Cirkulære for budgetopfølgning 2020

Økonomiforvaltningen reviderer årligt budgetopfølgningscirkulæret og forelægger det for Økonomiudvalget til godkendelse. Cirkulæret fastsætter med udgangspunkt i kommunens bevillingsregler retningslinjerne for budgetopfølgningen i kommunen. I cirkulæret fremgår således kravene til de forskellige elementer af kommunens budgetopfølgning, herunder kvartalsprognoserne for årets forventede regnskab, sagerne om bevillingsmæssige ændringer, risikolisten (månedlig opfølgning) samt anlægsoversigterne.

Blandt ændringerne af budgetopfølgningscirkulæret fra 2019 til 2020 kan fremhæves, at beskrivelsen af interne lån er blevet udfoldet. Det er blevet tilføjet, at hvis udvalgene i løbet af året har optaget interne lån med henblik på håndtering af forventede merforbrug, kan der ske en tilpasning af det interne lån på baggrund af det faktisk behov, når regnskabsresultatet forelægger.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Cirkulære for budgetopfølgning 2020 godkendes, jf. bilag 1.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen reviderer årligt budgetopfølgningscirkulæret med henblik på Økonomiudvalgets godkendelse.

Cirkulærets formål er at sikre en standardiseret, fyldestgørende og samtidig budgetopfølgning i hele Københavns Kommune, som gør det muligt hurtigt at reagere og foretage korrigerende handlinger i forbindelse med budgetafvigelser.

Mere konkret indeholder cirkulæret retningslinjerne for de forskellige elementer i kommunens budgetopfølgning, herunder bl.a.:  

• Kvartalsprognoserne for årets forventede regnskab; hvor der på tværs af styringsområder følges op og afgives forklaringer på forventede afvigelser mellem kommunens forventede korrigerede budget og forventede reelle forbrug.
• Sagerne om bevillingsmæssige ændringer; hvormed der kan ansøges om omplaceringer af midler mellem bevillinger og udvalg af teknisk karakter.
• Månedlig opfølgning på problemområder (risikolisten); som indeholder månedlig status på sager/områder, hvor det forventede regnskab for året afviger med mere end 10 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Listen indeholder endvidere anlægssager, hvor det forventede samlede regnskab for afviger med mere end 10 mio. kr. i forhold til korrigeret budget.
• Anlægsoversigterne; hvormed der fire gange årligt følges op på eksekvering af anlæg og kommunens samlede anlægsbudget, ligesom der foretages reperiodiseringer mellem årene.

Cirkulæret udarbejdes indenfor rammerne af såvel statslige regler og aftaler samt interne retningslinjer. Cirkulæret understøtter således, at såvel de statslige regler i budget- og regnskabssystem for kommuner som Københavns Kommunes egne bevillingsregler overholdes, ligesom cirkulæret skal understøtte, at kommunen bidrager til overholdelse af de årlige aftaler om kommunernes økonomi mellem regeringen og KL.

Løsning

I forbindelse med opdatering af budgetopfølgningscirkulæret fra 2019 til 2020 har cirkulæret været i høring hos forvaltningerne og Intern Revision, hvorefter cirkulæret er blevet behandlet af forvaltningerne i regi af Budget- og regnskabskredsen og Økonomikredsen.

Cirkulæret for 2020 inklusiv bilag, herunder tidsplan for de forskellige elementer i budgetopfølgningen, er vedlagt indstillingen som bilag 1.

I forhold til cirkulæret for 2019 er cirkulæret for 2020 overordnet uændret i sin helhed. Der er foretaget følgende enkelte ændringer af cirkulæret for 2020:

• Renten på interne lån fastsættes hvert år i budgetopfølgningscirkulæret. Renten fastsættes med udgangspunkt i skønnet for den 10-årige statsobligation i Økonomisk Redegørelse tillagt 1 procentpoint. Skønnet udgør pr. august 2019 -0,3 pct. og den interne rente i 2020 fastsættes derfor til 0,7 pct.
• Beskrivelsen af interne lån er blevet udfoldet, så det fremgår, at hvis udvalgene i løbet af året har optaget interne lån med henblik på håndtering af forventede merforbrug, kan der ske en tilpasning af det interne lån på baggrund af det faktiske behov, når regnskabsresultatet forelægger. Det vil i praksis ske i forbindelse med Overførselssagen.
• Herudover er det i forhold til interne lån blevet præciseret, at hvis et internt lån optages med henblik på (mer)udgifter i et senere år, anvendes den interne rente, som Økonomiudvalget senest har vedtaget i forbindelse med budgetopfølgningscirkulæret. Det skyldes, at det er nødvendigt at kende renten og dermed afdragsprofilen på interne lån ved den politiske godkendelse heraf.
• Endvidere er der udgået et afsnit om tværgående opfølgning på nye budgetinitiativer og hensigtserklæringer, da denne opfølgning er ophørt. Økonomiforvaltningen forelægger fortsat Økonomiudvalget for den kvartalsvise status på forvaltningens egne projekter og hensigtserklæringer, herunder de tværgående projekter og hensigtserklæringer, som Økonomiforvaltningen tager del i.    

Det bemærkes desuden, at placeringen af Økonomiudvalgets møder i 2020 betyder, at Økonomiudvalgets målsætning om aktuelle prognoser, hvormed der maksimalt må gå 43 dage, fra forbrugsdata til prognosen foreligger, til prognosen forelægges Økonomiudvalget, ikke kan overholdes i forbindelse med hhv. april- og oktoberprognosen, hvor der vil gå hhv. 49 og 55 dage. Økonomiforvaltningen vil i 2020 undersøge muligheden for, at afrapporteringsperioden fra kvartalets udgang til forelæggelsen for Økonomiudvalget kan blive forkortet med virkning fra 2021, så Økonomiudvalget forelægges så aktuelle prognoser som muligt.  

Videre proces

Hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen, udsendes cirkulæret til forvaltningerne, ligesom det vil blive publiceret på Økonomiportalen. Forvaltningerne er herefter ansvarlige for at følge cirkulærets retningslinjer i forbindelse med budgetopfølgningen, ligesom forvaltningerne er ansvarlige for, at ændringer i cirkulæret er kendt og bliver implementeret på de relevante niveauer i forvaltningerne.

Søren Tegen Pedersen                        /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 2: Cirkulære for budgetopfølgning 2020 (2019-0167254)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. november 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning