Måling af effekterne af Samling af administrative opgaver i Københavns Kommune

Borgerrepræsentationen (BR) vedtog den 20. juni 2012 at gennemføre Samling af Administrative Opgaver (SAO), herunder den økonomiske business case og den organisatoriske model. Beslutningen omfatter samling af opgaver indenfor regnskabsområdet, løn- og personaleadministration samt IT licens- og kontraktstyring under Økonomiforvaltningen (ØKF) med organisatorisk placering i Koncernservice (KS).

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at der gennemføres en evaluering af Samling af Administrative Opgaver i Københavns Kommune i forlængelse af afslutning af regnskabet for 2014 med det i indstillingen foreslåede indhold.

BR besluttede den 20. juni 2012 Samling af Administrative Opgaver. Samlingen blev realiseret i 3 bølger: i juni 2013, oktober 2013 og marts 2014.

I 1. og 2. bølge blev der overflyttet medarbejdere og opgaver fra Teknik og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Børne- og Ungeforvaltningen, Socialforvaltningen og Personalejura.

I 3. bølge blev der overflyttet medarbejdere og opgaver fra Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Koncernservice har i samarbejde med forvaltningerne præciseret og aftalt opgavesnittet, der afspejles i Koncernservices Servicekatalog 2014 og som blev godkendt af Økonomiudvalget den 10. december 2013.

I perioden 2013-2014 er der blandt andet udviklet 60 selvbetjeningsløsninger, og udviklingsarbejdet fortsætter. Næsten 95 pct. af de overflyttede medarbejdere har fået opfyldt deres ønske om indplacering, og alle har gennemgået et kompetenceudviklingsforløb. Der pågår i andet halvår af 2014 en medarbejder- og organisationstilpasning.

Som det også fremgik af BRs beslutning i juni 2012 om samling af opgaverne, må der forventes en vis indkøringsperiode for de nye opgaver. Det giver derfor bedst mening at gennemføre evalueringen i forlængelse af afslutning af regnskabet for 2014, hvor opgaverne har været i drift i lidt længere tid.

Evalueringen foreslås at indeholde:

Dagsordenspunkt 4: Måling af effekterne af Samling af administrative opgaver i Københavns Kommune

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. august 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Økonomiudvalget afgav følgende udvalgsbemærkning:

”Økonomiudvalget ønsker, at evalueringen suppleres med en analyse af konsekvenserne for det administrative set-up i forvaltningerne. Analysen kan blandt andet have fokus på forholdene for de decentrale ledere og om de har fået mere tid til kerneydelsen, om der er opstået eventuelle stordriftsulemper, og om der er sket et opgaveskred, som har givet lederne nye administrative opgaver. Analysen gennemføres i et tæt samarbejde med forvaltningerne.”