Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)
Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)
Økonomiudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde tirsdag den 12. juni 2007
J.nr. ØU 219/2007
3. Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)
Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne-
og Ungdomsudvalgets økonomi til Økonomiudvalgets efterretning som følge af
Borgerrepræsentationens beslutning herom (BR 678/06).
INDSTILLING OG Beslutning
Børne- og
Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget
og Økonomiudvalget, 1.
at
statusrapporten for maj tages til efterretning, idet det indskærpes, at
Børne- og Ungdomsudvalget på førstkommende møde tager stilling til
besparelser til sikring af balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i
overensstemmelse med den økonomiske genopretningsplan. 2.
at Børne- og
Ungdomsudvalget sikrer, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et
retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi, og at Børne- og
Ungdomsudvalget snarest og senest inden næste statusrapportering skal fremsende
dokumentation for de besparelser – på i alt 23 mio. kr. – som ikke er tilstrækkeligt
dokumenteret. 3.
at Børne- og
Ungdomsudvalget sikrer fremdriften og overholdelse af tidsplanen for arbejdet
med de projekter med prioriteten "høj". Økonomiforvaltningen
indstiller til Økonomiudvalget, 4.
at det
indskærpes overfor Børne- og Ungdomsudvalget nøje at sikre, at der afsættes
de nødvendige ressourcer i Børne- og Ungdomsforvaltningen til gennemførelsen
af den økonomiske genopretningsplan. Økonomiudvalgets
beslutning i mødet den 12. juni 2007 Indstillingen blev
henholdsvis taget til efterretning (1. at-punkt) og godkendt. |
Problemstilling
Borgerrepræsentationen
godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen på mødet d.
14. december 2006 og besluttede samtidigt, at Økonomiudvalget skal have en
månedlig statusrapportering på arbejdet fra januar 2007. Statusrapporten pr.
maj 2007 gives her.
Løsning
Økonomi i Balance
Deloitte har gennemgået
samtlige besparelser vedtaget siden budget 2007, i alt ca. 210 mio. kr., og har
foretaget risikovurdering af besparelserne.
Gennemgangen viser, at:
- 20 mio. kr. af besparelserne er røde, jf. figur
- 119 mio. kr. af besparelserne er gule, jf. figur
- 67 mio. kr. af besparelserne er grønne, jf. figur
Den røde søjle viser de
samlede besparelser på områder, hvor der er væsentlig tvivl om, at besparelsen
kan opnås i det forudsatte omfang. Den del af den røde søjle, der for april er
skraveret gul, angiver den del af besparelsen, der forventes at forløbe som budgetteret.
For maj er denne del flyttet til grøn.
Den gule søjle viser de besparelser, hvor det endnu ikke er
dokumenteret tilstrækkeligt, at besparelsen kan gennemføres, eller i øvrigt
indeholder usikkerheder. Den del der er skraveret med grønt angiver generelle
rammebesparelser som er udmeldt, men hvor realiseringen beror på decentral
budgetoverholdelse. Den grønne søjle
illustrerer de besparelser, hvor Deloitte har vurderet at besparelsen er
effektueret.
Bruttolisten i bilag 2 vil
danne grundlag for det interne arbejde i Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring
opfølgning på besparelserne.
Deloittes samlede vurdering
af fremdriften i den økonomiske balance er, at der er sket fremskridt, men at
der fortsat er besparelser for 23 mio. kr., som ikke er tilstrækkeligt
dokumenteret, hvilket ikke er tilfredsstillende. Deloitte er i dialog med
Børne- og Ungdomsforvaltningen om disse tiltag.
Herudover er den andel af de
med rødt vurderede besparelser, hvor det er vurderet, at en del af
besparelserne kan realiseres, flyttet fra den rødgule markering i april til
grøn markering i maj måned. Dette drejer sig om ca. 10 mio. kr. De besparelser
i den røde søjle, som ikke kan realiseres, er til gengæld øget fra 18 til 20
mio. kr. imellem april og maj måned. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil til
Børne- og Ungdomsudvalgets møde d. 6. juni udarbejde en indstilling angående
tilvejebringelse af finansiering af disse.
På baggrund af Børne- og
Ungdomsudvalgets kvartalsprognose for 1. kvartal 2007 har Deloitte foretaget en
vurdering af den samlede økonomi i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte
vurderer, at:
- Prognosegrundlaget er usikkert, og at der ikke kan
drages en sikker konklusion i forhold til det samlede resultat baseret på
forbrugstal.
- Der er et akut behov for fortsat at få løst de
bogførings- og lønproblematikker, som er adresseret igennem de enkelte punkter
i genopretningsplanen.
