages til efterretning,
2. at ”Revisionsrapport – Revision af vederlag for 2017” tages til efterretning,
3. at forvaltningernes handlingsplaner til Deloittes og Intern Revisions revision af løn- og personaleområdet samt vederlag for 2017 tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab 2017 har Deloitte og Intern revision foretaget en revision af løn- og personaleområdet samt en revision af vederlag og diæter til borgmestre og borgerrepræsentationspolitikere i 2017. Revisionens formål er at undersøge om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Revisionen konkluderer, at der er sket en markant forbedring på området for løn og personale. Københavns Kommune og Koncernservice har siden sidste revisionsrapport på løn- og personaleområdet fra 2016 arbejdet intensivt og professionelt med at forbedre forretningsgangene og det interne kontrolmiljø, samt med at udrede de bemærkninger, der har været rejst i tidligere revisioner.

Revisionen er i forbindelse med gennemgangen af løn- og personalområdet ikke blevet bekendte med nye forhold eller risici, der anses for kritiske. Den løbende revision har dog resulteret i videreførelsen af fire kritiske forhold (røde) fra tidligere år vedrørende refusionshjemtagelse, vagtplansystemet KAS, sagsgennemgang samt lønadministration for selvejende institutioner.

Revisionen af vederlag har ført til én rød bemærkning vedrørende udbetaling af vederlag.

Følgende punkter vedrører Koncernservice og forvaltningerne:

Lønsagsgennemgang (Rød)
I revisionsrapporten for 2016 blev 220 lønsager gennemgået, og der blev konstateret fejl i ca. 7,3 %. Fejlene har indebar blandt andet manglende og ikke-fyldestgørende dokumentation i lønsagerne, samt manglende berigtigelse med potentiel økonomisk betydning.

Revisionen har i igen i 2017 udført sagsgennemgang af lønsager. I de gennemgåede 101 lønsager har revisionen konstateret 20 fejl, der kan henføres til 18 sager, hvor revisionen har observeret manglende og ikke-fyldestgørende dokumentation i lønsagerne, samt manglende berigtigelse med potentiel økonomisk betydning.

Samlet har revisionen i forbindelse med denne sagsgennemgang og øvrige tidligere revisionshandlinger og kendskab, identificeret systematiske fejl omkring anciennitet (erfaringsdato), dokumentation for opholdstilladelse og monitorering af udløb heraf samt uoverensstemmelser og fejl i relation til resultatløn og ordinær løn ved Skt. Annæ Gymnasium.

Flere af stikprøverne og de identificerede fejl er fra før, lønkontrolprojektet har været fuldt implementeret og operationelt effektivt.

Refusionshjemtagelse (Rød)
I forbindelse med gennemgang af sagsoversigten, er det konstateret, at der er refusionssager på samlet 45,6 mio. kr., som ikke er afsluttet endnu. Endvidere har revisionen konstateret at de automatiserede processers (robotter) valideringskontrol ikke fungerer efter hensigten, hvorfor man har genindført manuel validering.

De interne kontroller omkring kontrol af robotternes opsætning og afstemning af den database, som anvendes som primær styringsværktøj til at afstemme regnskabet, er ikke implementeret og således videreføres revisionsbemærkningen, idet kommunen stadig ikke i tilstrækkeligt omfang sikrer, at man opnår den lønrefusion, som kommunen er berettiget til.

Følgende punkter vedrører Koncernservice:

Vagtplansystem KAS (Rød)
Der udestår nogle tekniske udfordringer i systemet, som skal udbedres. Der pågår en konstruktiv dialog med KMD i relation til udbedring heraf. Revisionen vil følge processen og udfaldet i forbindelse med årsrevisionen.

Lønadministration selvejende institutioner (Rød)
Revisionen påpeger, at der skal sikres en korrekt indberetning mv. på de selvejende institutioners CVR-numre. Der ligger ifølge revisionen en fornuftig proces for afklaring og lukning af punktet.

Følgende punkt vedrører Økonomiforvaltningen og Koncernservice:

Sagsgennemgang af vederlag (Rød)
Ved sagsgennemgangen af vederlag er der konstateret en fejl i forbindelse med udbetaling af udvalgsvederlag. Ved en fejl er udbetaling af udvalgsvederlag ikke ophørt, da pågældende udtrådte af udvalget i februar 2017. Fejludbetaling af udvalgsvederlag udgør 31.212,93 kr.

