Revisionsberetninger vedr. forsøgsbydelenes regnskaber for 2001 (Behandles under eet med ØU 278/2002)

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 12. november 2002

 

 

 

J.nr.             ØU 279/2002

 

 

2.                   Revisionsberetninger vedr. forsøgsbydelenes regnskaber for 2001 (Behandles under eet med ØU 278/2002)

 

 

INDSTILLING

[s1] Økonomiforvaltningen indstiller, at

Økonomiudvalget godkender nedenstående bemærkninger til revisionsberetningerne vedrørende forsøgsbydelenes regnskaber for 2001.

 

 

RESUME

[s2] Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsberetninger vedrørende forsøgsbydelenes regnskaber for 2001. Økonomiudvalget har – efter bydelsforsøgets ophør – det formelle ansvar for at afslutte og fremlægge bydelenes regnskaber i forhold til Borgerrepræsentationen, revision og Indenrigs- og Sundhedsministeriet (ØU 275/01).

Revisionsdirektoratets bemærkninger til forsøgsbydelenes regnskaber er opsummeret nedenfor.

Forsøgsbydelenes opgaver er overgået til udvalgene pr. 1. januar 2002. Sundheds- og Omsorgsudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har med virkning fra 1. januar 2002 overtaget opgaveansvaret for de i særberetningerne berørte områder. Udvalgene forudsættes at følge op på de forhold, som Revisionsdirektoratet anfører i beretningerne.

Økonomiudvalget sender revisionsberetningerne og de afgørelser, som Økonomiudvalget træffer i forbindelse hermed, til Borgerrepræsentationen. Borgerrepræsentationen sender bydelenes regnskaber sammen med revisionsberetningerne og de afgørelser, som Økonomiudvalget har truffet, til de relevante ministerier.

 

SAGSBESKRIVELSE

[s3] Baggrund

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsberetninger vedrørende forsøgsbydelenes regnskaber for 2001 til Økonomiudvalget. Økonomiudvalget har – efter bydelsforsøgets ophør – det formelle ansvar for at afslutte og fremlægge bydelenes regnskaber i forhold til Borgerrepræsentationen, revision og Indenrigs- og Sundhedsministeriet (ØU 275/01).

Beretningerne omfatter for hver bydel følgende:

A. Beretning om revision af årsregnskabet for 2001

B. Beretning om revision af regnskab for 2001 på visse dele af det sociale område

C. Beretning om revision af regnskab for 2001 på boligstøtteområdet

D. Beretning om revision af regnskab 2001 på integrations- og repatrieringsområdet.

Beretningerne er vedlagt i bilag 1-4.

De tre sidste er særberetninger, der vedrører sociale ydelser med statsrefusion som f.eks. førtidspension, folkepension og boligstøtte. Revisionen foretages i henhold til ressortministeriernes bekendtgørelser om regnskab og refusion m.v. på de pågældende områder.

Revisionen vedrørende forsøgsbydelenes årsregnskaber foretages i henhold til bestemmelserne i Københavns Kommunes revisionsvedtægt og omhandler regnskabsførelse og økonomistyring for den øvrige del af forsøgsbydelenes virksomhed.

Bydelenes opgaver er pr. 1. januar 2002 overgået til udvalgene. Sundheds- og Omsorgsudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har med virkning fra 1. januar 2002 overtaget opgaveansvaret for de i særberetningerne berørte områder.

Nedenstående bemærkninger til beretningerne på forsøgsbydelenes område har været til høring i Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Forvaltningernes høringssvar er vedlagt som bilag 5.

Revisionsberetningerne og Økonomiudvalgets besvarelse heraf sendes til Borgerrepræsentationen. Borgerrepræsentationen sender bydelenes årsregnskaber, revisionsberetningerne og Økonomiudvalgets bemærkninger hertil til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Revisionsberetningerne for visse dele af det sociale område og boligstøtteområdet samt Økonomiudvalgets bemærkninger sendes til Socialministeriet. Revisionsberetningerne for integrations- og repatrieringsområdet og Økonomiudvalgets bemærkninger hertil sendes til Ministeriet for Flygtninge, Invandrere og Integration.

 

Revisionens beretning

A. Beretning om revision af forsøgsbydelenes årsregnskaber for 2001

Revisionen af årsregnskaberne omfatter området udlagt til selvstændig varetagelse, områder udlagt til bydelene ved delegation samt visse lovbundne opgaver.

