Revisionsrapport vedrørende opfølgning på revisionsbemærkning om beregning af byggesagsgebyrer

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport om Opfølgning på Revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Teknik- og Miljøforvaltningens tiltag godkendes.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget besluttede i november 2017, i forbindelse med behandling af revisionsrapporten ”Opfølgning på revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer”, at sende sagen tilbage til forvaltningen med henblik på en ny politisk behandling, når der er fundet en løsning på de påpegede uenigheder med Intern Revision (IR) om takstmodellen.

Revisionsrapporten var kritisk i forhold til at tidligere års timeprisberegning i overvejende grad har været baseret på skøn, ligesom der ikke har været den nødvendige gennemsigtighed og dokumentation for de væsentligste elementer.

Forvaltningen har siden november været i dialog med IR omkring en ny beregningsmetode/model, som efterfølgende er anvendt ved efterkalkulation af taksten for 2017 og forkalkulation af forslag til takst for 2019.

IR har gennemgået det forslag til takst for 2019, som forvaltningen har udarbejdet. Der er stadig behov for at forbedre tidsregistreringen og genbesøge overheadberegningen, men det er revisionens opfattelse, at der er gennemsigtighed og dokumentation for de væsentligste elementer i beregningen således, at den beregnede timetakst i al væsentlighed er et udtryk for de omkostninger kommunen kan indregne i taksten. Indeværende revisionsrapport lukker dermed bemærkning ”8.1 - Timeprisberegning på byggesagsområdet” i årsrevisionen for 2016.

Følgende punkter har fået en rød bemærkning

Byggesagsgebyrer – timeprisberegning

Den gennemsigtighed, der nu er skabt i timeprisberegningen, viser dog, at der er forhold, som stærkt indikerer, at byggesagsbehandlingen ikke løses økonomisk mest effektivt. God offentlig økonomistyring tilsiger, at der skal tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af offentlige midler. Bruttotimetaksten for 2019 er på 1.087 kr., hvilket efter revisionens vurdering er en af landets højeste byggesagsgebyrer. Overheadomkostninger, som indgår i beregningen og tillægges den gennemsnitlige lønudgift, er på 45,5%, hvilket vurderes at være i den meget høje ende. Men den væsentligst udgiftsdriver kan henføres til, at det forventes, at de 167 medarbejdere i 2019 gennemsnitligt kun har 694 timer pr. år på konkrete byggesager svarende til 48,4 %. Dette er efter revisionens opfattelse meget lavt, ligesom der ikke umiddelbart foreligger en forklaring herpå.

I 2019 regnes med en samlet udgift til området på 126 mio.kr., som dækker lønudgiften til 167 medarbejdere samt overheadomkostninger. Disse finansieres ved 64,5 mio. kr. fra takstbetaling og de resterende er skattefinansieret med henholdsvis 30,0 mio.kr. til gebyrfritagne områder og 31,5 mio.kr. til takstnedsættelse.

En afgørende forudsætning for nedbringelse af byggesagsgebyret og/eller den skattefinansierede bevilling til takstnedsættelse er, at der stilles ambitiøse mål for medarbejdernes produktivitet/fakturerbare tid. Det er af altafgørende betydning, at antallet af fakturerbare timer hos medarbejderne øges for, at forvaltningen kan dokumentere, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af offentlige midler.

Det er revisionens vurdering, at medarbejderne i gennemsnit som minimum bør have 1.000 fakturerbare timer pr. år svarende til en effektivitet på 69,8 %. En sådan produktivitetsstigning vil kunne reducere de samlede omkostninger med ca. 38 mio.kr. svarende til ca. 51 medarbejdere.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i vigtigheden i at tage skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen af offentlige midler og herunder behovet for at administrationen på byggesagsområdet gennemføres effektivt så taksten for borgere og virksomheder er lavest mulig, ligesom der naturligvis er behov for løbende ledelsesmæssig opmærksomhed på produktiviteten.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil i forbindelse med de kommende omlægninger af byggesagsbehandlingen, der følger af det ændrede bygningsreglement holde fokus på fastholdelse af og forbedringsmuligheder i relation til produktiviteten. Forvaltningen vil før sommerferien 2018 fremlægge en handlingsplan, der nærmere vil beskrive, hvordan forvaltningen vil tilgå arbejdet med en produktivitetsanalyse på området og herunder sammenligne byggesagsgebyrer i andre kommuner.

På mødet i Teknik- og Miljøudvalget den 28. maj 2018 blev det endvidere besluttet, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal fremlægge et forslag til, hvordan de endnu ikke opkrævede takster for 2017 og 2018 beregnes efter det nye, korrekte og lavere niveau, samt at Teknik- og Miljøforvaltningen skal fremlægge et forslag til, hvordan dem, der allerede har betalt for høje gebyrer i 2017 og 2018 får det for meget betalte gebyr retur.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med indstillingen.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen vil udarbejde en handlingsplan for det videre arbejde med en produktivitetsanalyse med henblik på forlæggelse for Teknik- og Miljøudvalget i juni 2018. Et samlet forslag til takst for 2019 vil ligeledes blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget i juni 2018.