Opfølgning på revisionsbemærkninger til regnskab 2017
Indstillingen indeholder første opfølgning på de handleplaner, som blev udarbejdet i forlængelse af revisionsberetningen for 2017 og forelagt ØU den 11. september 2018. Handleplanerne beskriver hvilke tiltag, der skal gennemføres, før revisionsbemærkningen vurderes at være håndteret.
Samlet set forventes det på nuværende tidspunkt, at 15 af de 22 afgivne revisionsbemærkninger lukkes med regnskab 2018. Hertil kommer, at de resterende 7 bemærkninger forventes at blive videreført i forbindelse med revisionsberetningen for regnskab 2018.
Opfølgningen viser, at to handleplaner, som ved udarbejdelsen var forventet afsluttet i 2018, først forventes at være afsluttet i 2019. Det drejer sig om revisionsbemærkning 1 – Systemansvarlige for udbetalingssystemer, hvor der fortsat mangler at blive udarbejdet forretningsgange for samtlige udbetalingssystemer samt revisionsbemærkning 3 – Revision af balancen, hvor der som følge af omfanget af opgaver forbundet med at håndtere revisionsbemærkningen, er blevet prioriteret at fokusere på de dele af bemærkningen, der er kritiske for håndtering af regnskab 2018. Bemærkningen forventes dermed først afsluttet i forbindelse med revisionsberetningen for 2019.
Handleplanen for Revisionsbemærkning 10 – Tilskudsadministration forventes omvendt at være gennemført i 2018, og dermed tidligere end oprindeligt forventet.
Økonomiforvaltningen vil i marts 2019 foretage næste opfølgning på handleplanerne. Opfølgningen bliver forelagt Økonomiudvalget den 30. april 2019.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2017, jf. bilag 1, tages til efterretning.
Problemstilling
Københavns Kommune modtog den 15. august 2018 revisionsberetningen til regnskab 2017. På baggrund heraf havde alle forvaltninger udarbejdet handlingsplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører forhold i forvaltningens arbejde frem mod Økonomiudvalgets møde den 11. september 2018. Denne indstilling giver en status på fremdriften i forvaltningernes arbejde med at håndtere de enkelte bemærkninger, som fremgår af revisionsbemærkningerne.
Revisionsberetningen gav anledning til 22 bemærkninger, som fremgår af tabel 1. Bemærkningerne fordeler sig med 10 bemærkninger vedrørende revisionen af årsregnskabet, tre bemærkninger vedrørende forvaltningsrevisionen, samt ni bemærkninger vedrørende socialrevisionen.
Løsning
Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår, hvornår det pr. november 2018 forventes, at forvaltningerne har berigtiget de anførte forhold, således at bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er lavet ud fra status på de udarbejdede handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.
Den samlede status for handleplanerne gennemgås i bilag 1, hvor også status for eventuelle delbemærkninger gennemgås. Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om nedenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.
Tabel 1: Status på revisionsbemærkninger til regnskab 2017
|
Revisionsbemærkninger vedrørende årsregnskabet
|
|
||
|
Status på hvornår revisionsbemærkningen kan lukkes |
Status i september |
Status i december |
|
|
Nr. 1 |
Systemansvarlige for udbetalingssystemer |
2018 |
2019 |
|
Nr. 2 |
Regnskabsafslutningsprocessen |
2018 |
2018 |
|
Nr. 3 |
Revision af balancen |
2018 |
2019 |
|
Nr. 4 |
Lønadministration |
2018 |
2018 |
|
Nr. 5 |
Manglende refusionshjemtagelse |
2018 |
2018 |
|
Nr. 6 |
Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller |
2019 |
2019 |
|
Nr. 7 |
Kontrol med overholdelse af reglerne om Skatmoms |
2018 |
2018 |
|
Nr. 8 |
Byggesagsområdet |
2018 |
2018 |
|
Nr. 9 |
Indkøb |
2019 |
2019 |
|
Nr. 10 |
Tilskudsadministration |
2019 |
2018 |
|
Nr. 11 |
Cybersecurity og persondata |
2019 |
2019 |
|
Nr. 12 |
Mellemkommunal refusion* |
2019 |
2019 |
|
Nr. 13 |
Ubalance i kommunens interne handel |
2018 |
2018 |
|
Socialforvaltningen – bemærkninger vedrørende Børne- og Socialministeriet
