Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 12. november 2002

 

 

 

J.nr.             ØU 275/2002

 

 

6.                   Udbud vedrørende lønanvisnings- og lønsystem- ydelserne i Københavns Kommune

 

 

INDSTILLING

[s1] Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, Borgerrepræsentationen at tiltræde, at 

 

·        opgaven vedrørende kommunens centrale lønanvisning, herunder anskaffelsen af et nyt lønanvisningssystem udbydes i overensstemmelse med vedlagte tidsplan.

 

 

RESUME

[s2] Økonomiudvalget godkendte den 26. juni 2001 en virksomhedskontrakt, der foreskrev en omdannelse af Løn- og Pensionsanvisningen til indtægtsdækket virksomhed, samt konkurrenceudsættelse af opgaven.

 

På denne baggrund indstiller Økonomiforvaltningen, at opgaven omhandlende kommunens centrale lønanvisninger, herunder anskaffelsen af et nyt lønanvisningssystem snarest udbydes med det formål at sikre kommunen en kvalitetsmæssig bedre løsning til en konkurrencedygtig pris.

 

Baggrunden for at igangsætte udbudsprocessen på nuværende tidspunkt er, at Kommunedata A/S udfaser det gamle lønsystem primo 2004. For at undgå at skulle implementere et nyt system i udbudsperioden bør opgaven udbydes efter vedlagte tidsplan, således at en eventuel ny leverandør kan overtage lønanvisningen primo 2004.

 

Det er på baggrund af drøftelse  med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foreslået , at  Uddanelses- og Ungdomsforvaltningens lønanvisning indgår i udbudet. Kommune Teknik København, Københavns Brandvæsen og Center for Aktivering og Beskæftigelse skal med på systemdelen (dvs. overgang til nyt lønsystem) af udbudet, hvorimod der lægges op til, at disse institutioner alene deltager som option på anvisningsdelen. Københavns Energi fastholder egen lønanvisning, men skal have adgang til det system, der anskaffes gennem udbudet.  

 

I forbindelse med udbud af Løn- og Pensionsanvisningen vil der blive stillet krav om, at det nuværende personale i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven ansættes hos den fremtidige leverandør. De tjenestemandsansatte medarbejdere vil blive tilbudt særlige ordninger i form af f.eks. overgang til privat overenskomst, orlov eller udlån.

 

SAGSBESKRIVELSE

[s3] Med henvisning til den virksomhedskontrakt som blev forelagt Økonomiudvalget den 26. juni 2001, vedrørende omdannelse af Løn- og Pensionsanvisningen til indtægtsdækket virksomhed, indstilles det til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at Københavns Kommune nu går i gang med den del af kontrakten der omhandler konkurrenceudsættelse, og at man således snarest offentliggør et EU-udbud, der omhandler kommunens centrale lønanvisninger, herunder et lønanvisningssystem med tilknyttede HR - og lønstyringsfaciliteter.

 

Målet med at konkurrenceudsætte kommunens Løn- og Pensionsanvisning er at sikre, at kommunen får en kvalitetsmæssig bedre løsning af opgaven til en konkurrencesdygtig pris.

 

Kommunedata A/S har oplyst, at det nuværende lønsystem (KLP) vil blive udfaset primo 2004, mod tidligere forventet ultimo 2003. Endvidere har Kommunedata A/S bekræftet, at det vil være muligt at vedligeholde KLP i nogle måneder ind i 2004. Det betyder, at det vil være muligt at gennemføre udbudsforretningen, uden at der skal implementeres et midlertidigt lønsystem i udbudsperioden, jf. vedlagte tidsplan.

 

Målene bag den planlagte proces for udbudet er:

·        At gøre den samlede udliciteringsproces så nem som mulig for forvaltninger og institutioner, idet IT-løsningen indgår i det samlede udbud

·        At fremme den størst mulige fleksibilitet, den bedste pris og den mindste økonomiske risiko for kommunen

 

Pensionsanvisning

Pensionsanvisningen i Københavns Kommune har særlige kompetencer bl.a. vedr. tjenestemandspensioner, som p.t. understøttes af et samarbejde mellem Århus Kommune og Københavns Kommune samt Kommunedata A/S. For at sikre disse kompetencer, skal det overvejes, om pensionsanvisning bør være en option i udbudet, således at overdragelsen til ekstern leverandør sker uafhængigt af løndelen og systemdelen.

 

Lønanvisning i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har i dag egen lønanvisning. Det foreslås på baggrund af drøftelser mellem Økonomiforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens lønanvisningsopgaver indgår i udbudet sammen med Løn- og Pensionsanvisningens opgaver.

                     

Lønanvisning i Københavns Energi

Københavns Energi har i dag egen lønanvisning. Det anbefales, at denne funktion fastholdes, men at det løn-system, som anskaffes gennem udbudet, også stilles til rådighed for Københavns Energi.