Løsning

Koncernservice (KS) har med start i 2016 og særligt i 2017 gennemført lønkontrolprojektet, som indebærer, at KS er gået fra omfangsrig tastekontrol, til et risikorettet og iterativt kontrolmiljø. Indsatsen har medført, at antallet af revisionsbemærkninger siden seneste revisionsrapport på lønområdet er nedbragt, jf. tabel 1.

Revisionen bemærker at lønkontrolprojektet er i tråd med projektplanen.

Tabel 1: Udvikling i revisionsbemærkninger på lønområdet 2016-2017

*bemærkningerne indgik ikke i revisionsrapport for 2016

I revisionsrapporten vedrørende løn og personale i 2016 (Økonomiudvalgets møde den 21. februar 2017) fremgik 8 røde bemærkninger og to gule. I nærværende revisionsrapport vedr. 2017 fremgår fire røde bemærkninger og en gul. Der blev ikke afgivet rapport om vederlag i 2017.

Det er Økonomiforvaltningens forventning, at der vil være to røde bemærkninger på lønområdet i revisionsberetningen for 2017, som modtages fra revisionen den 1. juni 2018. Det drejer sig om bemærkningen ”Refusionshjemtagelse” og ” Lønsagsgennemgang” hvor det forventes at bemærkningen videreføres til 2018.

Vagtplansystem KAS (Rød)
Forhandlingsforløbet med KMD er afsluttet uge 9 i 2018, og der foreligger en forligsskitse til politisk godkendelse om de økonomiske mellemværender. Sideløbende er der sikret en bedre og stærkere organisering omkring driften af KAS. Det gælder både internt i KS samt i samarbejdet med KMD.

Med forliget er der en målsætning om fortsat at styrke kvaliteten og stabiliteten i systemet. Dette er udmøntet som et forholdsmæssigt afslag i vederlaget, indtil systemet opnår en kodekvalitet svarende til best practice. Samlet set betrygger det KS i, at KK får et system, som er i stabil drift, og hvor der er fokus på yderligere styrkelse af systemet. Endelig er de tekniske fejl i systemet fra 2015 og 2016 løst.

Der er indgået aftale med KMD om levering af en revisorerklæring fra 2017. Erklæringen udarbejdes af PwC, og fremsendes til KS senest den 30. april 2018. KS har drøftet tidspunktet for leveringen af revisionserklæringen med Deloitte, der telefonisk har oplyst, at punktet kan lukkes såfremt erklæringen kommer senest den 30. april 2018. Handlingsplanen er med ovenstående initiativer gennemført.

Lønadministration selvejende institutioner (Rød)

KS har igangsat arbejdet med at overflytte lønudbetalingerne for de selvejende institutioner til deres egne SE-numre. KS har i forbindelse med lønkørslen for januar 2018 gennemført en pilot på én selvejende institution.

Piloten viste en række udfordringer i forhold til at modtage de rette beføjelser for de selvejende enheder. Det har resulteret i følgende handlingsplan:

• KS udarbejder i starten af marts i samarbejde med en institution en vejledning til de øvrige institutioner for oprettelse af autorisationer hos virk.dk og SKAT. Vejledningen gennemgås på et seminar for forstanderne inden implementering.

• Forstanderne skal senest den 14. marts 2018 gennemføre ændringerne, så indberetningerne bliver korrekte.

• KS lønkører de selvejende institutioner på deres CVR-nr. med lønkørslen for marts 2018.

Handlingsplanen forventes gennemført pr. den 1. april 2018.

Følgende punkt vedrører Koncernservice og forvaltningerne og er markeret med prioritet 1 eller 2:

Refusionshjemtagelse (Rød)
Københavns Kommune indførte i 2017 en ny refusionsmodel for refusionstyperne sygdom, barsel og fleksjob, som indebærer, at refusioner udkonteres til de enkelte enheder i forbindelse med anmodningen om refusion, modsat tidligere, hvor udkonteringen først skete, når kommunen havde modtaget refusionen fra bopælskommunen. Dette medfører bl.a., at den enkelte leder opnår større sikkerhed for det økonomiske råderum.

Refusionsmodellen indebærer en delvis automatisering ved hjælp af robotteknologi. Koncernservice konstaterede imidlertid i december 2017 usikkerhed omkring refusionsmodellens datagrundlag. Usikkerheden kan tilskrives udfordringer med opsætningen af den nye, anvendte robotteknologi. På den baggrund blev udkontering af refusioner indstillet. Den berettigede refusion hjemtages fortsat til kommunen.

