Principper for ejendomsdrift

Økonomiudvalget forelægges principper for fremtidig ejendomsdrift i Københavns Kommune til godkendelse med henblik på, at disse skal være retningsgivende i det igangværende arbejde om udarbejdelse af forslag til forskellige modeller for ejendomsdrift. Der er enighed om principperne på tværs af forvaltningerne.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at principper for fremtidig ejendomsdrift godkendes.

Problemstilling

Københavns Kommune har i dag samlet set en differentieret ejendomsdrift, hvor de syv forvaltninger styrer og udfører ejendomsdrift på forskellige måder.

Ejendomsdrift indeholder i denne sammenhæng ydelsesområderne rengøring, forsyning, arealpleje, intern service, kantinedrift, sikkerhed og affaldshåndtering.

Udvendigt og indvendigt vedligehold indgår således ikke i denne indstilling, da principperne for fremtidig varetagelse af indvendigt vedligehold behandles i en selvstændig indstilling til Økonomiudvalget (på Økonomiudvalgets møde den 12. juni 2018, punkt 18), og den nye styringsmodel for udvendigt vedligehold er besluttet af Borgerrepræsentationen med budget 2018.

Med Budget 2018 vedtog Borgerrepræsentationen en hensigtserklæring om ejendomsdrift, jf. bilag 1. Af hensigtserklæringen fremgår det, at Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) skal udarbejde forslag til modeller for samling og koordinering af ejendomsdriftsopgaver samt afdække kvalitative og økonomiske potentialer ved modellerne.

I hensigtserklæringen henvises til Aftale om kommunernes økonomi for 2018, hvori det fremgår, at der er et besparelsespotentiale i kommunerne ved at optimere ejendomsdrift. Københavns Kommune har deltaget i den bagvedliggende kortlægning som én blandt flere kommuner. Kortlægningen kan dog ikke anvendes direkte i Københavns Kommune pga. ufuldstændigt datagrundlag og en opdeling i ydelsesområder, der ikke svarer til Københavns Kommune.

Løsning

KEID har igangsat et projekt om ejendomsdrift. Projektet gennemføres i samarbejde med alle forvaltninger og har til formål at udvikle modelforslag, som medfører en optimering af den nuværende ejendomsdrift.

Arbejdet med modeludvikling gennemføres i tre overordnede projektspor, som alle planlægges og gennemføres i tæt samarbejde med forvaltningerne. De tre spor skal sikre viden om, hvad der virker set med brugernes og praktikernes øjne, og viden om de kvalitative og økonomiske potentialer ved modellerne.

1.  Inddragelse af brugerperspektiver

Arbejdet bringer brugernes viden om de forskellige hensyn og forhold, der ligger bag den nuværende håndtering af ejendomsdriftsopgaver, i spil, samt belyser, hvad der skaber værdi for brugerne i deres hverdag.

Brugerne forstås i denne sammenhæng som de, der udfører, eller er ansvarlige for ejendomsdriftsopgaver.

2. Analyse af økonomi

Analysearbejdet skal afdække, på tværs af forvaltningerne, hvor mange midler, der bruges på ejendomsdrift i kommunen, fordelt på forvaltninger og ydelsesområder (en baseline), og estimere det økonomiske potentiale ved forskellige modeller for ejendomsdrift.

3. Inddragelse af eksisterende interne og eksterne erfaringer

Arbejdet inddrager eksisterende erfaringer fra forvaltningerne og andre kommunale og statslige institutioner i at belyse, hvilke elementer der fremmer kvalitet og effektivitet i ejendomsdrift.

Principper for fremtidig ejendomsdrift

Udover resultaterne fra arbejdet med de tre projektspor er der behov for nogle principper for fremtidig ejendomsdrift i Københavns Kommune, som kan sætte retning for modeludviklingen og danne grundlag for at vurdere forskellige modeller. I tæt samarbejde med forvaltningerne har KEID derfor formuleret fem principper for fremtidig varetagelse af indvendigt vedligehold, som kan sætte retning for det igangværende arbejde med udvikling af modeller.

I beskrivelsen af principperne anvendes begrebet enheder som en samlebetegnelse for institutioner, sociale tilbud, kultur- og fritidsfaciliteter, grønne faciliteter mv. Samtidig anvendes også betegnelsen brugere, der, ligesom i projektsporet om inddragelse af brugerperspektiver, forstås som de, der bestiller, udfører, eller er ansvarlige for ejendomsdrift. Der skelnes således mellem brugere med opgaver/snitflader relateret til ejendomsdrift og almindelige brugere samt borgere.

