Revisionsrapport vedrørende Økonomiforvaltningens åbningsbalance til Kvantum
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at Intern Revisions rapport om Økonomiforvaltningens åbningsbalance i Kvantum tages til efterretning,
- at Økonomiforvaltningens tiltag godkendes.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen (ØKF) modtog den 29. maj 2018 Intern Revisions rapport om Økonomiforvaltningens åbningsbalance i Kvantum. Intern Revision har identificeret 232 konti, hvor der udestår endelig afstemning. Dette medfører en prioritet 1 markering (rød), og rapporten skal dermed forelægges Økonomiudvalget.
Intern Revision har foretaget en gennemgang og revision af saldoen på konti i ØKF’s balance forud for disses indlæsning som åbningsbalance i Kvantum. Intern Revision bemærker, at opgaven har været meget omfattende og ressourcekrævende for både forvaltningen, Koncernservice og Intern Revision.
Rapporten omfatter saldiene i ØKFs balance i KØR pr. den 31 december 2017.
Af de 883 konti, der danner ØKFs balance i KØR, er 651 konti klar til indlæsning i Kvantum uden yderligere korrektioner/bemærkninger.
De resterende 232 konti, som udestår, kan:
- 1 konto henføres til hensatte forpligtigelser – tjenestemandspensioner
- 16 konti henføres til løn
- 26 konti henføres til lønrefusionsmodel
- 158 konti henføres til huslejedeposita
- 31 konti henføres til manglende afstemning og/eller dokumentation
Intern Revision henstiller, at ØKF hurtigst muligt får sikret, at posteringerne i Kvantum er specificeret således, at de samlede mellemværender i systemerne ultimo regnskab 2017 kan dokumenteres.
Løsning
Økonomiforvaltningen har udarbejdet en handleplan for udredning af de 232 konti. Tabel 1 viser den samlede saldo på de udestående konti, samt den del af saldoen, hvor endelig afstemning udestår.
Tabel 1 - Konti der skal udredes (1.000 kr.)
|
Emne |
Antal konti |
Saldo på kontiene ultimo 2017 |
Del af saldo hvor endelig afstemning udestår |
|
Hensatte forpligtelser - tjenestemandspension |
1 |
-37.229.403 |
19.489 |
|
Løn - feriepenge |
4 |
-932 |
-106 |
|
Løn - øvrig løn |
12 |
-503.445 |
65 |
|
Refusionsmodel |
26 |
36.825 |
26 |
|
Huslejedeposita |
158 |
41.994 |
2.400 |
|
Mangler dokumentation og/eller afstemning |
22 |
2.725.572 |
534.074 |
|
Leverandørkonti |
9 |
-434.991 |
5.170 |
|
I alt |
232 |
-35.364.379 |
561.118 |
Handleplanen for de udestående konti er opsummeret i det følgende. Håndtering af de konti, der udestår i Økonomiforvaltningens åbningsbalance indgår, i den nedsatte task force vedr. årsregnskab 2017, herunder afstemning af balancekonti. Afstemning af alle 232 udestående konti forventes afsluttet senest den 29. juni 2018 og herefter overleveret til revisionen.
Hensatte forpligtelser - tjenestemandspensioner
Der udestår afstemning af en konto vedrørende de hensatte forpligtelser til tjenestemandspensioner med en saldo på -37.229,4 mio. kr. Forpligtelserne er genberegnet af aktuar og kvalitetssikret af ØKF. Der udestår nedjustering af gælden for 19,5 mio. kr. Dokumentation for beregningen er sendt til revisionen med henblik på godkendelse af afstemningen.
Løn
Der udestår afstemning af fire konti vedrørende feriepenge i Hovedstadens Beredskab med en samlet saldo på -0,9 mio. kr. Heraf udestår udredning for -0,1 mio. kr. ØKF skal afklare om beløbene er blevet afregnet og om udredningen har konsekvenser for medarbejderes e-indkomst.
Dertil kommer 12 øvrige lønkonti med en samlet sum på -503,4 mio. kr. Heraf udestår udredning for 0,1 mio. kr. af ældre poster som løses ved sagsbehandling.
Refusionsmodel
Der udestår afstemning af 26 konti vedrørende kommunens model for bogføring og udkontering af lønrefusioner (refusionsmodellen) med en samlet saldo på 36,8 mio. kr. Saldoen modsvares af en saldo på -38,2 mio. kr. fordelt på 6 konti under Manglende afstemning og/eller dokumentation med samme handleplan. Nettosaldoen er dermed -1,4 mio. kr., hvoraf der udestår udredning for under 0,1 mio. kr.
Der er foretaget samlet afstemning af refusionskonti pr. den 31. december 2017. Der udestår en formalisering af afstemningen i forhold til KK afstemningsstandarder og herefter skal afstemningen godkendes af Intern Revision.
Huslejedeposita
Der udestår afstemning af 158 konti vedrørende huslejedeposita med en samlet saldo på 42,0 mio. kr. Der mangler validering af saldi og udlejer skal derfor kontaktes for dokumentation.
- For 145 konti med en samlet sum på 39,6 mio. kr. kan der forekomme marginale reguleringer på baggrund af gennemgangen.
- For 13 konti med en samlet sum på 2,4 mio.kr. er der tvivl om dokumentation/bogføring, som dermed skal gennemgås. Der er en vis sandsynlighed for, at der skal ske en regulering af saldoen, men beløbet forventes ikke at være stort.
Der vil inden udgangen af 2018 være udarbejdet en forretningsgang for afstemning af deposita-konti.
Manglende afstemning og/eller dokumentation
Der udestår afstemning af 31 konti med en samlet saldo på 2.290,6 mio. kr. Heraf udestår udredning for 539,2 mio. kr.
Den væsentligste post er kontoen indeholdende opgørelsen af den del af kommunens tilbagekøbsrettigheder, der optages på balancen, på 2.767,3 mio. kr. Københavns Ejendomme og Indkøb skal sagsbehandle saldoen og der udestår dokumentation af beregningsmetode. Usikkerheden udgør 531,0 mio. kr. af den samlede saldo på tilbagekøbsrettigheder og vedrører kun balancen.
Dertil kommer udredning af ni konti vedrørende leverandørgæld med en samlet saldo på -435,0 mio. kr. Heraf udestår udredning for 5,2 mio. kr. Der udestår dokumentation for, om gældsposterne er betalt i Kvantum eller redegørelse for hvorfor de ikke er betalt.
Endvidere er der seks konti vedrørende lønrefusionsmodellen med en samlet saldo på -38,2 mio. kr. jf. ovenstående afsnit Refusionsmodel.
De resterende 15 konti, hvor der mangler afstemning og/eller dokumentation, med en samlet saldo på -3,5 mio. kr. er ligeledes under udredning. Det vedrører blandt andet tilgodehavende hos ejendomsadministrator, køb/salg af ejendomme, afregning af byggeprojekter samt forsikringsordningen.
Økonomi
Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Når udredning af de udestående konti er tilendebragt, kan en eventuel økonomisk konsekvens opgøres, herunder eventuelle behov for reguleringer via driften. Det er Økonomiforvaltningens forventning, at behovet for reguleringer, herunder afskrivninger, via driften vil være begrænset.
Videre proces
ØKF følger løbende op på fremdriften i udredningen af kontiene, så det sikres, at alle 232 konti er afstemt senest den 29. juni 2018.
Beslutning
Dagsordenspunkt 3: Revisionsrapport vedrørende Økonomiforvaltningens åbningsbalance til Kvantum (2018-0140582)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. juni 2018
Chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.