Fælles tiltag på ejendomsdriftsområdet

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at der fremover anvendes en model for fælles ejendomsserviceløsninger i kommunens flerbrugerejendomme, med mulighed for fleksibel anvendelse i den enkelte flerbrugerejendom og med inddragelse af de implicerede forvaltninger,
2. at det godkendes, at Københavns Ejendomme og Indkøb etablerer en ”task force” på tværs af forvaltningerne om administration af energibudgetter og igangsættelse af energitiltag,
3. at det godkendes, at det videre arbejde med serviceniveauer for rengøring og med etablering af mere brugervenlige indgange til løsning af ejendomsdriftsopgaver på kommunens ejendomme indgår i det videre arbejde med principperne for ejendomsdrift og principper for indvendigt vedligehold.

Problemstilling

På baggrund af vedtagelsen af indstillingen "Igangsættelse af fælles tiltag på ejendomsdriftsområdet" (behandlet på Økonomiudvalgets møde den 21. februar 2017, dagsordenspunkt 10) har Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) undersøgt mulige løsningsforslag til en bedre og mere effektiv ejendomsdrift i Københavns Kommune.

Flerbrugerejendomme

Københavns Kommune har i størrelsesordenen 25 flerbrugerejendomme, det vil sige ejendomme, hvor der er mere end én forvaltning, som er bruger af ejendommen. Her er typisk flere forskellige leverandører i den samme kommunale ejendom inden for både rengøring, indvendigt vedligehold, vagt, terrændrift, tekniske installationer, bilparken, affald etc.

Brancheundersøgelser viser, at fælles FM-løsninger giver mulighed for stordriftsfordele på tværs af forvaltningerne i ejendommen. Der opnås bl.a. en højere compliance og bedre priser på indkøbsaftaler ved større indkøb.

KEID har udarbejdet en model for fælles FM-løsning på flerbrugerejendomme. Modellen forelå den 1. marts 2018 og er blevet godkendt af Økonomikredsen.

Energibudgetter

Forbrugsudgifter for el, vand og varme afholdes i dag af de enkelte lejere. Derved gives de enkelte lejere incitament til en energibesparende adfærd. EY har på bestilling fra KEID i 2017 gennemført en analyse af håndtering af kommunens energibudgetter. Analysen konkluderer bl.a., at styringsmodellerne for energistyring på tværs af forvaltningerne er meget forskelligartede. Dette kommer især til udtryk gennem deres interne organisering og incitamentsmodeller, tilrettelæggelse af budgetprocesser og opmærksomhed på energibesparende tiltag. Endvidere konkluderede analysen, at Københavns Kommune kan reducere mængden af rykkergebyrer fra forsyningsselskaberne. På baggrund af rapportens konklusioner anbefaler EY, at der arbejdes hen mod en centralisering af energibudgetterne i Københavns Kommune med henblik på at øge professionaliseringen og specialiseringen af energistyringen.

Rengøring i ejendomme med administrative arbejdspladser

KEID gennemførte i 2017 en undersøgelse af serviceniveauet for rengøringsstandarden i Københavns Kommune. Undersøgelsen viste, at Københavns Kommune bruger tre forskellige udbydere af rengøringsservice på flerbrugerejendomme, Børne- og Ungdomsforvaltningen, KEID og det eksterne firma KHRS, samt at der arbejdes med fire forskellige rengøringsprogrammer, som enten er programmeret eller udfaldsbaseret.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udbudt rengøring for flere af KEID’s flerbruger ejendomme. Her arbejder det eksterne firma med programmeret rengøring og rengøring efter renhedsgradssystemet. Firmaet er certificeret i INSTA800 og fik Københavns Erhvervspris i 2016.

Center for Ejendomsservice og FM i KEID arbejder med programmeret rengøring.

Børne- og Ungdomsforvaltningens rengøringssektion arbejder med en kombination af programmeret rengøring og udfaldsbaseret rengøring, hvor de opererer med en INSTA800 certificering.  

Indgange til ejendomsdriftsopgaver

KEID implementerede facility management systemet KASA i 2016, og det udvides gradvist. HelpDesk-funktionen i KASA gør det lettere for de kommunale lejere i kommunens ejendomme at indberette skader og mangler på Københavns Kommunes ejendomme, da der kun er én indgang til ejendomsdriftsopgaver.

