Afrapportering på analyser af enhedspriser, produktivitet og arbejdstid

Økonomiforvaltningen har, i samarbejde med forvaltningerne, som opfølgning på budgetaftale 2012, udarbejdet analyser af enhedspriser, produktivitet og arbejdstid på Københavns Kommunes borgerrettede serviceområder.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at vedlagte analyse af enhedspriser, produktivitet og arbejdstid drøftes,

2.      at forvaltningerne til Økonomiudvalgets budgetseminar den 21.-22. august 2012 med afsæt i analyserne præsenterer konkrete bud på potentiale og håndtag, som øger kvaliteten i kerneydelsen, samt at de redegør for, hvorledes de vil arbejde videre med enhedspriser, produktivitet og arbejdstid, 

3.      at forvaltningernes indberetning om afskaffelse af krav til institutioner om indberetninger, jf. bilag 9, tages til efterretning.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

4.      at ophæve krav, der vedrører indrapporteringer i forbindelse med miljø- og arbejdsmiljøcertificering, jf. bilag 9.

København vokser hver måned med ca. 1.000 borgere, samtidig er der nulvækst og loft over kommunernes serviceudgifter. For at opretholde det høje serviceniveau i København er det derfor nødvendigt med et forsat fokus på at øge produktiviteten samt at finde langtidsholdbare effektiviseringer. Det blev derfor med budget 2012 besluttet, at fortsætte bestræbelserne på at nedbringe enhedspriserne på kommunens velfærdsydelser. Derfor har Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne udarbejdet analyser af udviklingen i enhedspriser, produktivitet og arbejdstid på kommunens serviceområder.

 

Analyserne kan danne udgangspunkt for videre drøftelse af, hvorledes kommunen kan sikre den rette sammenhæng mellem kvalitet, effekt og udgiftsniveau.

Tillidbaseret ledelse og mere tid til kerneydelsen
Arbejdet med enhedspriser, produktivitet og arbejdstid skal endvidere bruges til at identificere barrierer for de ansattes tid til kerneydelsen, herunder uhensigtsmæssige arbejdsgange, mangelfulde styringsredskaber og unødige administrative opgaver på det decentrale niveau. Andre barrierer for kerneydelsen, såsom overenskomster, lokalaftaler og lignende skal ligeledes identificeres. Målet er blandt andet, at skabe bedre ledelsesrum gennem mere fleksible arbejdstidsaftaler og regler for arbejdstilrettelæggelse.

Implementering af tillidsdagsordenen kan ses som et værktøj til at nå dette mål. Mange ledere og medarbejdere anvender i dag unødvendigt mange ressourcer på at opfylde overflødige krav og uhensigtsmæssige kontrolregimer. Ved at erstatte detailkontrol med tillid kan der blive ryddet op i de mange krav og administrative processer, som vurderes ressourcekrævende og omkostningsfulde. 

Analyserne kan danne udgangspunkt for tiltag der, hvor det skønnes hensigtsmæssigt, reducerer barrierer for kerneydelsen. De ressourcer der frigives herved, kan omsættes til effektiviseringer, øget kvalitet og bedre service.

Enhedspriser
Opdateringen af tidligere enhedsprisanalyse samt udarbejdelsen af nye analyser af enhedspriser og produktivitet viser følgende udvalgte hovedresultater:

