Anlægsoversigt og fast track - juni 2012

Økonomiudvalget skal præsenteres for opdaterede anlægsoversigter, opfølgning på eksekvering, samt status på arbejdet med Fast Track.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at den ændrede periodisering af udvalgenes budgetter og de deraf følgende bevillingsmæssige ændringer i 2012 -2016 (bilag 5) godkendes.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

2. at anlægsoversigterne tages til efterretning, og publiceres på kommunens hjemmeside,
3. at "Styr på eksekvering 1.0"  på anlægsområdet tages til efterretning,
4. at der i fremtidige indstillinger om udmøntning af anlægsbevillinger indsættes tabel, der viser fordelingen af udgifterne i anlægsprojektet,
5. at periodiseringer på anlægsområdet fremadrettet kun kan foretages for budgetåret og de tre overslagsår, der er vedtaget med det seneste budget,
6. at status på eksekveringskapacitet i Kejd tages til efterretning.
7. at Teknik- og Miljøforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen til næste sag om anlægsoversigt og fast track, som forelægges ØU den 25. september, kommer med forslag til nye måltal på cykelområdet.

Økonomiudvalget tiltrådte d. 20. januar 2009 indstilling om anlægsstyring i 2009. Af indstillingen fremgik, at der skulle udarbejdes samlede oversigter over kommunens igangværende og planlagte anlægsprojekter. Af Økonomiudvalgets beslutning fremgik endvidere, at oversigterne skulle offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Økonomiudvalget tiltrådte den 15. juni 2010 indstilling om fast track, som indebærer nedsættelse af et fast track forum til øget koordination af kommunale anlægs- og byudviklingsprojekter, herunder særligt på daginstitutionsområdet.

Økonomiudvalget tiltrådte den 8. november 2011 indstilling om styr på eksekvering, som indebærer fokus på eksekvering af politiske beslutninger i hele Københavns Kommune og afrapportering om eksekvering.

I den seneste sag om anlægsoversigt og fast track - marts 2012 blev der givet en status på KEjds eksekveringskapacitet i 2012. KEjd var på daværende tidspunkt i gang med at verificere periodiseringerne og kunne ikke give en endelig status på eksekveringskapacitet, så der vil i denne sag igen blive givet en status på Kejd's eksekveringskapacitet i 2012.

I det følgende gennemgås hovedresultaterne i de indsamlede anlægsprojekter, opfølgning på fast track, opfølgning på eksekvering, samt beslutninger i budget 2012.

Hovedresultater i anlægsoversigten

Københavns Kommune har i perioden 2012-2016 12,5 mia. kr. i bruttoanlægsramme, heraf 5,1 mia. kr. i 2012.

Tabel 1. Bruttoanlæg fordelt på udvalg, mio. kr.

* Det bemærkes at ØKF periodiserer 231 mio. kr. mere end i sagen om forventet regnskab pr. april, som blev forelagt for ØU den 22. Maj

Forvaltningerne har indmeldt et forventet forbrug i anlægsoversigterne på 5,1 mia. kr i 2012. Økonomiforvaltningen vurderer, at det forventede forbrug på 5,1 mia. kr. ikke er realistisk, og at en del af budgettet derfor flyttes til 2013 og senere i de kommende sager om anlægsoversigter. Den ændrede periodisering medfører at budgetforslaget for 2013 er på 4,5 mia. kr., hvilket Økonomiforvaltningen vurderer til at være et meget højt niveau. Der skal på den baggrund frem mod budgetseminaret i august undersøges hvad anlægskapaciteten i 2013 er i Københavns Kommune, og hvordan anlægskapaciteten kan øges. Formålet med undersøgelsen er, at vedtaget budget 2013 på bruttoanlæg skal være realistisk og dermed svare til kapaciteten i kommunen. Det er derfor helt centralt, at forvaltningerne udarbejder en realistisk periodisering for både 2012 og 2013 til den næste periodisering, som indarbejdes i vedtaget budget 2013. Økonomiforvaltningen vil på baggrund af forvaltningernes indmeldinger til den kommende anlægsoversigt og undersøgelsen af kapaciteten komme med forslag, der sikrer, at budget 2013 er lig med eksekveringskapaciteten på anlæg.

