Bruttoliste med Økonomiudvalgets effektiviseringsforslag til Budget 2019

Økonomiudvalget har et måltal på 16,5 mio. kr. i forbindelse med effektiviseringsstrategien for budget 2019. Udvalget skal tage stilling til forslag til forvaltningsspecifikke effektiviseringer, der arbejdes videre med frem mod Økonomiudvalgets 2. behandling den 10. april 2018.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Problemstilling

Økonomiudvalget skal finde effektiviseringer på serviceområdet svarende til 16,5 mio. kr., jf. Indkaldelsescirkulæret for budget 2019 (Økonomiudvalget den 24. januar 2018, pkt. 2). Både tværgående og forvaltningsspecifikke effektiviseringer kan tælle med i opfyldelsen af måltallet.

Københavns Ejendomme & Indkøb (KEID), Koncernservice (KS) og Koncern IT (KIT) forventes derudover at bidrage med tværgående effektiviseringsforslag, der kan indgå til opfyldelse af de øvrige udvalgs måltal. De tværgående effektiviseringsforslag forelægges Økonomiudvalget i forbindelse med budgetseminaret i august 2018. I forbindelse med 2. behandling af Økonomiudvalgets effektiviseringer til Budget 2019 indregnes en foreløbig opgørelse af tværgående effektiviseringsforslag, der kan indgå i opfyldelsen af Økonomiudvalgets måltal. 

Med denne indstilling lægges endvidere op til, at der indhentes yderligere effektiviseringer med henblik på at håndtere udgifter forbundet med styrkelse af forvaltningens juridiske funktioner samt arbejdet med IT Governance og IT Sikkerhed.

Løsning

I lighed med sidste år, forelægges Økonomiudvalget hermed et overblik over de effektiviseringsforslag, som det indstilles, at der arbejdes videre med frem mod Økonomiudvalgets 2. behandling den 10. april 2018, hvor Økonomiudvalgets budgetbidrag for 2019 også behandles.

Økonomiudvalget har tidligere vedtaget effektiviseringer med en stigende profil, hvilket betyder, at der allerede er vedtaget effektiviseringer for 13,3 mio. kr. i budget 2019, jf. tabel 3. Dermed bliver det resterende måltal, der skal udarbejdes effektiviseringsforslag for på 3,2 mio. kr. I tabel 1 fremgår forslag til forvaltningsspecifikke effektiviseringer for i alt 8,5 mio. kr. Det indstilles dermed, at forvaltningen arbejder videre med forslag til effektiviseringer med et potentiale, der er 5,3 mio. kr. over udvalgets måltal.

De yderligere effektiviseringer ud over Økonomiforvaltningens måltal skal dels anvendes til finansiering af styrkelse af den juridiske ledelse i Borgerrepræsentationens sekretariat og dels finansiering af styrkelse af arbejdet med IT Governance samt IT Sikkerhedsledelse både specifikt i Økonomiforvaltningen og på tværs af kommunens syv forvaltninger.

Tabel 1. Forslag til forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag, der arbejdes videre med frem mod Økonomiudvalgets 2. behandling den 10. april 2018

Enhed	Titel	Beskrive af effektiviseringsforslag	Potentiale i 2019 1.000 kr.	Potentiale i overslagsårene 1.000 kr.
Koncernservice, Koncern IT, Københavns Ejendomme og Indkøb	Administrative effektiviseringer i forbindelse med samlokalisering på Borups Alle	Der er igangsat et afdækningsarbejde i forhold til mulige effektiviseringer ved samlokaliseringen af Koncernservice, Koncern IT, Københavns Ejendomme og Indkøb på Borups Alle. Det kan fx være håndtering af FM-opgaver på Borups Alle, økonomiopgaver, HR og telefonisupport.	500	500-?
Koncern IT	Automatiseret postsortering	I Økonomiforvaltningen modtages fysisk post, som manuelt skal håndteres fra modtagelse til aflevering. Mange af de manuelle procestrin kan automatiseres med en digital løsning, som både kan spare ressourcer og højne kvaliteten.	250	250
Koncernservice	Automatisering af administrative processer	Koncernservice har identificeret yderligere potentialer for øget automatisering af administrative processer indenfor stamdata og finansområdet.	2.000	2.000
Københavns Ejendomme og Indkøb	Tekniske netværk	I dag modtager kommunen mange forskellige regninger pr. bygning til forbindelsesnetværk, fordi der er mange fysiske ledninger til forskellige installationer, som ikke er sammentænkt. Der er f.eks. ledninger til brandalarmer, varmeanlæg, elevatorer, videoovervågning, IT og lignende. Der er p.t. et KEID-finansieret pilotprojekt i gang mellem KEID og KIT om at lægge KEIDs tekniske netværk ind under KITs netværk på udvalgte ejendomme.	0	300
Københavns Ejendomme og Indkøb	Optimering og automatisering af processer i Københavns Ejendomme og Indkøg	Der er fortsat mange processer i KEID, som er kendetegnet ved at være tidskrævende, repetitive og med et ret stort transaktionsvolumen, og som derfor med fordel vil kunne optimeres og/eller automatiseres ved brug af fx automatiseringssoftware - kaldet RPA - og forbedret systemunderstøttelse.	2.425	2.425
Rådhuset	Det Kongelige Teater, ingen prisfremskrivning.	Budgettet til Det Kongelige Teater prisfremskrives ikke fra 2018 til 2019.	1.000	1.000
Rådhuset	Lokaludvalgenes puljemidler, ingen prisfremskrivning	Budgettet til Lokaludvalgenes puljemidler prisfremskrives ikke fra 2018 til 2019.	600	600
Rådhuset	Effektiviseringer fra 2017	1,7 mio. kr. fra effektiviseringerne i 2017, blev omdisponeret til forundersøgelse vedr. havnetunnelen i 2017 og 2018. I 2019 og frem er midlerne ikke disponeret, og kan indgå som effektivisering.	1.700	1.700
Byggeri København	Mindre behov for udviklingsmidler til Strategiske Partnerskaber	I 2018 har de strategiske partnerskaber været i drift i godt et år, og der forventes dermed mindre behov for midler til at udvikle og understøtte implementeringen.	60	60
I alt			8.535	8.835

