Regnskabscirkulære og regler for overførsler

Se alle bilag

Økonomiudvalget skal tage stilling til retningslinjerne for aflæggelsen af Københavns Kommunes regnskab 2019. Kommunens regler for regnskabet tager udgangspunktet i Social- og Indenrigsministeriets regler i Budget- og Regnskabssystem for kommuner.

Det angives ved hvert regnskab en række fokusområder, hvor Økonomiforvaltningen følger særligt op i forhold til at sikre et rigtigt regnskab, samt imødegå kendte udfordringer i form af fx revisionsbemærkninger. Disse fokusområder er ved regnskabet for 2019 periodisering (indregning af udgifter i korrekt regnskabsår), systemafstemning (afstemning mellem kommunen fagsystemer og økonomisystemet), debitorområdet (korrekt opgørelse af kommunens tilgodehavender) og obligatoriske oversigter (at alle oversigter til regnskabet er korrekte).

Med sagen forelægges desuden regler for overførsler mellem 2019 og 2020, disse danner grundlag for udvalgenes overførsler ved Overførselssagen 2019-2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at regnskabscirkulæret godkendes som Københavns Kommunes retningslinjer for aflæggelsen af årsregnskabet 2019, jf. bilag 1,
at principper for overførsler mellem 2019 og 2020 godkendes, jf. bilag 2.

Problemstilling

I denne sag fremlægges retningslinjer for aflæggelse af kommunens regnskab 2019, samt reglerne for overførsler mellem 2019 og 2020 forud for Overførselssagen.

Processen for aflæggelsen af regnskabet starter med Økonomiudvalgets godkendelse af regnskabscirkulæret og afsluttes ved Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet henholdsvis den 31. marts og den 23. april 2020. Når regnskabet er godkendt af Borgerrepræsentationen, oversendes det til revisionen (Deloitte). Den endelige godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2019 inkl. revisionens bemærkninger forventes at ske den 29. oktober 2020.

Regnskabscirkulæret og reglerne for overførsler har været i høring i forvaltningerne og Intern Revision og er godkendt i kredsen af økonomidirektører.

Løsning

Regnskabscirkulære

Formålet med regnskabscirkulæret er, at arbejdet med aflæggelsen af Københavns Kommunes regnskab sker efter gældende lovgivning og interne regler i Københavns Kommune.

Regnskabscirkulæret beskriver de overordnede retningslinjer for aflæggelsen af kommunens regnskab og hovedprocesserne i forbindelse med registrerings- og rapporteringsfasen. Regnskabscirkulæret er hidtil blevet udarbejdet som et etårigt dokument, men da kommunens regler for regnskabet ikke ændres løbende, vil cirkulæret være kommunens faste regler for regnskabet, indtil der vurderes at være behov for opdatering heraf.

Der er ved regnskabet for 2019 i forlængelse af revisionsbemærkningerne til regnskabet for 2018 særligt fokus på periodisering, afstemning af fagsystemer, kvalitet på balancen og i de obligatoriske oversigter, samt debitor.

I forbindelse med opdatering af regnskabscirkulæret fra 2019 til 2020 har cirkulæret været i høring hos forvaltningerne og Intern Revision, hvorefter cirkulæret er blevet behandlet af forvaltningerne i regi af Budget- og Regnskabskredsen (forvaltningernes økonomichefer) og Økonomikredsen (forvaltningernes økonomidirektører).

Periodisering

Der må ikke indregnes indtægter og udgifter uden, at der foreligger en faktura. Indregning af øvrige udgifter kræver særskilt aftale herom med Økonomiforvaltningen. For at understøtte en korrekt periodisering og effektiv lukkeproces, lukkes der for tilgangen af fakturaer til kommunens workflow den 15. januar 2020, hvorefter medarbejderne har fem hverdage frem mod 22. januar 2020 til at behandle alle indkomne fakturaer. Hermed sikres det at regnskabsåret lukkes med færrest mulige fakturaer i flow, og at der dermed ikke ligger ubehandlede fakturaer, som skulle have været indregnet i regnskabet.

Afstemning af fagsystemer

For at kunne aflægge et rigtigt regnskab, er det afgørende, at alle poster fra kommunens ca. 40 udbetalings- og faktureringssystemer kommer rigtigt ind i økonomisystemet. I løbet af 2019 er der udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser for de resterende systemer, således at der nu er en systemansvarlig og forretningsgangsbeskrivelse på alle kommunens udbetalings- og faktureringssystemer. Alle systemejere skal sikre, at alle poster fra fagsystemet afleveres korrekt til økonomisystemet Kvantum.

Kvalitet på balancen og obligatoriske oversigter

Økonomiforvaltningen har gennem både 2018 og 2019 arbejdet med at sikre en højere kvalitet på kommunens balance, herunder at der sker en ensartet afstemning af alle kommunens balancekonti. I forlængelse heraf er de obligatoriske oversigter til regnskabet gennemgået med henblik på at sikre en større kvalitet i fremstillingen.

Debitor

Debitorområdet er desuden et særskilt fokusområde, idet der i 2018 var udfordringer med at opgøre kommunens samlede tilgodehavende. Økonomiforvaltningen har nedsat en projektgruppe med deltagelse af KMD, der skal sikre afstemning af tilgodehavender mellem KMD Opus Debitor og Kvantum for 2018 og 2019, med det formål at sikre en retvisende debitormasse ved regnskabsaflæggelsen for 2019. I arbejdet indgår at afklare eventuelle konsekvenser for borgere og virksomheder. Arbejdet følges tæt af Økonomiforvaltningens direktion, og revisionen orienteres løbende om fremdriften. Økonomiudvalget vil blive præsenteret for resultaterne af arbejdet i forlængelse af afslutningen af regnskabet for 2019, dvs. primo 2020.

Regler for overførsler af uforbrugte midler fra 2019 til 2020

Reglerne for overførsler ved årsskiftet sikrer udvalgene en fleksibilitet og giver incitament til, at der i forvaltningerne og enkeltinstitutionerne kan træffes hensigtsmæssige økonomiske beslutninger.

Med Budget 2020 er der afsat 207,4 mio. kr. i servicebufferpuljen med henblik på anvendelse af et eventuelt mindreforbrug fra regnskab 2019 i budgetår 2020. Der kan kun overføres uforbrugte servicemidler fra regnskab 2019 til Budget 2020, såfremt der kan tildeles servicemåltal hertil.

Reglerne for overførsler er ikke ændret i forhold til 2018-2019, der er dog tilføjet præciseringer vedr. lov- eller kontraktmæssigt bunde midler samt eksternt finansierede projekter.

Der kan overføres servicemidler mellem årene indenfor følgende kategorier:

Decentrale institutioners opsparing
Eksternt finansierede projekter (tilskudsmidler)
Lov- eller kontraktmæssigt bundne midler

Herudover vil mer- og mindreforbrug på anlægsområdet blive overført til 2020. Overførsler af mindreforbrug på anlæg tildeles ikke anlægsmåltal, men skal håndteres inden for udvalgets ramme.

Overførslerne besluttes politisk med Overførselssagen 2019/2020.