Principper:

• Rette niveau for organisatorisk samordning samt øget koordinering og samtænkning på tværs af enheder og forvaltninger.
  Det handler om at finde det rette niveau for organisatorisk samordning. Der kan være stordriftsfordele ved samling, men det afgørende er at finde det niveau, som giver de bedste forudsætninger for at sikre en professionel ejendomsdrift. Samtidig kan øget koordinering og samtænkning på tværs af enheder og forvaltninger gøre det lettere at være bruger og give grundlag for deling af ”best practice” erfaringer i forhold til at skabe en effektiv ejendomsdrift.

• Strategisk styring af ejendomsdriften med bedre fælles overblik og planlægning af indsatser. Det kan være ved etablering af et fælles viden- og datagrundlag, som giver mulighed for at koordinere og planlægge opgaver på tværs af enheder og forvaltninger, der hvor det giver mening. Det kan også være gennem udvikling af konceptløsninger for sammenlignelige bygningstyper, fx administrative ejendomme, og standardiserede løsninger for relevante ydelsesområder, fx sikringsområdet. Samt gennem systematisk brugerinvolvering, så det sikres at brugernes behov sættes i centrum i styringen af ejendomsdriften.

• Tydelig ansvarsfordeling i udførelsen af ejendomsdriftsopgaver.
  Det handler om at skabe en klar fagligt bestemt ansvarsfordeling og tydelighed omkring, hvem der udfører hvilke opgaver, så der er klarhed om snitflader mellem og indenfor ydelsesområder. Hermed sikres det eksempelvis, at ejendomsdriftsopgaver, som kræver en specifik faglighed, løses af specialiserede medarbejdere, og at både velfærdsopgaverne og ejendomsdriften håndteres af medarbejdere med kernekompetencer inden for hver deres områder. Det bør således være lettere for brugerne at få løst ejendomsdriftsopgaver

• Serviceniveauer med plads til lokal fleksibilitet og gennemsigtighed i udførelsen af ejendomsdrift.
  Det kan være via indgåelse af driftsplaner mellem en professionel leverandør (kommunal eller privat) og den enkelte enhed (skole, børnehave, bosted, kulturhus, administration osv.). Hvorved der sikres fokus på faglig kvalitet og det rette serviceniveau i de enkelte ydelser, fx et ensartet rengøringsniveau for alle administrative arbejdspladser, uanset forvaltning, med mulighed for lokale hensyn i driftsplanen.

• Relevant faglighed blandt medarbejdere, der udfører ejendomsdriftsopgaver.
  Relevant faglighed giver løsninger af højere kvalitet og effektivitet til gavn for brugere og borgere. Etablering af arbejdsfællesskaber og netværk skaber typisk en stærkere faglig identitet hos den enkelte medarbejder, gennem bedre muligheder for faglig sparring med kollegaer og leder samt et grundlag for en mere systematisk og målrettet kompetenceudvikling.

Sammen med projektsporerne om brugerinddragelse, økonomianalyse og eksisterende erfaringer, vil principperne indgå i det forsatte modeludviklingsarbejde. De vil være retningsvisende i den forstand, at alle modellerne vil afspejle principperne men i forskellig grad.

I de modelforslag, som forelægges Økonomiudvalget senere, vil det tydeliggøres, hvordan principperne afspejles og prioriteres i de forskellige modelforslag.

For at sikre, at modellerne også kommer til at tage hensyn til relevante medarbejderforhold, inddrages de faglige organisationer via CSO løbende i projektgennemførslen. KEID opfordrer samtidig forvaltningerne til at drøfte projektet i deres respektive MED-organisationer.

Økonomi

Sagen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget vil blive forelagt forslag til konkrete modeller for fremtidig ejendomsdrift på budgetseminaret den 21.-22. august 2018, som udvikles på baggrund af resultaterne af projektleverancerne og inddrager ovenstående principper. I kommende beslutningsoplæg vil det blive belyst, hvorledes hver model forholder sig til og vægter de enkelte principper.

 

Peter Stensgaard Mørch                    /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 17: Principper for ejendomsdrift (2018-0141983)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. juni 2018

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.