I denne sag periodiserer forvaltningerne brutto ca. 921 mio. kr. fra 2012 til 2013 og senere. Periodiseringen ses i tabel 2.

Tabel 2. Ændret periodisering - brutto, mio. kr.

Opfølgning på eksekvering

Økonomiudvalget godkendte den 8. november 2011 sagen "Styr på eksekvering", der beskriver den opfølgning, der vil være på kommunens drifts- og anlægsprojekter.

Styr på eksekvering er præsenteret for de administrerende direktører, fast track forum og i denne indstilling, se bilag 1.

Der følges op på tre områder på anlægsprojekter på eksekvering: Forsinkelse på anlægsbevilling, forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt og overskridelse af budget.

Kriterierne for farvemarkering af de tre områder kan ses i bilag 6.

Ud af kommunens 758 projekter har 680 projekter en anlægsbevilling eller er stjernemarkeret, mens 78 projekter ikke har en anlægsbevilling. I denne første indikator på kommunens eksekveringsevne indgår kun disse 78 projekter uden en anlægsbevilling.

Tabel 3. Forsinkelse på anlægsbevilling fordelt på udvalg

Som det ses i tabel 3 er 53 ud af disse 78 projekter grønne, 24 er gule og 1 er rødt. Dvs. at 53 projekter forventes at få en anlægsbevilling til den forventede tid, mens 25 projekter er forsinkede i den første fase. De gule projekter og det røde projekt er primært daginstitutionsprojekter. Daginstitutionerne, der er forsinket på anlægsbevillingen er ikke alle forsinkede på ibrugtagningstidspunktet. Det er kun 2 ud af 15 daginstitutionsprojekter, der ligeledes er forsinket på ibrugtagningstidspunktet.

Det er primært anlægsprojekter fra budget 2011, 2012 samt overførselssagen 11-12, der ikke har en anlægsbevilling endnu. Der er dog også anlægsprojekter, der er vedtaget i 2007, 2009 og 2010, der endnu ikke har en anlægsbevilling.

Det bemærkes, at forvaltningerne fremadrettet aktivt bør tage stilling til ældre projekter, enten ved at søge om en anlægsbevilling til anlægsprojektet eller ved at omprioritere midlerne, såfremt forudsætningerne for projektet har ændret sig.

Forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt

I anlægsoversigten er der for hvert anlægsprojekt angivet det oprindelige forventede ibrugtagningstidspunkt. Der måles på forsinkelser i forhold til hvad der var forventningen, da projektet startede.

Tabel 4. Forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt fordelt på udvalg

Tabel 5. Forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt fordelt på typer.

Som det ses af tabel 4 og 5 er der 618 projekter, der er grønne og derved kan ibrugtages til tiden, 63 projekter, der er gule og dermed er forsinket op til 6 måneder, og endelig er der 77 projekter, der er røde og dermed forsinket mere end 6 måneder. Teknik- og Miljøudvalget har flest røde projekter. Projekterne med de største budgetter er gader og veje, skole og etablering af skolespor og fritidstilbud.

Der er flest røde projekter indenfor daginstitution, gader og veje og indendørs idræt. Der er et overlap på 4 projekter mellem de røde projekter under typen daginstitution og listen med daginstitutioner med byggetid over 27 måneder.

I bilag 2 er en komplet liste over alle røde projekter, hvor der er angivet en forklaring på forsinkelsen. Det er markeret på listen, såfremt projektet er nyt på listen. Ved seneste opfølgning var der 86 røde projekter, som nu er faldet til 77 projekter. I listen kan det samme anlægsprojekt stå 2 gange, da et projekt kan stå under flere forvaltninger. Dette sker, når der er et budget til projektet i flere forvaltninger,  f.eks. når midler overdrages fra en fagforvaltning til KEjd og fagforvaltningerne beholder en del af budgettet. Korrigeret herfor er der 74 unikke røde projekter.

