Faglig fokusering i koncernenhederne under Økonomiforvaltningen

Indstillingen indeholder forslag til oprettelse af Koncern IT som en selvstændig enhed i Økonomiforvaltningen med ansvar for IT Driftscenter, IT-sikkerhed, IT Udviklingscenter, SOF IT og nyt kontor for Driftsstyring, KPI og Processer. Enheden udskilles fra Koncernservice.

Indstillingen indeholder endvidere forslag om, at Økonomiudvalget i forbindelse med den fremtidige organisering af det hidtidige Koncernservice godkender lønniveauet for direktøren for henholdsvis Koncernservice og Koncern IT, samt godkender lønniveau for Københavns Ejendommes ejendoms- og indkøbschef.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at godkende udskillelsen af Koncern IT fra Koncernservice som selvstændig enhed i Økonomiforvaltningen,

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

2. at lønniveauet for 2 stillinger som direktør i henholdsvis Koncern IT og Koncernservice på kontraktvilkår i henhold til gældende overenskomst, jf. nærmere vedhæftede fortrolige bilag 1, godkendes,

3. at lønniveauet for Københavns Ejendommes ejendoms- og indkøbschef, jf. nærmere vedhæftede fortrolige bilag 2, godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har ved hjælp af analyse af best practice i shared service enheder fået belyst en række signifikante forbedringspotentialer i Koncernservice (KS). Økonomiforvaltningens forslag til ændringer er baseret på ekstern analyse og interview af brugere og direktioner fra forvaltningerne

Blandt andet påpeger analysen, at konsekvensen af uklar strategisk retning, manglende governance og intet end-to-end (E2E) procesfokus medfører lav kunde- og brugertilfredshed. Konklusionen er ligeledes, at der eksisterer en række udfordringer i den nuværende struktur i Koncernservice.

Dette ønsker Økonomiforvaltningen at ændre. Det kræver indledningsvist at sikre stabil drift på personaleområdet samt at udskille it-området med henblik på at sikre ledelsesmæssigt stærkt fokus på både IT og løn/personale.

Økonomiforvaltningens foreslår derfor en række organisatoriske ændringer med henblik på at sikre realisering af Borgerrepræsentationens (BR) vedtagne mål for koncernfælles funktioner.

De organisatoriske ændringer gennemføres ud fra nedenstående principper for organisering af fælles funktioner.

Principper for organisering af fælles funktioner

Principper for levering af ydelser fra koncernenheder:

• Tværgående ydelser baseret på fælles standardiserede processer med klare ansvarssnit og mulighed for differentieret brugersupport.

• Rådgivningsydelser leveres direkte og baseret på forvaltningens behov.

• Høj kvalitet og transparens af ydelser .

• Fokus på omkostningseffektivitet i hele E2E processen og transparente priser.

• Brugerinddragelse i udviklingen af ydelser.

Principper for organisering og drift af fælles funktioner:

• Løbende fokus på høj kvalitet og reducere omkostninger i hele processen (E2E).

• Fokus på sikker implementering - 3 gates.

• Faglig fokusering og stærke faglige miljøer.

• Fokus på brugervenlighed, support og ansvar for hele processen.

• Synergier mellem stærke driftsområder og center of excellence.

• Center of excellence; en samling af spidskompetencer forvaltningerne kan trække på til løsning af faglige problemer og som leveres direkte til forvaltningerne (differentierede ydelser).

• Synergi ved fælles interne støttefunktioner for fælles enheder.

Omdrejningspunktet for Økonomiforvaltningens ændringer i organiseringen i koncernenhederne er faglig fokusering.

Løsning

Økonomiforvaltningen lægger over for Økonomiudvalget op til følgende tilpasninger af koncernenhederne:

1. Udskillelse af IT fra Koncernservice til selvstændigt Koncern IT . Fælles serviceindgang fastholdes i KS.

2. Etablering af et selvstændigt Center for Indkøb med reference til Københavns Ejendommes ejendoms- og indkøbschef.

Ovenstående punkt 1 kræver godkendelse i henholdsvis Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Nedenfor er nærmere beskrevet bevæggrundene for organisationsændringerne.

