Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager orienteringen om Intern Revisions rapport ”Tab på refusioner” samt Økonomiforvaltningens handlingsplaner til efterretning.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har den 19. november 2015 modtaget Intern Revisions rapport vedr. tab på refusioner, jf. bilag 1.

Med denne indstilling orienteres Økonomiudvalget om revisionsrapporten samt de handlingsplaner, som Økonomiforvaltningen har udarbejdet til håndtering af de identificerede risici.

I rapporten anfører Intern Revision følgende bemærkninger med prioritet 1 (rød):

• Årsagen til afslag/tab fremgår ikke tydeligt af alle anvendte årsagsbeskrivelser, og ansvarsplacering kan for 72 pct. ikke fastslås.

• Forretningsgangen efterleves ikke i tilstrækkelig grad, herunder er forvaltningernes fraværsregistreringer ofte mangelfulde eller fejlbehæftet.

Løsning

Økonomiforvaltningen er samlet set enig i, at det bør være en målsætning for kommunen at minimere tab af refusioner. Det er dog samtidig Økonomiforvaltningens vurdering, at risikobilledet ikke er lige så kritisk, som det tegnes af Intern Revision i rapporten.

Baggrunden for dette er, at Økonomiforvaltningen forventer at overholde det vedtagne måltal på 92 pct. for refusionshjemtagelse for regnskabsår 2014. Endvidere er det allerede med de nuværende processer muligt at identificere indsatser, som kan minimere tab af refusioner.

Det er dog samtidig Økonomiforvaltningens vurdering, at der er potentiale for forbedringer, bl.a. ved at systemunderstøtte store dele af proces for behandling af refusioner ved implementering af nyt lønsystem, jf. Økonomiforvaltningens handlingsplan.

Revisionsbemærkning vedr. manglende ansvarsplacering

Revisionen bemærker i rapporten, at det ikke er tydeligt, hvem der har ansvaret for, at refusionen ikke modtages, hvilket gør det vanskeligt at foretage forebyggende tiltag, der kan reducere refusionstab. De faktiske tab på refusioner svarende til 16 mio. kr., kan for 72 pct. vedkommende ikke ansvarsplaceres, hvilket bl.a. skyldes at afslagsbeskrivelserne er vanskelige at forstå.

Økonomiforvaltningen er delvist enig i revisionsbemærkningen. Koncernservice har således allerede i foråret 2015 påbegyndt en forbedring af årsagsforklaringer i ledelsesinformationen, således at årsagsforklaringer bliver mere forståelige for kommunens ledere.

Derudover vil der være fokus på at tydeliggøre yderligere, hvorvidt der er tale om nedjustering af prognosen på baggrund af manglende berettigelse til refusion eller reelt tab af refusion, som kommunen har været berettiget til.

I relation til revisionens kritik af, at ansvaret for tab ikke er tydeligt anført i årsagsforklaringerne, er det Økonomiforvaltningens vurdering, at den nuværende identifikation af årsager skaber et godt grundlag for at minimere tab af refusioner, og at ukorrekt dataregistrering i forvaltningerne er den væsentligste årsag til tab af refusioner. Korrekt indberetning blandt kommunens enheder bør derfor være det primære indsatsområde.

Koncernservice vil dog undersøge nærmere i hvilke typer sager med tab, det vil give mest værdi at øge indsats for at placere ansvaret tydeligere, samt hvad det vil kræve af ressourcer.

Økonomiforvaltningen er ansvarlig for at gennemføre denne del af handlingsplanen med deadline for implementering den 1. marts 2016.

Revisionsbemærkning vedr. manglende efterlevelse af forretningsgangen

Revisionen indfører i rapporten, at forvaltningernes fraværsregistreringer ofte er mangelfulde eller fejlbehæftede, hvilket indikerer, at forretningsgangen ikke efterleves. Dette medfører en øget risiko for tab af refusioner.

Økonomiforvaltningen er enig i revisionsbemærkningen.

I erkendelsen af at datadisciplinen i forvaltningerne, både på områder relateret til refusion og på øvrige områder inden for løn- og personaleadministration, ikke er god nok, gennemfører Koncernservice i samarbejde med forvaltningerne en række tiltag, der skal sikre korrekte indberetninger hos kommunens enheder.

De konkrete tiltag hertil er:

• Udarbejdelse og implementering af administrative standarder end-to-end (Arbejdet er allerede godt i gang for Børne- og Ungdomsforvaltningen i relation af BUF Taskforce).

