Deloittes revision af regnskabet for 2013 for Økonomiforvaltningen Direktionsnotat af maj 2014

5.1 Bevillingskontrol af kommunens samlede regnskab

ØKFs kommentarer og tiltag

Deloitte har gjort følgende observationer

• Tilfredsstillende budgetstyring på bevillingsområderne service, anlæg og overførsler
• Manglende bevillingsoverholdelse på finansposter
• Bevillingsafvigelser vedrørende finansposter

Der er en risiko for væsentlige afvigelser mellem bevilling og regnskab, såfremt der ikke ved økonomistyringen er den fornødne opmærksomhed på overholdelsen af bevillingsreglerne.

Deloitte tilslutter sig Økonomiforvaltningens forskellige tiltag til forbedring af kommunens økonomistyring samt anbefaler, at den beskrevne fokus på bevillingssystemet for finansposter opretholdes fremadrettet.

ØKF deler revisionens vurdering af, at der på trods af de igangsatte tiltag, som allerede har haft en positiv effekt på bevillingsstyringen af kommunens finansposter, fortsat er potentiale for at forbedre budgetstyringen på bevillingsområdet.

ØKF vil derfor fortsat have fokus på forbedringen af styringen på området. Da regelgrundlaget er opdateret, vil der ud over fortsættelsen af informationsaktiviteterne, være øget fokus på controlling af udvalgenes budgetter, budgetopfølgninger og regnskaber. I dette arbejde vil der blive lagt endnu mere vægt på realistiske prognoser ift. det forventede regnskab med forpligtende krav om kompenserende handlinger eller tilpasning af budgetterne, hvis der forventes afvigelser.

ØKF vil drøfte regelgrundlaget og den øgede controllingindsats med forvaltningerne i regi af Budget- og Regnskabskredsen.

5.2 Bevillingskontrol af Økonomiudvalgets regnskab

ØKFs kommentarer og tiltag

Deloitte har gjort følgende observationer

• Utilstrækkelig budgetstyring som ikke har forhindret mindreforbrug på en række forskellige områder jævnfør forvaltningens regnskabsforklaringer

Der er en risiko for væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabstal, såfremt der ved budgetstyringen ikke er den fornødne fokus.

Deloitte angiver, at afvigelsen mellem korrigeret budget og regnskabet er 828,4 mio. kr. Heraf skyldes 762,3 mio. kr. afvigelser på finansposter. Den resterende afvigelse på 66,1 mio. kr. vedrører bl.a. en ændret regnskabspraksis af Movia, hvor Københavns Kommune fik udbetalt en efterregulering på 20,8 mio. kr. i december 2013.

Afvigelsen på finansposter skyldes primært bevægelser på Øvrige balanceposter på 599,8 mio. kr., som ikke er underlagt krav om budgetlægning.

Den væsentligste afvigelse ligger dermed på Skatter, tilskud og udligning og udgør 134,7 mio. kr. En stor del af afvigelsen skyldes færre reguleringer fra SKAT i slutningen af fjerde kvartal 2013 end forventet (60,0 mio. kr.). Området er kendetegnet ved at være svært forudsigeligt. Dertil kommer den af Deloitte nævnte fejlpostering på 37,7 mio. kr.

ØKF er enig i revisionens anbefaling og vil fremadrettet:

• Sikre overholdelse af bevillingerne ved controlling if. prognoserne
• Øge fokus på købsmomsområdet i Center for Økonomi

Økonomiforvaltningen vil med Koncernservice afklare mulighederne for indførelse af kontrol af bevillingsmæssig dækning for regnskabsmæssige registreringer.

6.1 Løn og tjenestemandspensioner

Hovedkonklusionen fra gennemgangen er ifølge rapport af 30. april 2014:

"Det er sammenfattende vores vurdering, at lønrevisionen ikke har givet anledning til væsentlige bemærkninger vedrørende lønudbetalinger til medarbejdere ansat i ØKF. Vi vurderer på dette grundlag, at de etablerede processer på lønområdet har bidraget til, at der ikke forekommer væsentlige fejl i regnskabet."

6.2 Balancen

Der er ikke konstateret forhold, der giver anledning til væsentlige kommentarer for ØKF.

6.3 Servicebesøg

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med godkendt revisionsplan for 2013 foretaget uanmeldt beholdningseftersyn på et center samt ordinært serviceeftersyn hos et center i Økonomiforvaltningen. De foretagne eftersyn har omfattet en vurdering af udvalgte forretningsgange og interne kontroller på udvalgte hovedområder.

Deloitte har foretaget gennemgang og vurdering af samlerapporten, hvilket ikke har givet os anledning til yderligere kommentarer.

6.4 Udbetaling til medarbejdere uden om lønsystemet

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med godkendt revisionsplan for 2013 foretaget en risikorettet gennemgang af udvalgte større beløbsmæssige udbetalinger i 2013 til ØKFs medarbejdere, som ikke er foretaget via lønsystemet.

Ved den stikprøvevise gennemgang har IR ikke konstateret forhold, der indikerer, at medarbejdere uretmæssigt har modtaget udbetalinger. Men der er enkelte mindre observationer, som har givet anledning til anbefalinger. Deloitte har foretaget gennemgang og vurdering af rapporten, hvilket ikke har givet os anledning til yderligere kommentarer.

Revisionsbemærkning 4.1 Ledelsestilsyn på byggeprojekter

ØKFs (Københavns Ejendomme) kommentarer og tiltag

Når projektledere har eneprokura til godkendelse og betaling af projektfaktura og samtidigt er eneansvarlig for projektbudgetter, og der ikke udføres formaliseret systematisk ledelsestilsyn, er det vores vurdering, at der er øget risiko for, at der sker tilsigtede eller utilsigtede fejl i forbindelse med godkendelse og betaling af faktura.

Deloitte anbefaler:

Under hensyntagen til at der er en meget stor økonomi i KEJD, er det vores anbefaling, at der løbende udføres formaliseret ledelsestilsyn på godkendte og betalte faktura i KEJD.

Københavns Ejendomme (KEjd) har i 2013 udarbejdet udkast til en forretningsgang, der skal sikre en øget formalisering af og forbedret dokumentation for det gennemførte ledelsestilsyn på området. KEjd har bedt om Intern Revisions kommentarer til forretningsgangen og er på den baggrund ved at foretage nogle justeringer. Når forretningsgangen er godkendt af KEjds ledelse, vil KEjd straks implementere den.