Styrke IT understøttelsen i Københavns Kommune

Formålet med oprettelse af Koncern IT (KIT):

• Fastholde stærkt fokus på kernedriften på IT området.

• Levere komplekse løsninger på kritiske forretningsområder.

• Styrke udviklingen af den fælles infrastruktur (herunder sikkerhed for kommunens borgeroplysninger).

• Understøtte forvaltningernes faglige løsninger, fx SOF IT.

• Digitalisere så vi kan leve op til borgernes og brugeres krav om brugervenlighed og effektivitet.

Løsning:

• KS skal fastholde sit stærke fokus på kernedriften på IT området, men skal samtidig være i stand til at levere nye komplekse løsninger på kritiske forretningsområder.

• KS skal tilbyde forvaltningerne faglige løsninger på IT området som fx SOF IT.

• Digitalisering i Københavns Kommune af forretningskritiske områder for at Københavns Kommune kan leve op til borgere og brugeres krav til effektivitet.

IT-sikkerhed ligger i Koncern IT, men det sikres, at der er funktionsadskillelse, så IT-sikkerhedsfunktionen ikke varetager IT-drift. Placeringen af IT-sikkerhed i IT-driftssøjlen er midlertidig.

Sikker drift på HR og Finans

Formål:

• Fortsat én serviceindgang for brugerne organisatorisk placeret i Koncernservice.

• Ledelsesmæssigt fokus på at levere sikker drift på løn og finansprocesser.

• Styrke fokus på lokal brugersupport.

• Sikre brugervenlige systemer.

• Sikre at brugerne har de rigtige kompetencer.

• Styrke udnyttelsen af HR-data i arbejdstidsplanlægningen.

Løsning:

• Økonomiforvaltningen skaber et øget ledelsesmæssigt fokus ved at snævre ind og fusionere ressourcer.

• Økonomiforvaltningen knytter udviklings- og forretningsressourcer til driftsområder for at styrke det faglige miljø.

• Etablering af center of excellence på arbejdstidsanalyser, der kan understøtte forvaltningerne i deres arbejde med arbejdstidsplanlægning.

• Fortsætte center of excellence på HR/Jura for at kunne understøtte forvaltningerne i vanskelige personalesager.

• I samarbejde med forvaltningerne vil KS udvikle brugerstøtte og gennemgå alle arbejdsgange startende med Børne- og Ungeforvaltningen.

Etablering af Center for Indkøb

Der etableres et separat center for indkøb uafhængigt af Københavns Ejendommes (KEjd) øvrige virksomhed, der skal gøre det nemmere at købe ind i Københavns Kommune.

Formål:

• Samle højt specialiserede kompetencer i et fagligt fællesskab.

• Gøre det nemt at købe ind.

• Aftale konkurrencedygtige priser.

• Sikre høj brugertilfredshed og en brugervenlig indkøbs- og bestillingsløsning.

• Styrke aftaleindgåelsen, herunder sikre, at aftalerne er opdaterede, korrekte og lever op til Københavns Kommunes krav.

Løsning:

• Specialister i udbud og kontraktstyring.

• Udbud af indkøbssystem, der lever op til krav om brugervenlighed og fuld digitalisering, herunder integration til "Systemer, Applikationer og Produkter" (SAP).

• Styr på stamdata for indkøb.

• Stille data til rådighed for indkøbsanalyser, kategoristyring og tværgående samarbejde med forvaltningerne.

• Udbudsplan for områder der ikke er aftaledækket (tæt samarbejde forvaltningerne)

• Formaliseret og integreret samarbejde med SKI om udbud af fremtidige aftaler som imødekommer brugernes behov.

• Brugersupport på indkøbsløsning.

• Indfri effektiviseringer.

Projekt bedre økonomistyring

Koncernservice fastholder et stærkt selvstændigt Enterprise Ressource Planning program (ERP).

Formål:

• At sikre at Københavns Kommune får en god understøttelse i et godt økonomistyringssystem, der samler alle de nødvendige økonomistyringsdata i kommunen, og samtidig sikrer at de rette kompetencer er tilstede.

• At skabe bedre økonomistyringsværktøjer og -processer i forvaltningerne.

• Understøtte processen med at give forvaltningerne bedre løsninger og fjerne kompleksiteten for forvaltningerne.