Det bemærkes, at forslagene ’Postsortering’, ’Øget automatisering af administrative processer i Koncernservice’ og ’Optimering af automatisering af processer i KEID’ forudsætter midler fra investeringspuljen. Investeringsforslagene vil indgå i overførselssagen 2017-2018. Forslagene indstilles til godkendelse og vil bl.a. indgå til opfyldelse af udvalgets effektiviseringsmåltal. Forslagene er vedlagt som bilag 1 til 3.

Tabel 2. Finansiering der søges fra investeringspuljen

Titel	Bevilling	2018	2019-2021	I alt
Øget automatisering af administrative processer i Koncernservice	Anlæg	2.738	4.425	9.713
Optimering og automatisering af processer i KEID	Anlæg	5.000	3.000	8.000
Automatiseret postsortering	Anlæg	2.320	-	2.320
I alt		10.058	7.425	17.483

Tabel 3. Stigende profiler fra tidligere års effektiviseringer

Effektiviserings-strategi, år	Type	Effektivisering	Stigende profil 2019
2015	Tværgående	Nedjustering af lønsystem: tilbagebetaling af lån	66
2016	Tværgående	Citizen 2018 - 90/10 model	-12
2016	Tværgående	Energiovervågning af 3. mandslejemål og dialog med udlejer om energirigtig drift	1
2016	Tværgående	Indkøb 2016	-281
2016	Tværgående	Printerkonsolidering	54
2016	Tværgående	Videreførelse af Styrket Borgerkontakt	119
2017	Tværgående	Energipakken	129
2017	Tværgående	Indkøbsprogram for KK	3.990
2017	Tværgående	Udbud af drift og vedligeholdelse af tekniske basisinstallationer	4.599
2018	Tværgående	Effektivisering på drift af fællessystemer i Koncern IT	291
2018	Forvaltnings- specifik	Ny brugervendt serviceplatform og procesautomatisering i Koncernservice	3.259
2018	Tværgående	Styrket fokus på arbejdsulykker	38
2018	Tværgående	Udfasningen af Københavns Kommunes mainframe	499
2018	Tværgående	Udskiftning af Rubin på ferie- og fraværsområdet	530
I alt			13.282

Herudover indstilles forslagene er ’Automatisering af brugerservice ved brug af servicebotter', 'Automatisering af klagesagsbehandling' og 'Smart sortering af uarbejdsdygtighedserklæringer' til godkendelse. Forslaget vil indgå i forhandlingerne i overførselssagen, hvor prioritering af midler fra innovationspuljen vedtages. Forslagene er vedlagt som bilag 4 til 6. Af tabel 4 fremgår den samlede anmodet finansiering fra innovationspuljen.

Tabel 4. Investeringsbehov fra Innovationspuljen

Titel	Styringsområde	2018	2019	I alt
Automatisering af brugerservice ved brug af servicebotter	Service	1.725	1.075	2.800
Automatisering af klagesagsbehandling	Anlæg	850	-	850
Smart sortering af uarbejdsdygtighedserklæring	Anlæg	950	-	950
I alt		3.525	1.075	4.600

Videre proces

Økonomiudvalgets samlede budget for 2019 – herunder endelige godkendelse af forvaltningsspecifikke effektiviseringer – behandles på udvalgsmødet den 10. april 2018.

 

Peter Stensgaard Mørch

                                                                                         /Mads Grønvall

 

Dagsordenspunkt 3: Bruttoliste med Økonomiudvalgets effektiviseringsforslag til Budget 2019 (2018-0043423)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. marts 2018

Socialdemokratiet, Enhedslisten, Alternativet, Radikale Venstre og SF fremsatte følgende ændringsforslag til indstillingens 1. at-punkt:

”at det godkendes, at der frem mod Økonomiudvalgets 2. behandling den 10. april 2018 arbejdes videre med nedenstående forslag til forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag til budget 2019, jf. tabel 1, dog således at den foreslåede effektivisering på lokaludvalgenes puljemidler, således at midlerne ikke prisfremskrives fra 2018-2019, udgår.”

 

Ændringsforslaget blev vedtaget med 8 stemmer imod 2. Et medlem undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, Å, B og F.

Imod stemte: V og C.

Undlod at stemme: O.

 

Den således ændrede indstilling blev herefter godkendt uden afstemning.