• Bedre support og styrkelse af forvaltningernes kompetencer og processer i brugen af vagtplanssystemet, hvor de refusionsbærende fraværsoplysninger fødes for ca. halvdelen af kommunen, som ikke har tilkøbt tastning af fravær i Københavns Kommunes Arbejdsplanssystem (KAS) via selvbetjeningsløsningerne.

• Procesoptimering af fraværsprocessen, herunder udvikling af bedre ledelsesinformation vedrørende ferie og fravær.

• Udarbejdelse af spørgsmål og svar om refusion samt løbende afholdelse af kvartalsvise gå hjem-møder henvendt til ledere og administrative medarbejdere med henblik på at højne vidensniveauet om refusion, herunder konsekvenserne ved for sen indberetning.

Koncernservice er ansvarlig for at udføre handlingsplanen med deadline for implementering den 1. januar 2017.

Øvrige tiltag

Økonomiforvaltningen gennemfører udover de ovenfor anførte tiltag en række supplerende aktiviteter, som samlet set vil imødekomme de identificerede risici for tab af refusioner, herunder:

• Forbedring af indberetningen blandt kommunens enheder.

• Implementering af automatiseret dagpengerefusionsløsning med det nye lønsystem KMD Opus.

• Forbedring af årsagsforklaringer i ledelsesinformation.

• Forbedring af opgørelsesmetode for refusioner i overordnet ledelsesinformation.

• Optimering af ledelsesinformation vedr. øvrige refusioner.

Svar på Intern Revisions afsluttende bemærkninger

Intern Revision nævner i sine afsluttende bemærkninger seks forhold, som ikke vurderes at være adresseret i Økonomiforvaltningens handlingsplaner. Disse adresseres i det følgende:

1. Manglende tiltag i forhold til ikke at kunne tydeligt ansvarsplacere 72 pct. af tab

Det er allerede adresseret i tiltaget vedr. forbedring af årsagsforklaringer, at det vil blive undersøgt nærmere, i hvilke typer sager med tab det vil give mest værdi at placere ansvaret, samt hvad det vil kræve af ressourcer.

2. Uklarhed omkring, hvorvidt forbedring af datadisciplin er henvendt til rette ansvarlige for fejl

Tiltagene vedr. forbedring af indberetningerne er henvendt til alle forvaltninger, da de generelle erfaringer med indberetninger af personaleoplysninger fra forvaltningerne er, at der er rum for forbedringer i langt de fleste enheder.

3. Manglende tiltag ift. at vurdere, hvorvidt det er muligt at reducere anmodninger om refusion, som kommunen åbenlyst ikke er berettiget til

Det er allerede adresseret i tiltaget vedr. implementering af automatiseret dagpengerefusionsløsning, at det vil blive undersøgt, om det nye system kan håndtere automatisk blot at anmode om refusion i sager, hvor anmodningsfristen er overholdt.

4. Konsekvensen af, at det kommende lønsystem medfører øget ressourcer til manuel behandling af fejl og for sene indberetninger

Som allerede adresseret i tiltaget vedr. implementering af automatiseret dagpengerefusionsløsning vil det kun betyde et øget ressourceforbrug, såfremt alle sager med for sen indberetning kan udtages til manuel kontrol, jf. punkt 3, og såfremt det vælges, at sagerne skal udtages til manuel behandling. Afklaring af dette afventer afklaringen under punkt 3.

5. Manglende understøttelse i det kommende lønsystem af, at enheder modtager refusion på anmodningstidspunktet

Som allerede adresseret i tiltaget vedr. implementering af automatiseret dagpengerefusionsløsning er der ingen standard systemunderstøttelse af dette ønske. Det blev således også allerede i efteråret 2014 besluttet i Økonomidirektørkredsen, at fokus i stedet skal være på at nedbringe gennemløbstiden for indhentning af refusion, hvilket det nye lønsystem til gengæld understøtter.

6. Manglende tiltag, der forbedrer og sikrer en effektiv styring, håndtering og frekvens for anmodning på fleksjob og øvrige refusioner

Økonomiforvaltningen arbejder løbende på at forbedre styringen og håndteringen af området for fleksjob og øvrige refusioner. Der er således også løbende implementeret forbedringstiltag, herunder forbedret sagsoversigt og stærkere samarbejde med særligt Københavns Kommune som bopælskommune i form af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen med henblik på nedbringelse af gennemløbstiden og ressourceforbruget både i Koncernservice og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser som følge af denne sag.

Mikkel Hemmingsen                                        /Bjarne Winge