Ved revisionen er der foretaget finansiel revision, dvs. det er efterprøvet om bydelenes regnskabstal er rigtige, om de dispositioner, der er omfattet heraf, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, bydelsrådenes beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere er der foretaget forvaltningsrevision, dvs. det er efterprøvet, om udførelsen af bydelsrådenes beslutninger og den øvrige forvaltning af bydelenes anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde.

Revisionen er udført dels i årets løb og dels i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Revisionen af Kgs. Enghave bydels årsregnskab har ikke givet anledning til bemærkninger. For de øvrige bydele peger Revisionsdirektoratet i revisionsberetningen på følgende forhold:

1.      Manglende forretningsgangsbeskrivelser og tilstedeværelseskontrol i lønadministrationen (Indre Østerbro, Indre Nørrebro og Valby bydele)

2.      Manglende afstemning/specifikation af statusposter (Indre Østerbro, Indre Nørrebro og Valby bydele)

3.      Manglende forretningsgangsbeskrivelse for ejendomsregistrering (Indre Nørrebro bydel)

4.      Manglende projektregnskab (Indre Nørrebro bydel)

Ad 1. Lønadministration

Revisionsdirektoratet anfører, at Indre Østerbro og Indre Nørrebro bydele endnu ikke ved bydelsforsøgets ophør pr. 31. december 2001 har udarbejdet en forrretningsgangsbeskrivelse, som opfylder kravene i de generelle retningslinier for anvendelse af Kommunedataløn i Københavns Kommune.

Desuden anfører Revisionsdirektoratet, at gennemgangen af tilstedeværelseskontrollen for juni 2001 i Indre Nørrebro bydel viste, at der fortsat er usikkerhed med styringen af kontrollen på bydelsrådhuset.

Endelig anfører Revisionsdirektoratet, at det ikke i forbindelse med en fejlagtig lønudbetaling til en fratrådt medarbejder i Valby bydel har været muligt at få forelagt en attestationsliste fra den afdeling, hvor den pågældende har været ansat.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at de tidligere bydelsmedarbejdere er overgået til ansættelse i forvaltningerne i BR-kommunen. Udbetalingen af løn, tilstedeværelseskontrol m.v. vedrørende medarbejderne er hermed fremadrettet omfattet af forretningsgangsbeskrivelserne i de forvaltninger, som medarbejderne er overgået til og forudsættes derfor at ske forsvarligt efter gældende retningslinier.

Ad 2. Manglende afstemning/specifikation af statusposter

Revisionsdirektoratet anfører, at der ved revisionens afslutning manglede en række afstemninger/specifikationer til statusposterne i regnskab 2001 for Indre Østerbro, Indre Nørrebro og Valby bydele.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at der i løbet af 2002 er foretaget en opgørelse og overførsel af disse saldi til udvalgene i forbindelse med den endelige etablering af åbningsbalancen i KØR 2.

Ad 3. Manglende forretningsgangsbeskrivelse for ejendomsregistrering

Revisionsdirektoratet anfører, at der fortsat manglede forretningsgangsbeskrivelse for registrering af ejendomme m.v., herunder bydelens lejemål, beholdninger, maskiner, inventar m.v.

Bydelenes værdier i form af beholdninger, inventar m.v. er overgået til BR-kommunen og er dermed fremadrettet omfattet af den registrering, som er foreskrevet i de enkelte forvaltningers forretningsgangsbeskrivelser.

 Ad 4. Manglende projektregnskab

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet endnu ikke har modtaget et projekt­regnskab vedrørende projektet Kulturhus Blågården, som Indre Nørrebro bydel modtog støtte til fra By- og Boligministeriet.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at regnskabet for projektet, der er ophørt pr. 31. december 2001, fremsendes til Revisionsdirektoratet snarest muligt.

B. Beretning om revision af regnskab for 2001 på visse dele af det sociale område

Revisionen har omfattet en gennemgang af personsager og en gennemgang af bydelenes forretningsgange for kontrol med beregningen og udbetalingen af sociale ydelser i medfør af en række love på det sociale område.

Revisionsdirektoratet har undersøgt 304 personsager. Der blev fundet fejl i 59 tilfælde. Det fremgår af revisionsberetningerne, at fejlene efterfølgende er blevet berigtiget eller blevet igangsat korrigeret af bydelsadministrationerne. I en konkret sag om hjælp til en klient i Kgs. Enghave bydel til etablering af egen virksomhed anfører Revisionsdirektoratet, at der ikke er hjemmel til at yde hjælp efter den anvendte paragraf i lov om aktiv socialpolitik. I forbindelse med seks sager med fejl i Valby bydel anfører Revisionsdirektoratet, at direktoratet ikke har modtaget oplysninger om eller på anden måde har kunnet konstatere, om fejlrettelserne har fundet sted.