|
|
||
|
Nr. 14 |
Merudgifter til børn i henhold til servicelovens § 41 (manglende opfølgning / administrative forlængelser) |
2018 |
2018 |
|
Nr. 15 |
Merudgifter til voksne i henhold til servicelovens § 100 (manglende opfølgning) |
2018 |
2018 |
|
Nr. 16 |
Særligt dyre enkeltsager (mangelfuld opgørelse af refusion (Kvantum udgifter er ikke med taget i opgørelse) |
2018 |
Afsluttet |
|
Nr. 17 |
Statsrefusion vedr. uledsagede flygtningebørn (usikkerhed om betalingsforpligtelse) |
2019 |
2019 |
|
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen – bemærkninger vedrørende Beskæftigelsesministeriet
|
|
||
|
Nr. 18 |
Min plan (fejl og mangler i kvaliteten af anvendelsen) |
2018 |
2018 |
|
Nr. 19 |
Jobafklaringsforløb (overholdelse af tidsfrister) |
2018 |
2018 |
|
Nr. 20 |
Revalidering (manglende kvalitet i sagsbehandlingen) |
2018 |
2018 |
|
Nr. 21 |
Kontantydelse (manglende kvalitet i sagsbehandlingen) |
2018 |
2018 |
|
Fælles – bemærkninger vedr. Beskæftigelsesministeriet og Børne- og Socialministeriet |
|
||
|
Nr. 22 |
System- og statusafstemninger (mangelfulde afstemninger) |
2018 |
2018 |
* Af indstillingen til Økonomiudvalget den 11. september 2018 fremgik ved en fejl at handleplanen forventedes afsluttet i 2018. Dette er ikke tilfældet.
Det forventes på nuværende tidspunkt, at 15 ud af de 22 revisionsbemærkninger vil blive lukket i forbindelse med regnskab 2018. For de resterende syv bemærkninger, forventes handleplanerne at blive afsluttet i 2019. For to af disse er afslutningen af handleplanerne udskudt til 2019 i forhold til forventningen i september. Det drejer sig om:
Revisionsbemærkning 1 – Systemansvarlige for udbetalingssystemer
I Økonomiforvaltningen er arbejdet med KMD Udbetaling og KMD KMF færdiggjort i Koncernservice.
Systemerne KMD Ejendom i Structura, KMD Boliglån og KMD Opus Debitor er i pr. den 1. juni 2018 overgået i Økonomiforvaltningen i forbindelse med ressortændringen af kommunens debitorområde. For KMD Ejendom i Structura og KMD Boliglån vil der pr. den 31. december 2018 være udarbejdet en plan for systemerne, som forventes afsluttet den 31. maj 2019.
Vedrørende KMD Opus Debitor har Koncernservice pr. den 15. november 2018 etableret et nyt fælles debitorkontor, der samler ressourcer og kompetencer på tværs af systemer og opgaver. Formålet er at skabe én samlet organisatorisk enhed på tværs af processen og dermed styrke kvalitet og effektivitet debitorprocessen. Arbejdet opdeles i to faser, dels fase 1 med fokus på opgaver der skal være afsluttet inden årsafslutningen.
Fase 2 indeholder kortlægning og dokumentation af alle processer herunder risici, kontroller og compliance i henhold til gældende regler, samt gennemførsel af kompetenceforløb for driftsorganisationen. Dette arbejde forventes afsluttet pr. den 1. juni 2019.
Vedr. ejendomsadministrationssystemet WeDo er status, at Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har kortlagt 289 arbejdsgange, der alle er ved at blive beskrevet og nedfældet i den gældende arbejdsgangsskabelon. Herefter vil forretningsgangene blive tegnet i overensstemmelse med kommunens kvalitetsstandard for dokumentation af forretningsgange. Arbejdet forventes færdiggjort den 1. juli 2019.
I Teknik- og Miljøforvaltningen vil der, i relation til det eksisterende kirkegårdssystem, som udfases i 2019, i forbindelse med årsafslutning 2018 blive gennemført, dels en afstemning af balancen og dels en risikovurdering og afprøvning i forhold til udbetalinger. Risikovurderingen forelægges Intern Revision (IR).
I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har syv systemer, hvor der udestår udarbejdelse af forretningsgange. Arbejdet forventes afsluttet i foråret 2019.
Revisionsbemærkning 3 – Revision af balancen
Som følge af omfanget af opgaver forbundet med at håndtere revisionsbemærkningen, er der sket en prioritering af aktiviteter i handleplanen, for at fastholde fokus på afslutningen af regnskabet for 2018.
