Indførelse af åbne postlister i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 12. december 2006

 

 

 

J.nr.              ØU 479/2006

 

 

8.                   Indførelse af åbne postlister i Københavns Kommune

 

 

INDSTILLING

Det indstilles at Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

-         at indførslen af åbne postlister i Københavns Kommune drøftes.

-         at der tages endelig beslutning ultimo 2007, når Kultur- og Fritidsforvaltningen har implementeret åbne postlister i sommeren 2007.

 

 

RESUME

Åbne postlister er en del af initiativet "Åbenhed på Rådhuset", ligesom f.eks. "min side" er.

Flere og flere kommuner har haft åbne postlister på internettet i en årrække. Postlister indeholder oplysninger om den del af kommunens korrespondance, som kommunen har mulighed for og vælger at offentliggøre inden for lovgivningens rammer.

Der er stor forskel på, hvordan denne opgave håndteres i kommunerne; næsten alle muligheder er repræsenteret, fra egentlige lister til diverse søgefaciliteter og endelig offentliggørelse af selve dokumenterne.

Der er både fordele og ulemper ved at indføre åbne postlister, nedenstående skema gennemgår dem kort.

Fordele	Ulemper
Borgerne kan helt konkret følge (dele af ) sagsbehandlingen	Borgernes tryghed ved at henvende sig til kommunen kan forringes
Politiske visioner bliver mere konkrete	Fejlagtig offentliggørelse af persondata kan have store konsekvenser, pga. internettets karakter
Dokumentation af dele af sagsbehandlingen	Offentliggørelse af borgerens navn på postliste skal nøje overvejes – jvf ovenstående punkt
Borgerne får et indtryk af de forskelligartede opgaver, som kommunen varetager

 

Datatilsynet opfatter postlister som en del af den normale sagsbehandling. Postlister er også er omfattet af persondataloven, og som følge deraf skal personfølsomme data behandles på en sådan måde, at de ikke offentliggøres i en form, som gør det muligt at identificere personen.

Københavns Kommune skal, inden der kan offentliggøres egentlige postlister, afgrænse postlisternes udseende, indhold, tekniske muligheder m.v.

 

SAGSBESKRIVELSE

Åbne postlister i Københavns Kommune er en aktivitet, der hænger sammen med projekt "Åbenhed på Rådhuset". Postlisten er en del af arbejdet med at skabe større gennemsigtighed i kommunen. Arbejdet omfa tter også kommunens mødemateriale, sagsforløb og ikke mindst "min side", hvor borgerne får mulighed for at se dokumenter i egne sager. Postlisten vil dokumentere (dele af) kommunens korrespondance, og dermed bidrage til en større indsigt i kommunens opgaveløsning.

Gennem de seneste år er der flere og flere kommuner, der vælger at offentliggøre deres postlister på internettet. På denne måde har kommunerne forsøgt at løfte deres forpligtelse til åbenhed i forvaltningen. Postlisten dokumenterer den del af kommunens korrespondance, som kan offentliggøres indenfor den gældende lovgivning. Samtidig giver det mulighed for, at interesserede nemmere får adgang til at søge om aktindsigt i de sager, der knytter sig til den offentliggjorte korrespondance.

Kommunens ansigt udadtil

Kommunen har mange kontaktflader/informationsflader til borgerne ud over de rent opgaverelaterede. Alene på kommunens hjemmeside er der mulighed for at deltage i online debatter, maile direkte til hhv det politiske niveau og det administrative niveau.  Der er mulighed for at følge arbejdet i de politiske udvalg, ligesom der både kan læses referater, beslutningsprotokol fra Borgerrepræsentationsmøder og se møderne live. Derudover kan man finde temasider – f.eks. om billige boliger, hvor man ydermere har adgang til at se dokumenter fra sagsbehandlingen. På sigt arbejdes der på at udvide disse muligheder med at se sin egne sager online under navnet "min side". Derudover afholder kommunen debatarrangementer, høringer, hvor det også er muligt at give sin holdning til kende over for kommunen eller bare blive orienteret om konkrete aktiviteter. Postlisten kan være et af disse ansigter udadtil.

Postlister i andre kommuner

Postlister er efterhånden en integreret del af hverdagen i mange danske kommuner. Der er meget stor forskel på, hvordan postlister håndteres i kommunerne. Som udgangspunkt er det dog følgende oplysninger, der er basisoplysninger i de fleste postlister:

·        Afsender

·        Registreringsdato

·        Sagsnummer eller journalnummer

·        En kort beskrivelse af sagens/dokumentet indhold

Nogle kommuner vælger at offentliggøre såvel indgående som udgående post. Blandt disse kommuner er bl.a. Århus Kommune  og Odense Kommune. Andre komuner, såsom Frederiksberg Kommune og Aalborg Kommune offentliggører alene indgående post. Der er også forskellige holdninger til offentliggørelse af personnavne og adresser. Nogle kommuner offentliggør afsenders navn og adresse – også ved borgerhenvendelser, mens andre har valgt at gøre borgerne anonyme på listen. Helt generelt offentliggøres der ikke dokumenter, der vedrører personsager.

Der er også vidt forskellige løsninger på selve fremsøgningen – nogle steder er det en almindelig liste, mens der andre steder skal anvendes en egentlig søgefacilitet i lighed med søgemaskinerne på internettet.

Som eksempel kan også nævnes Ebeltoft Kommune, som er meget langt fremme på dette område. Således offentliggøres her ikke kun en liste over ind- og udgående post, selve dokumenterne offentliggøres også. Her har borgere ligeledes adgang til "Nemsag", som giver adgang til personlige informationer – en pendant til "min sag".

