Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med sagshenvisning og advis og tilslutning til fællesanmeldelse.

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender, at der i forbindelse med sagshenvisning og advis kan ske behandling af personoplysninger.

at Økonomiudvalget godkender, at Københavns Kommune tilslutter sig fællesanmeldelsen med betegnelsen Sagshenvisning og advis.

I henhold til § 6, stk. 2, i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" skal beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger og/eller bydele træffes af Økonomiudvalget.

Der skal forinden iværksættelsen af behandlingen foretages anmeldelse til Datatilsynet, jf. § 43 i Lov om behandling af personoplysninger.

I henhold til § 11 i Sikkerhedsregulativet kan udvalgene henholdsvis forsøgsbydelene beslutte, at en behandling anmeldes til Datatilsynet ved tilslutning til en fællesanmeldelse.

I forbindelse med iværksættelsen af sagshenvisning og advis, som indebærer behandling af personoplysninger, foretages følgende typer af behandlinger:

Den dannes en sagsoversigt på grundlag af summariske oplysninger, der stilles til rådighed fra den elektroniske behandling af oplysninger på de forskellige forvaltningsområder i kommunen samt kommunens manuelle indberetninger. Sagsoversigten er altid klar til brug for det tilfælde, at en borger retter henvendelse til kommunen eller kommunen rejser en sag f.eks. vedrørende skattekontrol eller opkrævning af restancer. Foruden sagsoversigten foreligger en oversigt over ansøgerhusstandens sammensætning og en oversigt over de økonomiske mellemværender mellem ansøgeren og kommunen. Oversigterne anvendes også vedrørende løbende sager, herunder i forbindelse med sagsopfølgning. Sagsbehandleren kan til en løbende sag abonnere på bestemte hændelser, f.eks. ændret adresse eller ændret indkomst for ydelsesmodtageren eller oplysning om, at borgeren er indlagt på sygehus. I forbinde lse med sagsbehandlingen indberettes til edb-registre og der udarbejdes dokumenter i et tekstbehandlingssystem. Endvidere kan dokumenter scannes og opbevares på edb-medie. Materialet gemmes som dokumentation for den sagsbehandling, der er udført. Der modtages data fra de følgende enheder: 1. Told og Skat: oplysninger om virksomheder. 2. Told og Skat: advis om ændret forskudsansættelse. 3. Told og Skat: advis om overskydende skat. 4. Amtskommuner vedr. indberetninger fra sygehuse om indlæggelse m.v. 5. Andre kommuner. Der vil blive videregivet oplysninger til :

1. Told og Skat vedr. indhentning af oplysninger om overskydende skat. 2. Amtskommuner vedr. indhentning af oplysninger fra sygehuse. 3. Andre kommuner: i flyttesituationen 4. Andre kommuner: advisering til sager om en anden kommunes borger. 5. Kommunedata (databehandler) 6. Kommunens eksterne revision.

Disse behandlinger har følgende formål:

At skabe overblik over en borgers tilknytning til den enkelte opgave under den kommunale forvaltning. Behandlingen skal blandt andet støtte kommunens bestræbelser på at leve op til retssikkerhedslovens krav om helhedsorienteret hjælp. Behandlingen har fortrinsvis hjemmel i de følgende bestemmelser: 1. Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 2. Bekendtgørelse om kommunernes, amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg Kommuners regnskabsaflæggelse og statsrefusion m.v. på visse dele af det sociale område 3. Sociale love, der er omfattet af den ovenstående bekendtgørelse. 4. Lov om integration af udlændinge i Danmark 5. Lov om børnepasningsorlov 6. Lov om boligstøtte 7. Kildeskatteloven 8. Lov om inddrivelse af underholdsbidrag 9. Andre regler for inkassovirksomhed 10. Lov om beskatning til kommunerne af faste ejendomme 11. Retningsliner for opkrævning af forbrugsafgift er

Behandlingerne sker ved hjælp af elektronisk databehandling i det fælleskommunale Sagshenvisnings- og Advissystem og i det fælleskommunale System Ydelsesoversigt, der begge føres på KommuneData A/S. Der benyttes pc'er til tekstbehandling og lignende. I begrænset omfang benyttes manuelle registre, hovedsagelig af midlertidig karakter.

Københavns Kommunes Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltning er systemansvarlig for de edb-systemer, der benyttes ved behandlingen.

Behandlingerne foretages i flere forvaltninger og de fire forsøgsbydele.

I henhold til § 6, stk. 2, i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" skal beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger og/eller bydele træffes af Økonomiudvalget.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen, skal eventuelt indgå i den løbende statistikproduktion, som foretages i Københavns Statistiske Kontor.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

Da fællesanmeldelsen allerede er godkendt af Datatilsynet, skal der ikke indhentes udtalelse derfra, jf. Datatilsynets Vejledning om anmeldelse i henhold til kapitel 12 i lov om behandling af personoplysninger. (Vejl. 125 af 10. juli 2000).

Uddybende sikkerhedsregler er fastlagt i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i København Kommune og forsøgsbydelene" vedtaget af Borgerrepræsentationen den 21. september 2000.

Kopi af den af Datatilsynet godkendte fællesanmeldelse for sagshenvisning og advis, journalnummer 2000-51-0006.

Erik Jacobsen

/Vibeke Iversen