Overskridelse af budget

Der måles på om der forventes et merforbrug på det samlede budget for hvert anlægsbudget.

Der er 757 projekter, der er grønne og et projekt,der er rødt. Det røde projekt er et daginstitutionsprojekt på Amagerfælledvej, hvor entreprenøren er gået konkurs og projektet skal genudbydes. Størrelsen af risikoen på projektet er fortroligt jf. risikolisten til ØU.

Status på fast track

Etablering af daginstitutionspladser

Der er som led i Fast Track vedtaget en målsætning om at kommunalt institutionsbyggeri færdiggøres 27 måneder efter at anlægsprojektet er politisk besluttet. Status på anlægstider for daginstitutionspladser fremgår af tabel 6.

Tabel 6. Anlægstid for anlægsprojekter, der genererer pladser

Der er på nuværende tidspunkt 3.278 pladser under etablering. I den seneste anlægsoversigt var der 4.187 pladser under etablering. Faldet i antallet af pladser skyldes primært, at en del pladser er færdige og ibrugtaget, og sekundært at pladstallene ændres løbende, da BUF planlægger antal grupper og ikke pladser. En gruppe kan være til 22 børnehavebørn eller 12 vuggestuebørn, hvilket derfor kan give store udsving i pladserne.

2.258 pladser af de i alt 3.278 pladser under etablering forventes at blive taget i brug senest 27 måneder efter den politiske beslutning om etablering er blevet truffet.

Som det fremgår af tabellen er der 1.020 pladser ud af de i alt 3.278 pladser under etablering, hvor den samlede anlægstid forventes at overstige 27 måneder. De 1.020 pladser er fordelt på 8 forskellige anlægsprojekter, og byggetiden er 29 til 48 måneder. 7 ud af de 8 projekter forventes færdige i 2012 og 2013. Alle projekterne er håndteret og følger nye tidsplaner. De respektive forvaltninger oplyser, at forsinkelserne bl.a. skyldes fredningssag, konkurs af en entreprenør, samt at etablering af daginstitutionspladserne indgår i et større byggeri, som er forsinket jf. bilag 3.

I sidste anlægsoversigt var der 12 projekter med i alt 1.472 pladser, hvor anlægstiden var over 27 måneder. Dette er nu faldet til 1.020 pladser fordelt på 8 projekter. Faldet skyldes, at 3 af daginstitutionerne er ibrugtaget siden sidst og at en daginstitutions byggetid er faldet til under 27 måneder, da ibrugtagningstidspunktet er to måneder tidligere.

Der er stort fokus på byggetider for nye daginstitutioner både i Børne- og Ungdomsforvaltningen, i Københavns Ejendomme og i Fast track Forum. Såfremt byggetiden er over 27 måneder for et projekt, så sættes der fokus på projektet, og der sørges for, at der kommer fremdrift i projektet, såfremt projektet er gået i stå.

Det bemærkes at Børne- og Ungdomsforvaltningen overfor Børne- og Ungdomsudvalget skal rapportere om nøgletal i forhold til pasningsgarantien, ligesom Fast track borgmesterforum orienteres herom.

647 pladser forventes færdige i 2012, 1.116 pladser er færdige i 2013 og 1.515 pladser er færdige i 2014.

Måltal for anlægsprojekter

I den seneste sag om anlægsoversigt og fast track - marts 2012 blev der vedtaget 5 nye måltal. I tabel 7 ses opfølgningen på de nye måltal.

Tabel 7. Opfølgning på måltal

Opfølgning på de nye måltal viser, at den forventede byggetid på cykelbaner, cykelstier og grønne cykelprojekter under TMF ligger væsentlig under de besluttede måltal. Derimod ligger den forventede byggetid på nybyggeri af boligtilbud og ombygning af boligtilbud under SOF væsentligt over de besluttede måltal. Etablering af skolespor og fritidstilbud under Kejd/BUF ligger under det besluttede måltal.