Inden Københavns Kommune kan offentliggøre postlister, skal der træffes en lang række beslutninger. Således skal kommunens forvaltninger bl.a. finde fælles fodslag omkring hvilke type data, der skal offentliggøres, og hvordan vi vil håndtere problemstillinger omkring persondata, der behandles i sager, der ikke er egentlige personsager. Ligesom de sagstyper, der skal undtages, skal defineres og beskrives. Derudover skal kommunen også kunne håndtere oplysninger om kommunens virksomheder, herunder forretningshemmeligheder, på betryggende vis.

Ved forespørgsel har Aarhus Kommune oplyst, at kommunen ikke umiddelbart har kunne mærket en forøgelse i aktindsigtsbegæringer, og at postlisterne således ikke har haft en effekt i den sammenhæng. Aalborg Kommune giver udtryk for den samme holdning.

De forespurgte kommuner giver udtryk for, at der er en række potentielle ulemper, man skal tage hensyn til, når man indfører postlister. Dette er især i forhold til datasikkerheden, men også hensynet til borgeren i øvrigt bør veje tungt i udformningen af postlisten.  Det drejer sig om hvilken tryghed, man ønsker at give borgeren, når vedkommende retter henvendelse til kommunen. Det kan være en overvældende oplevelse at se egen henvendelse oplistet på internettet – hvor alle kan se, at man har henvendt sig til kommunen i en given anledning. Dette er især en overvejelse, der hvor man også har valgt at offentliggøre borgerens navn. En anden væsentlig ulempe er, at det alt andet lige bliver lidt nemmere at begå fejl i forhold til offentliggørelse af persondata,og noget sværere at gøre skaden god igen, blandt andet på grund af den hastighed informationsdeling på internettet foregår med.

Fordelen ved at have åbne postlister er, at borgere – og medier – konkret kan se og følge dele af kommunens sagsbehandling. Dermed kan det medvirke til gøre politiske visioner og udmeldinger konkrete, ligesom det kan være med til at dokumentere at kommunen arbejder på at virkeliggøre disse. Derudover kan det være med til at give borgeren et indtryk af de mange forskelligartede aktiviteter en kommune beskæftiger sig med i dagligdagen.

kk.dk og esdh-systemet

Det bør overvejes, hvordan postlisterne for kommunen kan medtænkes i projektet om 'min side' således at den enkelte borger på 'min side' kan se sin egen korrespondance med kommunen.

Datasikkerhed

Det er Datatilsynets holdning, at der har udviklet sig en almindelig praksis omkring offentliggørelse af postlister. Tilsynet mener også, at offentliggørelse af postlister må anses for at være et sædvanligt sa gsbehandlingsskridt på linie med at journalisere dokumenterne. Dermed kræves der heller ikke særligt samtykke fra den registrerede til at offentliggøre almindelige persondata. Det er dog altid god skik generelt at oplyse om, at man anvender postlister; det kan ske f.eks. på hjemmesiden, brevpapir i annoncer eller lign.

Postlister som sådan er en behandling af data, der efter Datatilsynets opfattelse er omfattet af persondatalovens anvendelsesområde. Følsomme data må ikke indgå i de postlister, der offentliggøres, ligesom der ikke må offentliggøres følsomme oplysninger, der på den ene eller anden måde kan henføres til den enkelte person. Det er således ikke altid nok at fjerne navnet fra dokumentoplysningerne. Man kan dog evt. offentliggøre fortrolige oplysninger, hvis de anonymiseres, hvilket betyder, at oplysningerne offentliggøres i en sådan form, at det ikke er muligt for udenforstående at identificere den person, som oplysningerne omhandler.

Datatilsynet betoner ligeledes, at det er af stor betydning, at medarbejderne får en grundig instruktion i, hvordan offentliggørelse af postlister skal håndteres. Det er af særlig stor betydning, hvis man vælger at basere postlisten på sagsbehandlerens offentliggørelse af dokumentet i det pågældende system. Men også ved titelgivning af dokumenter, der skal offentliggøres, er det vigtigt, at retningslinierne er klare, og sagsbehandlerne er orienteret om sammenhængen mellem postlisten og persondataloven, og i øvrigt også offentlighedsloven og forvaltningsloven. Det vurderes, at dette kræver store ressourcer. Man kan evt. efterfølgende trække på de erfaringer, som dels Kultur og Fritidsforvaltningen får, og dels de erfaringer, der er i de øvrige kommuner, der anvender åbne postlister.

De fleste kommuner har etableret en kontrolfunktion/kvalitetssikringsfunktion, netop rettet mod at sikre, at fortrolige forhold ikke offentliggøres i en persongenkendelig form. Det anbefales, at Københavns Kommune i givet fald også anvender en lignende model.

Postlister i Københavns Kommune

Kultur- og Fritidsforvaltningen har pt. igangsat et projekt, der skal ende op med offentliggørelse af forvaltningens postliste pr. 1. juli 2007. Økonomiforvaltningen vil følge dette projekt, og det kan være en mulighed at gøre dette projekt til pilotprojekt for den samlede postlistemodel for hele kommunen. På den måde vil det være muligt at opsamle erfaringer på dels den tekniske side og dels den organisatoriske side. Der er ikke i Kultur- og Fritidsforvaltningens projekt ikke fastsat et sluttidspunkt for færdiggørelse af evaluering af projektet. Der igangsættes ikke aktiviteter med henblik på at indføre åbne postlister i Københavns Kommune, før Økonomiforvaltningen  sammen med  Kultur- og Fritidsforvaltningen har drøftet erfaringerne fra projektet.

 

ØKONOMI

 

MILJØVURDERING

 

ANDRE KONSEKVENSER

 

HØRING

 

BILAG

 

 

Claus Juhl

 

/ Henrik Plougmann Olsen