• Skoleområdet - Enhedsprisen på skoleområdet er faldet og ligger nu under gennemsnittet for sammenligningskommunerne. København har højere sygefravær blandt lærere og lavere karaktergennemsnit.
• Dagtilbud - Klyngestruktur og færre kompensationsordninger har givet faldende enhedspriser på dagtilbud til de 0-5-årige. København er dog forsat dyrere på børnehaver, mens enhedsprisen for vuggestuer nu ligger på niveau med sammenligningskommunerne.
• Voksne med handicap og voksne med sindslidelse - København har et lavere udgiftsniveau på voksenområdet end 6-byerne. Sammenlignet med Odense har København lavere enhedspriser på egne botilbud til borgere med hhv. handicap og sindslidelse. København har dog højere enhedspriser end Odense på købte pladser.
• Udsatte børn og unge - På området for udsatte børn og unge har København faldende enhedspriser, men ligger fortsat højere end 6-byerne.
• Ældreområdet - København har landets højeste enhedspris på ældreområdet. 75 pct. af udgiftsforskellen forklares ved at KK har 2.000 flere 80+ årige og 10.000 flere enlige ældre end 6-by gennemsnittet.
• Kultur- og fritidsområdet - København har højere enhedspriser på svømmehaller end sammenligningskommunerne, men ligger på niveau på biblioteksområdet.
• Vejvedligehold og renhold - København har højere udgifter til vejvedligehold og renhold end 6-byerne. København kan dog som storby have andre forudsætninger og serviceniveau end de andre 6-byer.
• Beskæftigelsesindsatsen - København anvender flere udgifter pr. helårsperson i aktivering af dagpengemodtagere end gennemsnittet af de øvrige 6-byer. Den højere enhedspris skyldes bl.a. at KK har mange AC'ere, som tidligere blev udlag til andre aktører.

Forvaltningerne har på hvert område udarbejdet forslag til handlinger, som kan være med til at reducere enhedsprisen, samt øgen tiden til kerneydelsen. Forvaltningerne vil frem mod Økonomiudvalgets budgetseminar arbejde videre med kvalificering af potentiale.

BTP - analyse af brugertidsprocenter
Der er blevet gennemført analyser af brugertidsprocenten (BTP) i hjemme- og sygeplejen i henholdsvis Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen:

• Hjemmeplejen i Socialforvaltningen har en BTP på 62 %. Til sammenligning er 6-by gennemsnittet for BTP på 53 % (uden KK), og BTP i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens hjemmepleje er 55 %.
• Sygeplejen i Socialforvaltningen har en BTP på 43 %. Til sammenligning er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens BTP i sygeplejen 34 %.
• Opgaverne i hjemme- og sygeplejen er planlagt således, at ressourceudnyttelsen (forskellen mellem arbejdstid i alt og ydelsestid) er højest mellem kl. 7.00-9.00, hvorefter ressourceudnyttelsen falder til et lavere niveau resten af dagen.

Målet med analyserne er at identificere håndtag, som kan øge medarbejdernes direkte borgertid.

Principperne for beregning af BTP, herunder kategorisering af indberetningerne, er koordineret i samarbejde mellem Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Økonomiforvaltningen. BTP-opgørelsen i Socialforvaltningen på en 10 dages stikprøveundersøgelse på Vesterbro/Valby Hjemmeplejecenter, hvor BTP-opgørelsen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bygger på udtræk fra hele 2011 fra alle medarbejderes PDA over leveret tid.

Arbejdstid
København har på en række områder allerede gennemført initiativer med henblik på en optimal udnyttelse af arbejdstid, men som analyserne af enhedspriser, produktivitet og BTP viser, er der grundlag for yderligere potentialer: 

• Med budget 2011 blev det besluttet, at opsige de daværende flekstidsaftaler i forvaltningerne med henblik på en bedre udnyttelse af AC’ernes rådighedsforpligtelse. Således er der indgået nye arbejdstidsaftaler i fem forvaltninger, hvor overenskomsten følges i de resterende to.
• Fra skoleåret 2012/13 gælder ny aftale om lærernes arbejdstid, som sikrer en bedre udnyttelse lærerstaben gennem forøgelse af undervisningstiden.
• Økonomiforvaltningen arbejder for bedre udnyttelse af brandpersonalets arbejdstid, ved at fysisk træning fremover tillægges beredskabstiden frem for at indgå i den effektive arbejdstid. Indstilling herom forelægges Økonomiudvalget 12. juni 2012.