 

Lønanvisning i Kommune Teknik København, Københavns Brandvæsen og Center for Aktivering og Beskæftigelse

Vedr. lønanvisning i Center for Beskæftigelse og Aktivering (Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen), Københavns Brandvæsen og Kommune Teknik København har disse i dag decentrale lønanvisninger. På denne baggrund er der to modeller at vælge imellem:

 

1.      Københavns Brandvæsen, Kommuneteknik København og Center for Aktivering og Beskæftigelse indgår i udbudet sammen med Løn- og Pensionsanvisningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens opgaver både på anvisnings- og systemsiden

2.      Lønanvisningen i Københavns Brandvæsen, Kommune Teknik København og Center for Aktivering og Beskæftigelse indgår i udbudet på systemdelen, men deltager alene som en option på anvisningsdelen. På denne måde kan Borgerrepræsentationen beslutte, at lønanvisningen i disse institutioner på et senere tidspunkt overdrages til den valgte leverandør uden forudgående udbud

 

For at overholde tidsplanen, og på denne måde undgå at implementere et nyt lønsystem i udbudsperioden, anbefales det at vælge model 2.

 

Personalespørgsmål

En udlicitering af kommunens lønanvisningsopgaver indebærer, at den nye leverandør er forpligtet til at ansætte de medarbejdere, som kommunen i dag har knyttet til løsningen af lønanvisningsopgaver. Antallet afhænger af udbudets omfang, men vil under alle omstændigheder omfatte de ca. 110 medarbejdere i Løn og Pensionsanvisningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens centrale lønanvisninger.

 

Cirka halvdelen af medarbejderne er tjenestemænd. For denne personalegruppe lægges der op til en overførsel til privat overenskomst. Alternativt en udlånsordning/orlovsordning med mulighed for tilbagegang til tjenestemandsstilling i kommunen.

 

Overenskomstansatte medarbejdere ansættes i henhold til virksomheds-overdragelsesloven til ansættelse på privat overenskomst hos den valgte leverandør.

 

Personalepolitiske overvejelser

Det er af afgørende betydning at sikre, at udbudet lægges til rette på en sådan måde:

 

·        At der skabes tryghed blandt de berørte medarbejdere i udbudsperioden og i forbindelse med en personaleoverførsel til en ny leverandør

·        At medarbejderne fortsat opfatter det som attraktivt at arbejde med lønanvisning for Københavns Kommune (hensynet til fastholdelse)

 

Herudover lægges der vægt på, at udbudet er formuleret, så alle regler om virksomhedsoverdragelse, samt principper bag medarbejderinddragelse ved omstilling, jfr. "Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse", herunder særligt "Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering" overholdes. Der er herigennem lagt op til at sikre medarbejderne indflydelse på beslutningsprocessen i forbindelse med udbudet.

 

Organisering

Projektledelsen varetages af Økonomiforvaltningen.

 

Der vil ved udformningen af projektorganisationen blive lagt vægt på at fremme en stram og effektiv styring af projektet, hvor der samtidig gives plads til, at såvel forvaltningerne som det berørte personale involveres i projektet i overensstemmelse med målene om medvirken og inddragelse.

 

Økonomi

Finansiering af driftsudgifter

Lønanvisning og lønsystem i Løn- og Pensionsanvisningen fungerer i dag som indtægtsdækket virksomhed, der sælger ydelser til forvaltningerne. Uddannelses og Ungdomsforvaltningens lønanvisning er ikke indtægtsdækket.

 

Såfremt ydelserne efter udbud skal leveres af en ekstern leverandør, vil der ligeledes ske en udfakturering af de løbende driftsudgifter til de enkelte forvaltninger.

 

Projektøkonomi

Der forventes et væsentligt ressourceforbrug i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet. De nødvendige beskrivelser og krav vedrørende de systemmæssige forhold forventes fortrinsvis at ske ved Økonomiforvaltningens foranstaltning (Økonomiforvaltningens 11. kontor og Løn- og Pensionsanvisningen). Beskrivelserne af krav vedrørende lønanvisningsopgaverne involverer alle forvaltningerne.

 

I det samlede budget i forbindelse med projektet vil udgiften til ekstern konsulentbistand veje tungest. Økonomiforvaltningen har optaget forhandling med et par eksterne konsulentfirmaer, som findes egnede. Det vurderes, at udgiften til konsulentbistand vil andrage i størrelsesordenen 1 mio. kr.

 

De direkte projektudgifter finansieres indenfor Økonomiforvaltningens  budgetramme.

 

Bestillerfunktion

Såfremt Løn- og Pensionsanvisningen efter udbud skal drives af en privat virksomhed, skal der oprettes en intern bestillerfunktion til at administerere aftalen med den eksterne leverandør. Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med en indstilling om valg af leverandør også indstille, at der afsættes et beløb til oprettelse af en bestillerfunktion finansieret af en del af besparelsen som følge af konkurrenceudsættelsen.

 

 

Miljøvurdering

-

 

Høring

Sagen har været drøftet med forvaltningerne

 

Sagen er blevet drøftet i Afdelingssamarbejdsudvalget i både Økonomiforvaltningen/ Løn- og Pensionsanvisningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

 

Andre konsekvenser

-

 

Bilag

Tidsplan for udbudet

 

 

Erik Jacobsen

                   

                                                         / Bjarne Winge