Løsning:

• En fælles tilgang til økonomistyring i Københavns Kommune baseret på standardisering af kontoplan og arbejdsgange.

• Implementering af nyt ERP system.

• Kompetenceudvikling af økonomimedarbejdere og implementering af organisatoriske tilpasninger.

• At få tilført flere change management kompetencer til ERP, som er et forandringsprojekt.

• At Koncernservice opgraderer en række kompetencer, arbejdsgange og dataflow, da det kræver en meget stor opgave at få udviklet de nye arbejdsgange og processer, samtidig med at der ligger en stor systemmæssig opgave.

De næste skridt

Økonomiforvaltningen vil igangsætte følgende :

Governance model: Med henblik på at give forvaltningerne medansvar i koncernenhedernes ressourceprioritering, åbnes forretningsmodellen op, så de principielle beslutninger forelægges forvaltningerne via økonomikredsen. Det drejer sig bl.a. om lokal brugersupport på standardiserede ydelser, plan for tværgående prioritering af ressourceanvendelsen og kvalitetsniveau for tværgående ydelser.
Bedre samarbejde: Der bliver en dialog mellem koncernenhederne og to pilotforvaltninger (en central og decentral) om en support- og forbedringsmodel for standardiserede ydelser.
Snitflader og bedre understøttelse af komplekse ydelser: Der indgås aftale mellem hver koncernenhed og hver forvaltning om snitflader for komplekse ydelser.
Transparens i priser: Økonomiforvaltningen udarbejder oplæg om omkostningsægte priser med bistand fra Intern Revision. I første omgang udvælges et antal af de væsentligste ydelser i KEjd, KS og KIT.
Koncernfælles rapportering: Der udarbejdes et målbillede for hver koncernenhed, der aftales i Økonomikredsen og rapporteres til Økonomiudvalget.

Oprettelse af direktørstilling for Koncern IT og ændring af lønniveau for direktørstillingen for Koncernservice

Koncernservice (KS) er hidtil organiseret med en direktør og 2 vicedirektører i spidsen for enheden. Direktøren refererede til direktionen i Økonomiforvaltningen. I forbindelse med oprettelsen af Koncern IT (KIT) oprettes en stilling som direktør for Koncern IT til at stå i spidsen for den nye enhed. Ligeledes tilpasses lønniveauet for direktørstillingen for Koncernservice, og de to vicedirektørstillinger nedlægges. De pågældende ansættes på kontraktvilkår. Endvidere foreslår Økonomiforvaltningen, at lønniveauet for ejendoms- og indkøbschefen i KEjd hæves til samme niveau som de to direktører i KS og KIT. Årsagen hertil er overførslen af nye kompetenceområder til KEjd – dels indkøbsområdet fra KS dels ejendomsdriften fra Socialforvaltningen. I henhold til den gældende lønpolitik på området, skal de pågældendes lønniveau forelægges Økonomiudvalget. Økonomiforvaltningen har til dette formål udarbejdet vedhæftede bilag 1 og 2, som begge er fortrolige.

De lønmæssige ændringer vil i så fald medføre en mindreudgift, da der i dag er to vicedirektørstillinger og en direktørstilling i Koncernservice, som erstattes af to direktørstillinger og en højere løn til ejendoms- og indkøbschefen. Dette giver på årsbasis en nettobesparelse på ca. 1 mio. kr.

Økonomi

Ændringerne har ingen økonomiske konsekvenser. Eventuelle udgifter afholdes inden for egen ramme eller gennem forslag til investeringspuljen med henblik på realisering af effektiviseringer.

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af organisationsændringerne håndteres i førstkommende sag om bevillingsmæssige ændringer.

Videre proces

Organisationsændringerne træder i kraft umiddelbart efter Borgerrepræsentationens godkendelse. Stillingerne som direktør for hhv. Koncern IT og Koncernservice slås op umiddelbart herefter.

Mikkel Hemmingsen

Bjarne Winge

Beslutning

Dagsordenspunkt 2: Faglig fokusering i koncernenhederne under Økonomiforvaltningen (FORTROLIG) (2016-0059423)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016

Indstillingens 1. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning, og indstillingens 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Til top