Rammer for modtagelse af gaver og repræsentation m.v.

Der skal tages stilling til et forslag til retningslinjer for kommunens medarbejdere om modtagelse af gaver m.v. og et forslag til kommunens politik for afholdelse af repræsentationsudgifter og deltagelse i repræsentative arrangementer m.v. Der er tale om en sammenskrivning og en præcisering på grundlag af gældende ret på området.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at vedlagte forslag (bilag 1) til cirkulære til medarbejdere i Københavns Kommune om modtagelse af gaver m.v., godkendes,

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

2.      at vedlagte forslag (bilag 2) til Københavns Kommunes politik for repræsentation m.v., godkendes.

På baggrund af en revisionsbemærkning fra Deloitte om forretningsgange for udgifter til repræsentation, gaver m.v. samt under henvisning til, at der i offentligheden er en stigende interesse for gaver og repræsentation m.v. i forhold til offentlige myndigheder, har Økonomiforvaltningen nærmere undersøgt og klarlagt, hvilke rammer der gælder på området med henblik på at vejlede og opdatere allerede eksisterende retningslinjer.

På grundlag heraf, herunder gældende lovgivning, forvaltningsretlige grundprincipper og rets – og tilsynspraksis, har Økonomiforvaltningen udarbejdet et forslag til cirkulære til kommunens medarbejdere om modtagelse af gaver m.v. og et forslag til Københavns Kommunes politik for repræsentation m.v.

Med godkendelse af forslagene sker der en sammenskrivning og en opdatering af eksisterende retningslinjer på området, godkendt af Økonomiudvalget, samt af cirkulære af 12. april 2002 om rammer for afholdelse af udgifter til repræsentation m.v. samt cirkulære af 19. april 2004 om retningslinjer for repræsentationsudgifter.   

Cirkulære til medarbejdere i Københavns Kommune om modtagelse af gaver m.v.

Det er vigtigt, at kommunens medarbejdere er bekendt med reglerne for offentligt ansattes modtagelse af gaver m.v., og at borgere og virksomheder har tillid til, at kommunens medarbejdere handler sagligt og upartisk, når de løser deres opgaver.

Formålet med reglerne i cirkulæret er derfor dels at vejlede kommunens medarbejdere om gældende ret om offentligt ansattes modtagelse af gaver mv., dels at sikre borgernes tillid til kommunens ansatte og forebygge, at der opstår situationer, der kan skabe tvivl om medarbejdernes saglighed og upartiskhed.

Spørgsmålet om, hvorvidt medarbejdere hos offentlige myndigheder kan modtage gaver eller andre fordele, som de tilbydes i forbindelse med deres arbejde, er reguleret af straffeloven og af almindelige forvaltningsretlige grundprincipper. Medarbejdere skal generelt være meget tilbageholdende med at modtage gaver og andre fordele fra borgere og virksomheder, og dette forvaltningsretlige princip gælder, hvad enten der konkret er et særligt afhængighedsforhold mellem parterne eller ej.

Inden for rammerne af cirkulærets bestemmelser kan der i den enkelte forvaltning i Københavns Kommune - begrundet i lokale forhold - fastsættes nærmere regler om medarbejdernes modtagelse af gaver m.v.

 
Københavns Kommunes politik for repræsentation m.v.

Forslaget til politikken for repræsentation m.v. fastlægger kommunens overordnede rammer dels for afholdelse af repræsentationsudgifter, dels for deltagelse i eksterne repræsentative arrangementer m.v. Politikken omfatter både kommunens medarbejdere og borgerrepræsentationens medlemmer i deres egenskab af kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Politikken beskriver de forhold, som i de konkrete situationer skal lægges til grund ved vurderingen af, om afholdelse af en repræsentationsudgift, henholdsvis deltagelse i et eksternt repræsentativt arrangement m.v. falder inden for de gældende regler og kommunens politik for repræsentation m.v.

Politikken omfatter repræsentation m.v., som sker med det formål at varetage kommunens interesser, og som involverer kommunens politikere som led i deres hverv som medlem af Borgerrepræsentationen og kommunens ansatte som led i deres varetagelse af opgaverne.

Hver forvaltning kan for sine medarbejdere udarbejde interne retningslinjer og forretningsgange for repræsentation og for afholdelse af repræsentationsudgifter m.v. med henblik på implementering og præcisering/supplering af politikken.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Indstillingens 2. at skal behandles i Borgerrepræsentationen.

         Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 12. juni 2012

1. at-punkt blev godkendt og 2. at-punkt blev anbefalet.