KS har igangsat et oprydningsprojekt på hele refusionsområdet i december 2017. For alle de sager hvor der er konstateret differencer, er der i regnskab 2017 foretaget udkontering til forvaltningerne.

Primosaldoen 2017 vedrørende manglende udkontering var 40,8 mio. kr. Efter korrektion er saldoen ultimo 2017 1,4 mio. kr., som der foreligger fuld specifikation for med undtagelse af 5 mio. kr., der vedrører gamle år. Det er ikke muligt eller forbundet med uforholdsmæssigt store omkostninger at foretage specifikation, hvorfor beløbet er udkonteret i regnskab 2017.

KS har igangsat en omfattende gennemgang for, at genoprette og validere refusionsmodellens datagrundlag. Gennemgangen har vist, at der i nogle tilfælde er sket en fejlhåndtering af refusioner vedrørende barsel og sygdom i 2017. Målsætningen for projektet er at skabe sikker og korrekt håndtering af lønrefusioner, herunder korrekt refusionshjemtagelse, korrekt og rettidig udkontering af refusioner til forvaltningerne, passende kontrolaktiviteter samt opgørelse af kommunens tab på refusioner.

KS forventer, at refusionsmodellen igen er i drift i maj 2018, samt at denne bliver gennemgået af Intern Revision i juni 2018. Detaljeret gennemgang samt handleplan for lønrefusioner fremgår af bilag 1.

Lønsagsgennemgang (Rød)
Revisionen har i deres gennemgang fundet 20 fejl i de 18 fejlbehæftede sager. Det bemærkes, at fejlprocenten i den gennemgåede stikprøve er højere end sidste år. En del af forklaringen er, at Deloitte i år har valgt at gennemgå anciennitet i samtlige gennemgåede sager, uanset hvilket udvælgelseskriterie, der har ført til at sagen indgik i stikprøven. Fejlene kan overordnet set opdeles som følger:

• 8 fejl vedrører perioden 2004-2015 og kan således henføres til tidligere års sagsbehandling knyttet til ansættelse og anciennitetsberegninger. Da processer og kontrolmiljø er ændret væsentligt siden 2015, er det vurderingen, at disse fejl ikke giver anledning til at foretage justeringer i arbejdstilrettelæggelsen.

• 3 vedrører forvaltningerne. 1 som følge af fejl i tastning i KAS. 1 hvor forvaltningen har indsendt det samme bilag to gange på kilometerpenge. 1 hvor forvaltningen ikke har været opmærksom på en udløbet arbejds- og opholdstilladelse

• 6 fejl vedrører KS. Heraf vedrører 4 anciennitet og 2 resultatlønskontrakter.

• 3 fejl vedrører en institution med egen lønadministration (Sankt Annæ Gymnasium)

Ud af de 20 fejl har 10 fejl formel karakter uden lønmæssig konsekvens, mens 9 fejl har lønmæssig konsekvens, herunder to fejl i institution med egen lønadministration. En fejl har det ikke været muligt at vurdere, hvorvidt der har været lønmæssig konsekvens.

Der er iværksat følgende handlingsplaner:

Handlingsplan for fejl vedr. særlig enhed med egen lønadministration

3 fejl der vedrører en særlig enhed med egen lønadministration (Sankt Annæ Gymnasium).

Revisionen har orienteret om, at der har været fejl i alle stikprøverne fra Sankt Annæ Gymnasium, hvorfor kommunen bør foretage en undersøgelse med henblik på iværksættelse initiativer. Det er aftalt med Børne- og ungdomsforvaltningen, at der foretages en udvidet stikprøve på Sankt Annæ Gymnasium for at undersøge fejlbilledet nærmere. På baggrund af stikprøvens resultater iværksættes fornødne tiltag.

Handlingsplan for fejl begået i forvaltninger

3 fejl er begået i forvaltningerne. 1 som følge af fejl i tastning i KAS. 1 hvor forvaltningen har indsendt det samme bilag to gange på kilometerpenge. 1 hvor forvaltningen ikke har været opmærksom på en udløbet arbejds- og opholdstilladelse.