På ovenstående baggrund anbefaler Økonomiforvaltningen at Teknik- og Miljøforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen til næste sag om anlægsoversigt og fast track, som forelægges ØU den 25. september, kommer med forslag til nye måltal på cykelområdet.

Overskridelsen af måltallet på "Nybyggeri af boligtilbud - almenboliglov" skyldes at en del projekter er forsinkede grundet eksterne faktorer. Alle projekter af typen "Ombygning af boligtilbud - servicelov" overskrider måltallet. Socialforvaltningen vil i samarbejde med Økonomiforvaltningen undersøge årsagerne hertil og vil til næste sag om anlægsoversigter komme med en anbefaling om en evt. korrektion af måltallet.

Status på eksekveringskapacitet i Kejd

I forbindelse med udarbejdelsen af prioriteringsplanen 2012 blev det vurderet, at Københavns Ejendomme havde den nødvendige eksekveringskapacitet til at bygge for op til 2.348 mio. kr.

Der er fra fagforvaltningerne pt. afgivet bestillinger på størstedelen af projekterne besluttet på budget 2012. I årets første 3 måneder er der overført bevillinger til Københavns Ejendomme i mindre omfang end forventet.

KEjd har pt. et budget på ca. 1.600 mia. kr. i 2012, og forventer yderligere 194 mio. kr overført fra fagforvaltningerne til eksekvering i 2012. KEjd forventer dermed at bygge for 1.794 mio. kr. i 2012, hvilket er 554 mio. kr. lavere end da prioriteringsplanen blev udarbejdet.

Faldet skyldes udover de færre overførte bevillinger fra fagforvaltningerne, at Kejd har verificeret periodiseringerne på projekterne vedtaget i budget 2012.

En række periodiseringer er derfor blevet ændret, således at man forventer en mindre omsætning i 2012 end antaget, da man udarbejdede prioriteringsplanen i november 2011. Det skal bemærkes, at selvom projekternes periodisering er blevet ændret til at forvente en lavere omsætning i 2012, så er den samlede tidsplan og dermed ibrugtagningstidspunkt for størstedelen af projekterne uændret.

Samlet set har Københavns Ejendomme bemandet og igangsat alle indkomne projekter og bestillinger jf. bilag 7.

Som nævnt tidligere vil Økonomiforvaltningen frem mod budgetseminaret i august afdækker den samlede kapacitet på bruttoanlæg i 2013.

Ensartet beskrivelser i anlægsindstilling

I indstillingen om ”Anlægsoversigter, fast track og periodisering – juni 2011 blev der afrapporteret om anvendelsen af ekstern rådgivning på anlægsområdet.

I den forbindelse blev det anbefalet, at der i regi af Fast track forum skal udarbejdes et oplæg til en ensartet form for specifikation af udgifterne i anlægsindstillinger.

Der har været nedsat en arbejdsgruppe med deltagere fra KFF, TMF, BUF og ØKF, som har udarbejdet forslag til Fast track forum. Forslaget har været i høring i samtlige forvaltninger.

Fast track forum anbefaler, at nedenstående tabel anvendes i alle fremtidige sager om anlægsbevillinger

* Her angives ekstern byggerådgivning

** Her angives internt lønforbrug, overhead, administrationsbidrag i KEjd og egen forvaltning. Posterne kan udspecificeres i separate linjer.

** Her angives alle øvrige udgifter til anlæg af projektet f.eks. ejendomskøb, deponering, montering, byggeomkostninger mv. Posterne kan udspecificeres i separate linjer.

Tabellen vil sikre at der i fremtidige anlægsindstillinger vil ske en ensartet afrapportering, og at Borgerrepræsentationen vil have de samme oplysninger for alle anlægsprojekter.

