Forslag til ny budgetproces for Budget 2008

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 12. september 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 339/2006

 

 

1.                   Forslag til ny budgetproces for Budget 2008

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget drøfter visionen og rammerne for budgetprocessen for Budget 2008 samt forslag til ny budgetproces for Budget 2008.

 

RESUME

Økonomiudvalget drøftede på budgetseminaret den 14.-15. august 2006 visionerne og rammerne for Økonomiudvalgets arbejde i valgperioden.

På baggrund af Økonomiudvalgets drøftelser opstilles en fælles vision for Økonomiudvalgets arbejde.

Visionen omfatter følgende sigtelinjer:

·        Fælles ansvar for kommunens styre

·        Strategisk og langsigtet udvikling af kommunen

·        Fornyelse og innovation er nøglen til bedre kvalitet og service

·        Ressourcerne skal flyttes fra administration til de borgernære serviceområder

·        Medarbejdernes kompetencer skal udvikles og inddrages aktivt i fornyelse af kommunens service 

·        Samtidighed mellem tilvejebringelsen og udmøntningen af prioriteringsrummet

I denne redegørelse er en gennemgang af visionens elementer, og hvad disse konkret betyder for tilrettelæggelsen af budgetprocessen for Budget 2008.

Baggrunden er, at kommunen står over for en række strukturelle udfordringer de kommende år. Udfordringer, som kommunen skal adressere og finde innovative løsninger på, såfremt Københavns Kommune i de kommende år skal have mulighed for at udvikle sig i en positiv retning til gavn for københavnerne.

 

Den ene udfordring er kravet om 0-vækst i de kommunale serviceudgifter. Kravet om nulvækst i kommunens serviceudgifter betyder reelt, at alle nye tiltag og initiativer, som Borgerrepræsentationen vil igangsætte, skal finansieres via intern omstilling, der frigiver midler til politisk prioritering. Nulvæksten i de kommunale serviceudgifter betyder endvidere, at kommunen i højere grad skal fokusere på at få mere service og kvalitet ud af de samme penge.

Den anden udfordring er stigende problemer med at rekruttere og fastholde kvalificerede medarbejdere. Kommunen står i de kommende år over for at skulle genbesætte de mange stillinger, som bliver ledige, når de store årgange trækker sig tilbage fra arbejdsmarkedet. Samtidigt vil arbejdsudbuddet mindskes, da årgangene, der kommer ud på arbejdsmarkedet bliver mindre. I Københavns Kommune er knap hver femte medarbejder over 55 år, og kommunen har allerede i dag store vanskeligheder med at fastholde og rekruttere kvalificerede medarbejdere på social- og sundhedsområdet.

Udfordringerne understreger behovet for, at kommunen systematisk arbejder med at udvikle nye og bedre løsninger, der kan sikre mere kvalitet og service samt skabe en attraktiv arbejdsplads, hvor aktiv medarbejderinddragelse og kompetenceudvikling prioriteres højt.

Med afsæt i visionen for Økonomiudvalgets arbejde og udfordringerne for Københavns Kommune opstilles en ny model for tilvejebringelsen af prioriteringsrummet samt ny budgetproces for Budget 2008.

Modellen for tilvejebringelsen af prioriteringsrummet indebærer, at der udarbejdes et oplæg fra forvaltningerne, forankret i kredsen af de 7 administrerende direktører. F orvaltningernes oplæg samles i et bruttokatalog, som indeholder konkrete forslag på minimum 400 mill. kr. Kataloget skal indeholde en række konkrete forslag til nye og bedre måder at gøre tingene på, som kan frigøre ressourcer til tværgående og interne prioriteringer.  

Udarbejdelsen af bruttokataloget påbegyndes primo oktober 2006 og afsluttes medio januar 2007 med forelæggelse for Økonomiudvalget primo februar.

Budgetprocessen for Budget 2008 indebærer, at det fortsat er fagudvalgene der har ansvaret for at udarbejde egne budgetforslag, men at beslutningen om hvor der skal omprioriteres og hvilke serviceområder der skal opprioriteres, besluttes sideløbende i forbindelse med de politiske forhandlinger om budgettet i september måned.

 

SAGSBESKRIVELSE

Fælles vision for Økonomiudvalgets arbejde

Økonomiudvalget drøftede på budgetseminaret den 14.-15. august 2006 visionerne og rammerne for Økonomiudvalgets arbejde i indeværende valgperiode.

Baggrunden er at Københavns Kommune står overfor en række udfordringer med at forbedre og udvikle servicen overfor borgerne.

Regeringens økonomiske politik betyder som udgangspunkt nulvækst i de kommunale serviceudgifter i de kommende år. Dette betyder reelt, at alle nye serviceudgifter, som Borgerrepræsentationen vil igangsætte, skal finansieres via intern omstilling, der frigiver midler til politisk prioritering.