Revisionen bemærker, at 1 af de 3 fejl i forvaltningerne har karakter af en systematisk fejl. Det gælder indhentelse af arbejds- og opholdstilladelse. Det er forvaltningernes ansvar at sikre, at arbejds- og opholdstilladelser bliver indhentet og fornyet jf. forretningscirkulære for løn- og personale. For at understøtte forvaltningernes opgave vedr. indhentning og fornyelse af arbejds- og opholdstilladelser, har KS bestilt en løsning til lønsystemet Opus, som giver lederne en advis i Rollebaseret Indgang, hvis en medarbejder står overfor et ophør af en tilladelse.

Det bemærkes, at fejlen vedr. den manglende arbejds- og opholdstilladelse er rettet af forvaltningen umiddelbart efter revisionens gennemgang.

Handlingsplan for fejl begået i KS

6 fejl i KS omfatter 4 fejl i anciennitet (2 tastefejl og 2 faglige fejl) og 2 fejl i håndtering af i resultatlønskontrakter. KS’ handlingsplan tager udgangspunkt i disse 6 fejl. En del af handlingsplanen er allerede implementeret (se nedenfor).

Handlingsplan vedr. anciennitet

Anciennitetsberegninger er et område med en vis kompleksitet, hvor der kan være et element af skøn. KS har i foråret 2017 gennemført uddannelse for alle personalekonsulenter i anciennitetsberegning.

I forbindelse med implementeringen af det nye kontrolmiljø sommeren 2017 er det samtidig besluttet, at kontrol af anciennitetsberegninger indgår i den faglige lønkontrol. Derved vurderes kontrolmiljøet at været styrket.

For at følge op på fejlene iværksættes herudover et nyt uddannelsesforløb i 2018. Uddannelserne forventes gennemført i forbindelse med at ansættelsesprocessen implementeres i kommunens nye serviceplatform, Service Now.

Fokus på resultatlønskontrakter

2 fejl vedrører resultatlønskontrakter og er opstået ved, at KS har behandlet en godkendt indberetning, som er i strid med reglerne. I det ene tilfælde, fordi ledelsen lokalt har hævet resultatlønsbeløbet ud over rammen, i det andet, fordi statens cirkulære ikke har været fulgt. KS vil på den foranledning skærpe opmærksomheden på kontormøder på at resultatlønskontrakter er udformet, og opgøres, i overensstemmelse med regelgrundlaget. Dette vil ske i marts 2018.

KS forventer, at det nye styrkede kontrolmiljø vil medvirke til at fejlraten falder fremadrettet.

Fejlene er rettet, og der er oprettet debitorsager, hvor relevant.

Sagsgennemgang af vederlag (Rød)

Økonomiforvaltningen er enig i revisionsbemærkningen vedrørende Revision af vederlag for 2017.

KS har den 4. januar 2018 oprettet en debitorsag. Udvalgsmedlemmet har den 1. februar 2018 mundtligt tilkendegivet, at han ønsker at tilbagebetale beløbet. Udvalgsmedlemmet er den 20. februar 2018, via brev, gjort bekendt med tilbagebetalingskravet. Rettidig tilbagebetaling er ultimo marts 2018.

På møde den 22. februar 2018 har Borgerrepræsentationens Sekretariat (BR-Sekretariatet), i samarbejde med KS, vedtaget følgende handlingspunkter for at styrke kontrollen i forbindelse med håndteringen af orlov:

• Samtlige medlemmer skrives på listen over stående udvalg til listekontrol. Særlige forhold markeres - herunder orlov.

• Hver 3. måned mødes en repræsentant fra BR-Sekretariatet med en repræsentant fra VIP-teamet i KS og afklarer, om der er uoverensstemmelser. Første møde er fastsat til den 12. marts 2018. Møderne vil herefter ligge i 2. uge af juni, september og december.

Handlingsplanen er gennemført pr. 22. februar 2018. Intern revision har oplyst, at punktet kan lukkes forud for årsberetningen såfremt handlingsplanen er gennemført og restancen er håndteret.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil arbejde videre med de anførte handleplaner frem mod årsrevisionen.

Observationerne, der blev fundet i den løbende revision, vil blive genbesøgt af revisionen, i forbindelse med deres udarbejdelse af revisionsberetningen for 2017, der vedrører årsregnskabet.

Kommunen modtager revisionsberetningen den 1. juni 2018 og denne vil blive forelagt Økonomiudvalget, som bilag til punktet ”Meddeleleser fra overborgmesteren” til Økonomiudvalgets møde den 12. juni 2018.

Peter Stensgaard Mørch                  /                 Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 6: Revisionsrapport vedrørende løn- og personaleområdet samt vederlag til politikere (2018-0073794)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. marts 2018

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.