Løsning

Det forudsættes, at nedenstående løsningsforslag giver bedre og billigere løsninger, samt at dette kan dokumenteres.

Løsningsforslag for Flerbrugerejendomme

Det anbefales, at der fremover anvendes en model for fælles ejendomsserviceløsninger i kommunens flerbrugerejendomme, hvor brugerne er enige herom.

En fælles FM-løsning indebærer, at lejerne ikke arbejder med egne løsninger, hvor de øvrige lejere er fælles om løsningerne. Indførelsen af fælles FM-løsning vil angive, hvor i ejendommen FM-beslutningerne træffes og styres.

Da flerbrugerejendommene i kommunen har forskellig beskaffenhed og forvaltningerne/enhederne har forskellige behov, vil implementeringen af FM-services blive tilpasset den enkelte ejendom. Samarbejdet med forvaltningerne/enhederne vil ydermere være baseret på en fælles styringsmodel for den pågældende flerbrugerejendom, ligesom at prisen vil variere fra ejendom til ejendom grundet de individuelle løsninger.

Løsningsforslag for energibudgetter

Det anbefales, at KEID etablerer en ”task force” på tværs af forvaltningerne om administration af energibudgetter og igangsættelse af energitiltag. Samarbejdet vil omfatte både administrative og tekniske kompetencer fra flere forvaltninger og fokusere på at sikre en korrekt afregning af kommunens energiforbrug på tværs af kommunen samt at udvikle energibesparende tiltag i form af business cases. Tiltagene kan være både adfærdsregulerende og/eller tekniske. Rammerne for samarbejdet vil blive sat i form af et kommissorium, der udarbejdes af koordinationsgruppen for ejendomsdrift.  

Løsningsforslag for rengøring i ejendomme med administrative arbejdspladser

Det anbefales, at KEID i samarbejde med forvaltningerne fremlægger et forslag til serviceniveauer for rengøring i kommunens administrative ejendomme med mulighed for lokale hensyn i forhold til prioritering af ressourcer i de enkelte enheders driftsplaner. Arbejdet vil tage udgangspunkt i KEIDs analyse af serviceniveauer for rengøring i Københavns Kommune og forvaltningernes fælles arbejde med udmøntningen af hensigtserklæring fra budget 2018 om effektiv ejendomsdrift, jf. herved indstillingen om "Principper for ejendomsdrift", der behandles på Økonomiudvalgets møde den 12. juni 2018.  

Løsningsforslag for indgange til ejendomsdriftsopgaver

Det anbefales, at KEID i samarbejde med forvaltningerne fremlægger et forslag til etablering af mere brugervenlige indgange til løsning af ejendomsdriftsopgaver på kommunens ejendomme. Arbejdet vil tage udgangspunkt i KEIDs analyse af brugen af KASA hos Socialforvaltningen samt KEID og forvaltningernes fælles arbejde med udmøntningen af hensigtserklæringen fra budget 2018 om indvendigt vedligehold, jf. herved indstillingen om "Principper for indvendig vedligehold", der behandles på Økonomiudvalgets møde den 12. juni 2018.

Både løsningsforslaget om rengøring i administrative ejendomme og løsningsforslaget om indgange til ejendomsdriftsopgaver anbefales således videreført i arbejdet med at udmønte hensigtserklæringerne fra budget 2018 om indvendigt vedligehold og ejendomsdrift. Det skyldes, at det er emner, der er centrale i de to projekter, som er igangsat på baggrund af hensigtserklæringerne og gennemføres i samarbejde mellem KEID og forvaltningerne.

Økonomi

Sagerne har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ved godkendelse af indstillingen vil KEID igangsætte udarbejdelse af et af kommissorium for en ”task force” på tværs af forvaltningerne om administration af energibudgetter og igangsættelse af energitiltag.

Indstillingerne om "Principper for ejendomsdrift" og "Principper for indvendig vedligehold" behandles på Økonomiudvalgets møde den 12. juni 2018.

Peter Stensgaard Mørch                /Mads Grønvall