Forsøgsbydelene har deltaget i hovedparten af de temakontroller, der har været udmeldt af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Revisionsdirektoratet anfører, at bydelsadministrationen i Indre Østerbro bydel burde have taget stilling til resultatet af temakontrollen.

Revisionsdirektoratets gennemgang af kontrollen med udbetaling af ydelser viste bl.a. manglende førkontrol af udbetalingerne som foreskrevet i forretningsgangene i Indre Østerbro og Indre Nørrebro bydele. Revisionsdirektoratet beder oplyst, om det er sikret, at kontrollen i tidligere Indre Østerbro bydel efter bydelsforsøgets ophør bliver udført i overensstemmelse med gældende retningslinier.      

Socialområdet i forsøgsbydelene er efter forsøgets ophør overgået til Sundheds- og Omsorgsudvalgets og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets ansvarsområder.

Sundhedsforvaltningen har i 2002 indskærpet retningslinierne for intern kontrol med beregning og udbetaling af folkepension overfor samtlige Pensions- og Omsorgskontorer.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har i 2000 og 2001 igangsat en række initiativer med henblik på at begrænse antallet af fejl i sagerne, jf. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets svar på revisionsberetningerne på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område.

Udvalgene forudsættes at følge op på de af Revisionsdirektoratet anførte forhold på de tilbageførte opgaveområder.

Økonomiforvaltningen henviser i øvrigt til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets  besvarelse af protokollatet om revision af regnskabet for 2001 på visse dele af det sociale område (for ydelserne sociale pensioner ekskl. folkepension, kontanthjælp og aktivering, dagpenge ved sygdom og barsel m.v.) og til Sundheds- og Omsorgsudvalgets besvarelse vedrørende folkepension, jf. bilag 6.

C. Beretning om revision af regnskab for 2001 på boligstøtteområdet

Revisionen har omfattet en gennemgang af personsager og en gennemgang af bydelenes forretningsgange for kontrol med beregningen og udbetalingen af boligstøtte. Boligstøtteområdet omfatter boligsikring, boligydelse som tilskud, boligydelse som lån, sanerings-, byfornyelses- og forbedringsboligsikring samt beboerindskudslån.

Revisionsdirektoratet har undersøgt i alt 57 personsager/udbetalinger i de fire forsøgsbydele. Der var fejl i fire sager. Disse er efterfølgende blevet rettet af bydelsadministrationerne.

Revisionsdirektoratet har gennemgået den udførte førkontrol af udbetalinger på boligstøtteområdet i forsøgsbydelene. Gennemgangen viste, at størstedelen af førkontrollen i Indre Nørrebro og Valby bydele først var udført efter udbetalingstidspunktet, og at det i Kgs. Enghave bydel ikke var muligt at konstatere, hvornår kontrollen var udført, da der ikke var påført dato for udførelsen af kontrollen.

Revisionsdirektoratet konstaterer, at forsøgsbydelene på nær Kgs. Enghave bydel har deltaget i de temakontroller, som Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen havde tilrettelagt i 2001. Temakontrollen på boligstøtteområdet vedrørte solidarisk hæftelse som betingelse for udbetaling af boligstøtte. Revisionsdirektoratet finder, at temakontrol er en så væsentlig del af den interne kontrol, at den ikke kan udelades.

I revisionsberetningen for Indre Nørrebro bydel omtales en fejl i forbindelse med, at beboerne i De Gamles Bys ældreboliger ikke særskilt har betalt for deres elforbrug, da betaling for forbruget er en del af nettoboligudgiften. Revisionsdirektoratet har skønnet, at der totalt er udbetalt 3,7 mill. kr. for meget i boligydelse igennem de sidste 7 år som følge af fejlen. Revisionsdirektoratet finder, at det for meget udbetalte bør holdes uden for statsrefusionsopgørelsen, og at der bør foretages en juridisk vurdering af mulighederne for at få KAB til at dække bydelens/kommunens tab i sagen.