Som følge af omfanget af opgaver forbundet med at håndtere revisionsbemærkningen, er der sket en prioritering af aktiviteter i handleplanen, for at fastholde fokus på afslutningen af regnskabet for 2018. Aktiviteter, som er kritiske for regnskabsafslutningen fastholdes med deadline i 2018, og disse omfatter konkret:
- Viden overdragelse fra Taskforce og Klargøringstemaet til afstemningsteamet i Center for Finans
- Åben post styring på de 20 konti, som udgør størstedelen af ikke udlignede konti
- Afdækning og korrektion af grænsesnitopsætning for KMD fagsystemer
- Procesafdækning og kravspecifikation til systemafstemninger vedrørende KMD fagsystemer
- Teknisk spærring for manuel bogføring uden profitcenter
- Konklusionsnotat form og indhold
- Åbningsbalance og primokorrektioner
En række øvrige aktiviteter i projektet udskydes med deadline den 30. juni 2019. Disse omfatter færdiggørelse af forretningsgang for afstemning af balancekonti, færdiggørelse af regelsæt og styringsdokumenter for balancen samt restafdækning af datafangstproblematikker og forbedringstiltag, dvs. overførsel af data fra fagsystemer til Kvantum.
På nuværende tidspunkt forventes endvidere, at én revisionsbemærkning lukkes med regnskab 2018, hvor det tidligere var forventet først ville blive lukket med regnskab 2019. Dette er:
Revisionsbemærkning nr. 10 – tilskudsadministration
Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet forretningsgange til tilskudsområdet, som er i overensstemmelse med forretningscirkulæret for indtægter, og det forventes derfor at bemærkningen kan lukkes med regnskab 2018.
De resterende fire bemærkninger, der fortsat forventes afsluttet i forbindelse med regnskab 2019 er:
Revisionsbemærkning 9 – Indkøb
Der er stor fokus på at sikre en højere indkøbscompliance og Center for Indkøb i KEID arbejder tæt sammen med forvaltningerne med henblik på at lave tværgående indsatser på indkøbsområdet, samt konkrete handleplaner for hver enkelt forvaltning.
Der vil blive fokuseret på indsatser som kan løfte compliance på brug af Kvantum Indkøb og brug af indkøbsaftalerne, og de vil ligeledes være målrettet den enkelte forvaltnings behov. Det er fx indsatser i form af ekstra on-site support, oplæring i brug af best practice samt målrettet indsats for løft af aftaledækning på udvalgte indkøbskategorier. Dette arbejde fortsætter i 2019.
Revisionsbemærkning 11 – Cybersecurity og persondata
Koncern IT forventer inden udgangen af 2018 at have gennemført interviews med systemejere i forvaltningerne, indsamlet information samt gennemført risikovurderinger af 64 forretningskritiske systemer i hele KK.
I løbet af første kvartal 2019 udarbejdes en fælles afrapportering om Københavns Kommunes samlede risikobillede, som efterfølgende forelægges for Digitaliseringschefskredsen, It-kredsen samt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
Revisionsbemærkning 12 - Mellemkommunal refusion
På baggrund af resultaterne af analysen vedr. mellem kommunal refusion blev der i forbindelse med budget 2019 vedtaget et tværgående investeringsforslag, hvor udvalgte opgaver på området samles i Koncernservice.
I forslaget blev der tildelt midler til at gennemføre de resterende 90 pct. af den bagudrettede analyse og at der udvikles nye tværgående it-understøttede arbejdsgange og processer med en borgertilgang frem for den nuværende ydelsestilgang. Det forventes afsluttet ultimo 2019.
Revisionsbemærkning 17 - Statsrefusion af sociale ydelser
Bemærkningen handler om ophold på den sikrede institution Sønderbro for unge flygtninge, som ikke har en hjemkommune. Revisor ønsker at Børne- og Socialministeriet skal tage stilling til hvordan denne udgift skal dækkes, da Københavns kommune ikke skal betale for disse ophold. Socialforvaltningen afventer Ministeriets svar primo 2019 i decisionsskrivelsen for regnskab 2017.
De resterende 15 revisionsbemærkninger forventes fortsat håndteret i forbindelse med regnskab 2018.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Økonomiforvaltningen er løbende i dialog med alle forvaltninger om deres handlingsplaner og følger op herpå, særligt frem mod aflæggelsen af regnskabet for 2018. Økonomiudvalget forelægges en ny status på revisionsbemærkningerne i april 2019.
I forlængelse af revidering af årsregnskabet for 2018 udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der er håndteret. Revisionsberetningen for regnskab 2018 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2019.
Beslutning
Dagsordenspunkt 2: Opfølgning på revisionsbemærkninger til regnskab 2017 (2018-0308985)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 11. december 2018
Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.