Det bliver i de kommende år vanskeligt at skaffe tilstrækkeligt med hænder til at levere den kommunale service. Kommunen står over for at skulle genbesætte de mange stillinger, som bliver ledige, når de store årgange trækker sig tilbage fra arbejdsmarkedet. Samtidigt vil arbejdsudbuddet mindskes, da årgangene, der kommer ud på arbejdsmarkedet bliver mindre. I Københavns Kommune er knap hver femte medarbejder over 55 år.

Især de borgernære områder kan i de kommende år komme til at lide under personalemangel. Problemerne er allerede nu mærkbare på social- og sundhedsområdet, hvor kommunen oplever vanskeligheder med at rekruttere og fastholde kvalificerede medarbejdere og som følge heraf er nødsaget til at ansætte uuddannet personale.

Endelig indebærer kommunalreformen, at kommunen bliver endnu mere synlig i københavnernes hverdag. Københavnerne er afhængige af kommunens tilbud for at få hverdagen til at hænge sammen, og kommunen skal derfor kunne levere fleksible og tidssvarende tilbud, som lever op til de krav som et aktivt arbejds- familie- og fritidsliv i København stiller.

Økonomiudvalget har på baggrund af udfordringerne opstillet en ny vision som indeholder følgende sigtelinjer:

·        Økonomiudvalget og fagudvalgene har et fælles ansvar for at arbejde sammen som ét bystyre, hvor borgernes interesser går forud for sektorinteresser, og ressourcerne anvendes på den bedst mulige måde til gavn for københavnerne og medarbejderne.

·        Budgettet skal udtrykke politisk langsigtede og strategiske beslutninger, som udstikker retningen for Københavns Kommune frem til næste valgperiode. Udmøntningen af budgetaftalen skal ske i et tæt samarbejde mellem kommunens forvaltninger og med inddragelse af relevante interessenter og videnspersoner.   

·        Der skal anvendes færre ressourcer på administration. Nye og innovative løsninger, bedre anvendelse af ny teknologi og smidigere og enklere administrative sagsgange skal frigøre ressourcer fra administration, som i stedet skal anvendes til bedre service på de borgernære serviceområder. 

·        Kommunens organisation og ydelser skal være tidssvarende. Metoder og løsninger, der kan bidrage til en bedre og smartere arbejdstilrettelæggelse skal frem i lyset og anvendes aktivt i arbejdet med at forny og forbedre kommunens serviceydelser. Fornyelser og innovation kan omsættes til økonomiske gevinster, bedre kvalitet og service i ydelserne til borgerne og større brugertilfredshed.

·        Medarbejdernes erfaringer og forslag skal inddrages aktivt og systematisk i fornyelsen af den kommunale service. Et godt arbejdsmiljø, hvor kompetenceudvikling og medarbejderinddragelse er en naturlig del af arbejdsdagen, skaber engagement, ansvarsfølelse og giver øget medarbejdertilfredshed, som også kommer københavnerne til gode.

·        Prioriteringsrummet tilvejebringes og udmøntes som led i budgetforhandlingerne i sep tember måned.

Visionen betyder at der skal ændres i budgetprocessen for Budget 2008 i forhold til den nuværende budgetproces. Disse ændringer er gennemgået nedenfor.

 

Midler til bedre service findes på en ny måde

Fremover skal kommunen tilvejebringe midler til bedre service

- gennem tværgående administrativ innovation, der frigør midler fra administration til service,

- ved fornyelse af den kommunale service, der øger den borgerrettede service,

- gennem omstilling og prioritering af de ydelser, der tilbydes borgerne

- samt ved at reducere kommunens udgifter til overførelsesudgifter – kontanthjælp, sygedagpenge m.v.

Modellen indebærer, at der udarbejdes et oplæg fra forvaltningerne, forankret i kredsen af de 7 administrerende direktører.

Forvaltningernes oplæg samles i et bruttokatalog, som indeholder konkrete forslag på minimum 400 mill. kr. Kataloget skal indeholde en række konkrete forslag til nye og bedre måder at gøre tingene på, som kan frigøre ressourcer til tværgående og interne prioriteringer.  

Kataloget omfatter tre kategorier.

1.      Tværgående administrativ innovation: Nye og innovative løsninger vedrørende tværgående koncernfunktioner, såsom IT, økonomistyring, personaleadministration, og indkøb. Endvidere indgår tværgående udgiftsområder såsom telefoni, energibesparelser mv.

2.      Fornyelse af den kommunale service: Forslag til metoder og organisering, der kan øge den borgerrettede aktivitet inden for serviceområderne. Fx reduktion af sygefravær, optimering af arbejds- og sagsgange, ny organisering og sammenlægning af funktioner mv. Endvidere skal mulighederne for at udbyde flere opgaver undersøges.

3.      Omstilling. Omfatter fjernelse af aktiviteter, som ikke er politisk prioriteret samt ændringer i visitationen til kommunale ydelser.

