Redegørelse om anlægsstyringen i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 12. december 2006

 

 

J.nr. ØU 478/2006

 

5. Redegørelse om anlægsstyringen i Københavns Kommune

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

1.      at Økonomiudvalget tager redegørelsen til efterretning.

2.      at Økonomiudvalget indskærper over for Kultur- og Fritidsudvalget og Teknik- og Miljøudvalget, at udvalgene skal styrke fokus på styringen af anlægsprojekter, herunder overholdelse af regler for ansøgning af anlægsbevillinger og tillægsbevillinger til allerede godkendte anlægsbevillinger.

3.      at Økonomiudvalget beslutter, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med Københavns Ejendomme og andre relevante parter præciserer efter hvilke retningslinier, kommunens anlægsprojekter skal styres.

4.      at Økonomiudvalget beslutter, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de relevante forvaltninger foretager en fornyet vurdering af anlægsstyringen i 2008.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. december 2006

1. at-punkt: Taget til efterretning.

2. at-punkt: Godkendt med den bemærkning, at "indskærper over for" ændres til "forventer at".

3. at-punkt: Godkendt med den bemærkning, at  "Økonomiforvaltningen i samarbejde med" udtages.

4. at-punkt: Godkendt

 

 

Behandling: Iværksættes.

 

 

RESUME

Økonomiudvalget blev i maj 2006 forelagt et notat udarbejdet af Økonomiforvaltningen, hvoraf det fremgår, at forvaltningen på baggrund af fem konkrete sager om tillægsbevillinger vil tage initiativ til at undersøge, om der er behov for en forbedret anlægsstyring og ændringer i bevillingsreglerne i Københavns Kommune. De fem sager omhandlede tillægsbevillinger til følgende anlægsbevillinger:

 

·        Afsluttende byggearbejder ved Utterslev Skole (BR 282/06)

·        Ny Langeliniebro (BR 317/06)

·        Gefionspringvandet (BR 317/06)

·        Prags Boulevard (BR 317/06)

·        Prags Boulevard, rundkørsel (BR 317/06)

 

Der er i de nævnte sager tale om overskridelser af budgettet på op til 18 pct. af projekternes oprindelige anlægssummer. En gennemgang viser, at der er flere årsager til overskridelserne.

 

Københavns Kommune havde i 2005 et samlet anlægsbudget på 1,3 mia. kr. og 271 igangværende anlægsprojekter. Det samlede anlægsbudget for 2006 lyder på 917 mill. kr., der er på nuværende tidspunkt 185 igangværende anlægsprojekter.

 

Borgerrepræsentationen blev i 2005 ansøgt om tillægsbevillinger til tidligere godkendte anlægsbevillinger i 10 tilfælde. Til og med oktober i år har Borgerrepræsentationen fået forelagt 18 ansøgninger om tillægsbevillinger til anlægsprojekter. Selvom Borgerrepræsentationen er blevet ansøgt om tillægsbevi llinger i flere sager i 2006 end i 2005, udgør tillægsbevillingerne procentvis en mindre andel af sagernes oprindelige anlægssum i 2006 end i 2005.

 

Selvom niveauet i 2006 er lavere end i 2005, er der stadig tale om mange budgetoverskridelser, ligesom udvalgene ikke i alle tilfælde søger om tillægsbevillinger i god tid, inden merudgifterne viser sig i anlægsprojekterne. Udvalgene bør derfor generelt have fokus på en strammere anlægsstyring, grundigere og mere omfattende risikovurderinger og fokus på rettidigt at søge om tillægsbevillinger, hvis der er væsentlige ændringer i de oprindelige forudsætninger for projekter tiltrådt af Borgerrepræsentationen.

 

På trods af at der i nogen projekter sker budgetoverskridelser, over holdes budgetterne dog i langt de fleste af kommunernes anlægsprojekter. Samtidig er der ikke grundlag for at sige, at kommunens anlægsstyring er dårligere end privates eller andre offentlige myndigheders styring.

 

Det bør være en central målsætning i ethvert anlægsprojekt at tilrettelægge projektet realistisk og efterfølgende styre projektet fra start til slut, uden at der opstår behov for at søge tillægsbevillinger til finansiering af budgetoverskridelser. Flere forhold er vigtige at have fokus på i anlægsprocessen for at sikre en god styring af anlægsprojekter. Det drejer sig blandt andet om en korrekt og realistisk budgettering, grundige og opdaterede risikovurderinger, klar fastlæggelse af ansvarsforhold og rapporteringskrav i kontraktudformninger, professionel tidsstyring, hyppige opfølgninger samt overholdelse af procedureregler.

 

Generelt er det vigtigt at holde en balance, så anlægsprojekter budgetteres realistisk, dvs. blandt andet indeholder realistiske risikovurderinger i forhold til det enkelte anlægsprojekt og samtidig undgår, at kommunen systematisk overbudgetterer i anlægsprojekter. Der skal derfor være plads til, at Borgerrepræsentationen kan søges om tillægsbevillinger, når helt særlige forhold taler herfor.

 

På baggrund af gennemgangen de seneste års anlægsprojekter vurderer Økonomiforvaltningen samlet set, at der er et behov for en opstramning af fokus på anlægsstyringen i kommunen, herunder i forhold til at:

 

·        Øge rapporteringen til udvalgene og Økonomiudvalget.

·        Styrke den løbende ledelsesinformation om igangværende anlægsprojekter.

·        Forbedre bevillingsstyringen af anlægsprojekterne i forhold til i dag.

·        Tiltag der forbedrer projekt- og tidsstyringen af anlægsprojekter, herunder bedre  risikovurderinger ved beslutning af anlægsprojekterne.

 

Ansvaret for et anlægsprojekt ligger entydigt hos de udvalg, som af Borgerrepræsentationen har fået anlægsbevilling til projektet.

 

Som led i revisionen af kommunens årsregnskab tager Revisionsdirektoratet stilling til, om dispositionerne på anlægsområdet er sket i overensstemmelse med udvalgenes og Borgerrepræsentationens beslutninger og indenfor de afgivne bevillinger. Revisionsdirektoratet kan derudover til hver en tid afgive beretninger til Borgerrepræsentationen om forhold, som direktoratet under hensyn til deres økonomiske eller principielle betydning finder anledning til at fremdrage.

 

Det vil sige, at Revisionsdirektoratet som minimum i forbindelse med årsregnskabet tager stilling til, om udvalgenes anlægsstyring af konkrete projekter er hensigtsmæssig og dermed om, der er grundlag for, at styringen forbedres.

 

Samlet set vurderer Økonomiforvaltningen, at der er behov for at indskærpe overfor de relevante udvalg, at udvalgene skal styrke fokus på styringen af anlægsprojekter, herunder overholdelse af reglerne for ansøgning af anlægsbevillinger og tillægsbevillinger til allerede godkendte anlægsbevillinger.

 

Det er endvidere Økonomiforvaltningens forventning, at der med etableringen af Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006 fremadrettet bør ske en reduktion i omfanget af tillægsbevillinger til allerede godkendte anlægsbevillinger. Med centraliseringen og samlingen af kompetencerne på anlægsområdet under Københavns Ejendomme forudsættes der en større professionalisering og bedre styringen af anlægsprojekter end tidligere. For at følge op herpå foreslås det, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med Københavns Ejendomme og andre relevante parter præciserer efter hvilke retningslinier, kommunens anlægsprojekter fremover skal styres.

Endelig foreslås det, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de relevante forvaltninger foretager en fornyet vurdering af anlægsstyringen i 2008.