• På Økonomiudvalgets møde 24. april blev det i forbindelse med drøftelse af adm. planen aftalt,  at Økonomiforvaltningen skal udarbejde en analyse af særaftaler i Københavns Kommune. Arbejdet skal gennemføres i samarbejde med forvaltningerne og skal ske i forlængelse af allerede igangsatte initiativer vedrørende produktivitets/nøgletalsanalyser og arbejdstid. En oversigt over aftaler og proces for det videre arbejde vil blive fremlagt for Økonomiudvalgets i august.

• Der har været drøftelser i CSO (det Centrale SamarbejdsOrgan) med de forhandlingsberettigede organisationer, om hvordan man kan fjerne uhensigtsmæssige barrierer for tid til kerneydelsen

Generelt er der stor forskel på, hvor langt forvaltningerne er kommet i arbejdet med analyserne, både i forhold til sammenlignelighed, dekomponering af enhedsudgifter, produktivitet og arbejdstid.

Andre spor
Udover de overnænvte spor, arbejdes der også med mere tid til kerneydelsen og kvalitet i følgende spor: 

• Regelforenkling og færre krav. Forvaltningerne har vurderet 103 krav om indberetninger, blandt disse krav er det muligt at afskaffe 8 og effektivisere indberetningsproceduren for 12 krav, mens 29 krav afventer yderligere behandling. Derudover er der rettet henvendelse til KL om 19 krav, som ikke er stillet af Københavns Kommune. Ophævelse af krav er indarbejdet i forvaltningernes budgetbidrag. Afrapportering om arbejdet med afskaffelse af krav til institutionerne om indberetninger og effektiviseringer af indberetningsprocedurer er vedlagt som bilag. 

  Blandt kravene har alle forvaltninger indmeldt krav, der vedrører indrapporteringer i forbindelse med miljø- og arbejdsmiljøcertificering. ØKF anbefaler at disse krav afskaffes. Dette begrundes i, at udgiften og arbejdet med indberetningen ikke står mål med udkommet og det i øvrigt er en ledelsesmæssig opgave at sikre fokus og kvalitet i arbejdet med miljø- og arbejdsmiljø. Det skal dog bemærkes at TMF, SUF og KFF anbefaler at kravene fastholdes, idet det sikrer implementeringen af KK’s miljømålsætninger samt overholdelse af lov påbudte opgaver.

• Kvalitetsmodellen. Afrapporteringen og det videre arbejde med udarbejdelses af innovative forslag forefindes som bilag til juni-indstillingen. Forvaltningerne har udarbejdet 9 konkrete forslag, blandt disse forslag har to forslag en tilbagebetalingsperiode på under 6 år og er dermed blevet indstillet til investeringspuljen.  

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Evt. effektiviseringsforslag, som følge af det videre arbejdet med kvalificering af potentiale og håndtag til øget kvalitet, vil kunne indgå i budgetforhandlingern for 2013.

Økonomiudvalget vil på budgetseminaret blive præsenteret for:

• Konkrete bud på potentialer og håndtag, som øger kvaliteten i kerneydelsen.

• Redegørelse fra forvaltningerne om videre proces i forhold deres fortsatte arbejde med analyser af enhedspriser, BTP, produktivitet og arbejdstid.

• Initiativer i regi af tillidsdagsordenen vil blive udarbejdet af økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne.

• Kvalitetspakke, udarbejdet af økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne.

Økonomiforvaltningen vil frem mod budgetseminaret koordinere arbejdet med forvaltningerne.

Claus Juhl                /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 12. juni 2012

Overborgmester Frank Jensen (A) fremsatte ændringsforslag om at 4. at-punkt udgår og erstattes af et nyt at-punkt med følgende indhold: ”at ophævelse af krav, der vedrører indrapporteringer i forbindelse med miljø- og arbejdsmiljøcertificering jf. bilag 9 indgår i budgetforhandlingerne for 2013.”

 

1. – 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

4. at-punkt blev anbefalet uden afstemning med stillede ændringsforslag.