 

I forbindelse med udarbejdelsen af kataloget angives om ændringerne vedrører tværgående og administrativ innovation, fornyelse af den kommunale service, opgaver der prioriteres bort, ændringer i visitationen til kommunale ydelser eller ændringer i kvaliteten af ydelserne. Kataloget skal omfatte aktiviteter, som vedrører varig drift.

Sammen med forslagene på minimum 400 mio. kr. angives endvidere initiativer, som har til formål at reducere kommunens udgifter til overførsler. Det kan fx omfatte en målrettet indsats på kontanthjælps- og sygedagpengeområdet, hvor en tidlig indsats og gennemgang af arbejdsgange kan medvirke til at nedbringe udgifterne. Færre udgifter på overførselsområdet kan bidrage til at skabe et økonomisk råderum, men kan ikke konverteres til merudgifter på serviceområderne.

Det skal sikres, at der er de rigtige incitamenter i forvaltninger og institutioner til at medvirke til at gennemføre forslagene. Derfor skal der ved gennemgangen af de enkelte forslag indgå en vurdering af om dele af gevinsten ved gennemførelse af forslagene kan forblive decentralt. Det kan f.eks. være gevinster inden for energi, indkøb, nedbringelse af sygefravær og andre adfærdsregulerende initiativer.

Forslagene til innovation og fornyelse kan være med til at reducere problemerne med rekruttering dels fordi opgaverne kan løses ved brug af færre ressourcer dels ved at kommunen fremstår som en attraktiv arbejdsplads med nye og effektive måder at udføre opgaverne på. Investeringer i medarbejderne (efteruddannelse m.v.) og udvikling af kommunens personalepolitik skal ligeledes forbedre kommunens ry som attraktivt arbejdsplads.

Udarbejdelsen af bruttokataloget påbegyndes primo oktober 2006 og afsluttes medio januar 2007 med forelæggelse for Økonomiudvalget primo februar. Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltningerne igangsætte ovennævnte aktiviteter.

Forvaltningerne skal i forbindelse med udarbejdelsen af forslagene tilrettelægge en proces, som tilgodeser størst mulig medarbejderinddragelse.

 

Kataloget skal medvirke til at der også i forbindelse med Budget 2008 bliver en pulje på minimum 200 mill.kr., som kan anvendes til bedre service gennem tværgående prioritering.

 

Udvalgenes bidrag til puljen på minimum 200 mio. kr. fastsættes af Økonomiudvalget i forbindelse med behandlingen indkaldelsescirkulæret medio februar.

 

Forslag til budgetproces for Budget 2008

Med afsæt i ovenstående model for tilvejebringelse af prioriteringsrummet for Budget 2008 kan et alternativ til den nuværende budgetproces opstilles. En beskrivelse af den nuværende budgetproces fremgår af bilag 1.

Forslag til budgetprocessen for Budget 2008 indebærer, at det fortsat er fagudvalgene der har ansvaret for at udarbejde egne budgetforslag, men at beslutningen om hvor der skal omprioriteres og hvilke serviceområder der skal opprioriteres, besluttes samtidigt i forbindelse med de politiske forhandlinger om budgettet i september måned.

-         Primo februar: Økonomiudvalget forelægges bruttokataloget med forslag på minimum 400 mill. kr.

-         Medio februar: Økonomiudvalget udmelder udvalgenes bidrag til den centrale pulje til tværgående prioriteringer. Prioriteringsrummet udgør minimum 200 mill. kr. 

-         Marts - maj: Udvalgene udarbejder forslag til, hvordan deres andel af prioriteringsrummet kan tilvejebringes samt forslag til udvalgenes interne omprioritering. Udvalgene kan anvende bruttokataloget.

-         Juni: Udvalgenes budgetforslag oversendes til Økonomiudvalget. Udvalgene redegør samtidigt for, hvorledes deres andel af prioriteringsrummet tilvejebringes. Endvidere redegøres for udvalgenes interne omprioritering.

-         Ultimo august/primo september: Økonomiudvalget og BR får forelagt budgetforslaget

-         Ultimo september: Det tværgående prioriteringsrum tilvejebringes og udmøntes som led i budgetforhandlingerne. 

 

Ovenstående forslag til budgetproces tilgodeser følgende centrale punkter:

1. Tilvejebringelsen af prioriteringsrummet og udarbejdelse af udvalgenes budgetforslag foregår i de udvalg, som har ansvaret for og den faglige indsigt i de relevante udgiftsområder.

2. Der sker en prioritering af det tilvejebragte råderum på tværs af udvalgene.

3. Udmøntningen af prioriteringsrummet foregår, når kommunen har et samlet overblik over kommunens økonomi

4. Der er samtidighed mellem tilvejebringelsen og udmøntningen af prioriteringsrummet.

Endvidere giver forslaget i lighed med budgetprocessen for Budget 2007 mulighed for at de politiske budgetforhandlinger kan finde sted ultimo september.

 

ØKONOMI

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

BILAG

Bilag 1: Beskrivelse af den nuværende budgetproces - 2007.

 

 

 

Claus Juhl

/

Bjarne Winge