Periodisering mellem budgetår

Forvaltningerne har i 2012 mulighed for at periodisere anlægsmidler i budgetåret og de tre overslagsår, hvilket vil sige 2012 til 2015. I Indkaldelsescirkulæret for 2013 udmeldes budgetrammmerne for de kommende overslagsår, hvilket betyder at udvalgene får budgetrammer ud i 2016. Dette har betydet, at forvaltningerne har haft mulighed for at periodisere anlægsmidler til og fra 2016. De fleste udvalg har kun budget på anlægsområdet til konkrete projekter, men Teknik- og Miljøudvalget har en anlægsramme til teknik-, trafik- og miljøprojekter, som dermed kan periodiseres.

Teknik- og Miljøudvalget har i sagen " Disponering og fremrykning af TMU anlægsramme 2016", som Borgerrepræsentationen godkendte den 31. maj fremrykket anlægsramme fra 2016 til 2012 til renovering af vejbroer og gangbroer, der er i dårlig stand, hvilket er sket i overensstemmelse med hidtidige praksis på området. Det bemærkes i sagen at fremrykning af midler fra et endnu ikke besluttet budgetoverslagsår ikke er hensigtsmæssigt, da fremrykning af midler fra et ikke vedtaget budgetoverslagsår fratager Borgerrepræsentationen muligheden for at ændre formålet for midlerne i overlagsåret i forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2013.

Udfra et styringsmæssigt synspunkt anbefaler Økonomiforvaltningen, at forvaltningerne fremdadrettet kun kan periodisere anlægsmidler til budgetåret og de tre overslagsår, der er del af vedtaget budget.

Servicemål

I forbindelse med fast track blev der vedtaget servicemål vedrørende lokalplaner og byggesagsbehandling for Teknik- og Miljøforvaltningen og for kommuneplantillæg under Økonomiforvaltningen. Det fremgår, at der er vedtaget 6 lokalplaner med en sagsbehandlingstid på henholdsvis 5, 7, 12, 13, 23 og 23 mdr., hvor målet er 12 mdr. Lokalplanerne, der overskrider måltallet på 12 måneder er påbegyndt, inden målet på 12 måneder blev vedtaget i juni 2010.

Status viser endvidere, at målopfyldelsen for byggesagsbehandling for 1. kvartal 2012 er 99,3 procent for de lette sager, 93,7 procent for de svære sager og 96 procent for sager med aftalt tid.

Pr. 1. april er der nye mål for byggesagsbehandlingen, som er 1 uge for lette sager og 4 uger for komplicerede sager, samt at alle sager om aftalt tid overholdes.

Målopfyldelsen for byggesagsbehandlingen i april 2012 er 3,75 dage i gennemsnit for lette sager, 16,37 dage i gennemsnit for de svære sager og 92,9 procent for sager med aftalt tid.

Detaljeret status ses i bilag 4.

Sociale klausuler

Borgerrepræsentationen tiltrådte den 16. juni 2010 indstilling om krav til private virksomheder om beskæftigelse af praktikanter. Af indstillingen fremgik det, at det fremover skal undersøges, om der kan stilles krav om beskæftigelse af praktikanter, når en opgave, der overskrider en vis størrelse, udbydes. I 2012 er der foreløbigt lavet udbud med krav om om beskæftigelse af 112 årsværk praktikanter.

Offentliggørelse

Såfremt Økonomiudvalget godkender hovedresultaterne, vil oversigterne blive tilgængelige på kommunens hjemmeside umiddelbart herefter på www.kk.dk/anlaeg. Projekterne vil blive præsenteret på et kort, så det er muligt at se, hvor i byen de enkelte anlægsprojekter er placeret. I lighed med tidligere vil en række anlægsprojekter ikke blive offentliggjort på hjemmesiden. Der kan være tale om projekter, hvor kommunen kan blive skadet i en forhandlingsmæssig sammenhæng – eksempelvis som køber af fast ejendom. Herudover er der i offentliggørelsen udeladt ukonkretiserede puljer og allerede ibrugtagne projekter.

Økonomiudvalgets beslutning den 12. juni 2012

1. at-punkt blev anbefalet, 2.- 3. at-punkt blev taget til efterretning, 4. – 5. at-punkt blev godkendt, 6. at-punkt blev taget til efterretning og 7. at-punkt blev godkendt.