- Der er et stærkt behov for at få gennemført en grundig
budget- og forbrugsanalyse af det samlede budget, hvilket er iværksat i
samarbejde mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Deloitte.
Forbedring af Økonomistyringen
Bilag 3 omfatter en status på
arbejdet med den økonomiske genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen.
Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen har gennemgået de punkter i planen
for status på arbejdet med den økonomiske genopretning med betegnelsen "høj"
prioritet.
Deloitte vurderer på baggrund
af dokumentation for opfyldelse af milepæle, gennemgang af aktivitets- og
projektplaner samt møder med Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring
fremdriften, at for 9 af projekterne er fremdriften tilfredsstillede og for 7
af projekte
rne er fremdriften enten ikke tilfredsstillende eller forsinket,
således at der kan være risiko for at tidsplanen ikke nås. Samlet gælder for
disse 7 tiltag, at ressourcesituationen i Børne- og Ungdomsforvaltningen
bevirker, at der ved udgangen af maj måned ikke er allokeret de fornødne
ressourcer til projektet. Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyser dog, at man
har foretaget nybesættelser og indgået konkrete aftaler om yderligere ekstern
bistand som sikrer, at den samlede ressourcesituation i løbet af kort tid vil
blive forbedret væsentligt.
Tabel 1. Risikovurdering af
høj prioritetsprojekterne.
Nr. |
|
April* |
Maj |
3 |
Fremtidig budgetstyring |
|
|
12 |
Budgetansvar, instrukser og
forretningsgange samt dokumentation |
|
|
13 |
Understøttelse af decentral
økonomistyring |
|
|
14/15 |
Implementering og
forandring af plads- og kapacitetsstyringen |
|
|
16 |
Fraværsregistrering,
refusionspraksis på institutionerne |
|
|
17 |
Kontoplanstruktur |
|
|
21 |
Debitorsager |
|
|
22 |
Feriepenge, pensioner og
øvrige udeståender |
|
|
23 |
Gældsproblematik på skoler
og andre institutioner |
|
|
24 |
Udmøntning af besparelser i
Budget 2007 |
|
|
25 |
Betalinger til/fra andre
kommuner, oprydning |
|
|
26 |
Løn på fejlkonti, oprydning |
|
|
27 |
Statusposter, oprydning |
|
|
28 |
Refusioner, oprydning |
|
|
29 |
Husleje, afklaring |
|
|
30 |
Styring af udgifter til
IT-systemer |
|
|
* Bemærk vurderingen for
april måned alene vedrørte hvorvidt projekterne var nedfældet i kommissorier og
igangsat, mens maj måned indeholder en samlet vurdering af fremdrift.
Børne- og
Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen deler Deloittes samlede vurdering
af Økonomi i Balance og Forbedring af Økonomistyringen – særligt behovet for,
-
at Børne- og
Ungdomsudvalget på førstkommende møde tager stilling til besparelser til
sikring af balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i overensstemmelse med
den økonomiske genopretningsplan.
-&nbs
p;
at Børne- og
Ungdomsudvalget sikrer, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et
retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi – herunder at
bogføringen kommer på plads, og at Børne- og Ungdomsudvalget snarest og senest
inden næste statusrapportering skal fremsende dokumentation for de besparelser
– på i alt 23 mio. kr. – som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret.
-
at Børne- og
Ungdomsudvalget sikrer fremdriften og overholdelse af tidsplanen for arbejdet
med de projekter med prioriteten "høj".
Økonomiforvaltningen
indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget nøje følger ressourcesituationen i
Børne- og Ungdomsforvaltningen.
Endvidere er det aftalt
mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen, at Børne- og
Ungdomsforvaltningen udarbejder et notat – som kan forelægges ved behandlingen
af statusrapporteringen for maj i Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget
- der blandt andet redegør for hvorledes det sikres, at Børne- og
Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og
Ungdomsudvalgets økonomi
Den næste statusrapportering
til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget vil ske i BUU d. 12. september
2007 og i ØU d. 25. september 2007.
Videre proces
Denne
indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 6. juni, og i
Økonomiudvalget d. 12. juni 2007.
Bilag
- Oversigt over politisk
behandling
1.
Statusrapportering
for maj 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk
Balance" fra Deloitte
2.
Status på Børne-
og Ungdomsudvalgets økonomi i 2007
3.
Status på
arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen
4.
Møde- og
procesplan for rapporteringer i 2. halvår af 2007
5.
Notat fra BUF om
den økonomiske genopretning
Else Sommer / Claus Juhl