Hovedparten af de omtalte sager om boligstøtte i De Gamles By er efter 31. december 2001 overført til Sundhedsforvaltningen. Sundhedsforvaltningen vurderer, at kun en mindre del af beløbet på 3,7 mill.kr. skal holdes uden for statsrefusionen. Sundhedsforvaltningen vil kontakte Revisionsdirektoratet med henblik på at afklare beløbsstørrelserne.

Boligstøtte m.v. i forsøgsbydelene er efter forsøgets ophør overgået til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalgets ansvarsområder.

Sundhedsforvaltningen har i 2002 indskærpet retningslinierne for intern kontrol med beregning og udbetaling af boligstøtte overfor samtlige Pensions- og Omsorgskontorer.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil  tage skridt til at præcisere forretningsgangen for behandlingen af ansøgninger om boligstøtte, jf. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets svar på revisionsprotokollaterne på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område.

Udvalgene forudsættes at foranstalte, at der rettes op på de af Revisionsdirektoratet anførte forhold.

Økonomiforvaltningen henviser i øvrigt til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets og Sundheds- og Omsorgsudvalgets besvarelser af protokollatet om revision af regnskabet for 2001 på boligstøtteområdet, jf. bilag 6 og 7.

D. Beretning om revision af regnskab 2001 på integrations- og repatrieringsområdet

Revisionen har omfattet en gennemgang af personsager og en gennemgang af bydelenes forretningsgange for kontrol med beregningen og udbetalingen af integrations- og repatrieringsydelser, herunder om bydelene har opnået korrekte tilskud og refusioner.

Revisionsdirektoratet undersøgte i alt 71 personsager, hvor der enten indgik tilskud eller refusioner til kommunen. Der blev konstateret fejl i 36 sager, bl.a. i  form af manglende dokumentation for opholdstilladelse, fejlkonteringer m.v. I det omfang sagerne har krævet berigtigelse af modtagne tilskud og refusioner, er denne ifølge revisionsberetningerne blevet foretaget af bydelsadministrationerne. I en konkret sag anfører Revisionsdirektoratet, at de foretagne rettelser i Indre Østerbro og Kgs. Enghave bydele ikke er korrekte, hvilket indebærer, at kommunen modtager dobbelt grundtilskud for november 2000 vedrørende én klient. I en anden sag anfører Revisionsdirektoratet, at bydelsadministrationen i Valby bydel ikke har oplyst, om der er modtaget gyldige opholdstilladelser i fem sager, hvor denne manglede, hvorfor en eventuel refusionsmæssig betydning ikke kan vurderes.        

Revisionsdirektoratet har gennemgået den udførte førkontrol af udbetalinger til udlændinge omfattet af integrationsloven. Gennemgangen viste, at i tre ud af fire bydele skete førkontrollen i flere tilfælde ikke - som forudsat i forretningsgangen - inden udbetalingerne fandt sted.

Integrations- og repatrieringsområdet i forsøgsbydelene er efter bydelsorsøgets ophør overgået til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget. Udvalget vil tage skridt til at præcisere forretningsgangen for behandling af og bogføring af udgifter vedrørende integration og repatriering, jf. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse af revisionsprotokollatetrne på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget forudsættes at foranstalte, at der rettes op på de af Revisionsdirektoratet anførte forhold.

Økonomiforvaltningen henviser i øvrigt til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse af protokollatet om revision af regnskabet for 2001 på integrations- og repatrieringsområdet, jf. bilag 7.

 

 

ØKONOMI

-

MILJØVURDERING

Ingen konsekvenser.

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

Indstillingen har været i høring i Sundhedsforvaltningen og i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Høringssvarene er vedlagt som bilag 5.

 

BILAG

Bilagsmaterialet er meget omfattende. Bilag 1-4 samt 6-7 er fremlagt på læseværelset og kan rekvireres hos Borgerrepræsentationens sekretariat.

Bilag 1. Beretning om revision af forsøgsbydelenes årsregnskaber for 2001

Bilag 2. Beretning om revision af forsøgsbydelenes regnskaber for 2001 på visse dele af det sociale område

Bilag 3. Beretning om revision af forsøgsbydelenes regnskaber for 2001 på boligstøtteområdet

Bilag 4. Beretning om revision af forsøgsbydelenes regnskaber 2001 på integrations- og repatrieringsområdet

Bilag 5. Høringssvar fra Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

Bilag 6. Sundheds- og Omsorgsudvalgets besvarelse af revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2001 på Sundheds- og Omsorgsudvalgets område

Bilag 7. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse af revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2001 på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område

                     

 

Erik Jacobsen

 

/ Bjarne Winge