Nye måltal for sygefravær 2013-15

Kommunens nuværende måltal for sygefravær udløber den 31. december 2012. For at fastholde indsatsen for nedbringelse af sygefraværet foreslås nye måltal for sygefravær gældende for de næste 3 år.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1.      at det nye reduktionsmål for sygefraværet for de ansatte i Københavns Kommune er en nedbringelse af kommunes samlede sygefravær med mindst 1,6 dag i løbet af de næste tre år (2013-2015) og, at dette samlede reduktionsmål bygger på summen af differentierede reduktionsmål pr. forvaltning fremkommet ved benchmark med gennemsnittet for øvrige 6-by kommuner,

2.      at de konkrete måltal pr. forvaltning og Københavns Kommune i alt baseres på 2012 niveauet fratrukket reduktionsmålene - og at måltallene opdateres, når det endelige niveau for 2012 er kendt (uge 6 i 2013),

3.      at der opstilles et særskilt reduktionsmål for gruppen af elever ansat i Københavns Kommune på 1,8 dag.

Københavns Kommune har haft måltal for sygefravær siden 2007. At have måltal og løbende foretage opfølgninger er et vigtigt element i sygefraværsindsatsen, og der er bred enighed om, at måltal medvirker til at fastholde fokus på indsatsen for nedbringelse af sygefraværet. Derfor foreslås nye måltal, når de nuværende udløber pr. 31. december 2012.

Nuværende måltal og prognose

Prognosen for 2012 viser, at kommunen lige akkurat vil nå sit måltal om en reduktion i sygefraværet på mindst 3 kalenderdage i løbet af de seneste tre år (2010-2012). Prognosen er baseret på kendt sygefravær til og med oktober måned.

Som det fremgår af bilag 1, planche 2, vil Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen nå deres måltal, hvorimod Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen ikke vil nå deres måltal. De nuværende måltal pr. forvaltning har ikke været differentierede, idet alle har haft samme reduktionsmål på mindst 1 dag årligt i tre år.

Processen

En arbejdsgruppe under kommunens tværgående sygefraværsgruppe har udarbejdet nærværende forslag til nye måltal for sygefravær. Forslaget har været drøftet i Personalechefkredsen og i kredsen af administrerende direktører.

Forvaltningernes reduktionsmål og foreløbige måltal fremgår af tabellen til sidst i indstillingen.

Dagsværk - ny opgørelsesmetode

Økonomiudvalget har besluttet, at sygefravær opgjort på organisatorisk niveau skal opgøres i dagsværk fra og med 2013. Dagsværk tager udgangspunkt i de faktiske fraværstimer omregnet til fraværsdagsværk (7,4 timer) pr. årsværk (fuldtidsansat). Fridage i fraværsperioden (eksempelvis lørdag-søndag) tæller ikke med - i modsætning til kalenderdags-metoden. Omlægningen fra kalenderdage til dagsværk lægger sygefraværsniveauet lavere, idet fraværsdagsværk i Københavns Kommune (KK) ligger ca. 18% lavere end kalenderdage.

Kalenderdage bruges fortsat i opgørelser over de enkelte medarbejderes sygefravær, da dette er lettere at håndtere eksempelvis i forhold til, hvornår en sygemeldt skal indkaldes til fraværssamtale.

Modellen bag reduktionsmålene

Der er bred enighed om, at det er relevant at sammenligne niveauet for Københavns Kommunes sygefravær med gennemsnittet for de øvrige 6-by kommuner. Idet det antages, at Københavns Kommune kan komme ned på gennemsnitsniveauet for de øvrige 6-byer, har Københavns Kommune potentiale for nedbringelse af sygefraværet, da København Kommune sammen med Odense Kommune har det højeste sygefravær af 6-byerne, nemlig 13,5 dagsværk i 2011.

Kommunens reduktionsmål (det, som kommunen forventes at kunne nedbringe sygefraværet med) er udregnet som den vægtede sum af det reduktionspotentiale, der ligger i hver forvaltning, hvis de af forvaltningernes største faggrupper, som har højere fravær end tilsvarende faggrupper i øvrige 6-byer i 2011, nedbringer det til disse kommuners gennemsnit.

De beregnede reduktionspotentialer for faggrupperne i forvaltningerne skal ikke opfattes som opstillede reduktionsmål pr. faggruppe, idet de alene er brugt som metode til beregning af forvaltningens potentiale og mål. Forvaltningerne kan naturligvis vælge at bruge disse i nedbrydningen af deres måltal, hvis det vurderes relevant for at have et skærpet fokus på bestemte faggrupper, men ellers opstilles måltal typisk på arbejdspladsniveau.

Baggrunden for valget af denne buttom-up beregningsmodel er, at sygefraværsindsatsen ligger i forvaltningerne, og derfor er det naturligt at lade beregninger af potentialet i hver enkelt forvaltning danne udgangspunkt for beregninger af kommunens samlede potentiale.

Af alle de største faggrupper i Københavns Kommune (min. 480 årsværk) er det kun brand/udrykning, køkken/rengøring og socialrådgivere/-formidlere, der ikke har højere sygefravær end tilsvarende faggrupper i øvrige 6-by kommuner, når vi ser på gruppen på KK-niveau (dog har køkken/rengøring i Kultur- og Fritidsforvaltningen et relativt stort potentiale) (Se planche 10 i bilag 1).

Potentialet ligger stort set alene blandt de største faggrupper, idet det samlede sygefravær for alle andre (gruppen ”Øvrige”) ligger lavere end benchmarket.

Eleverne - Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har arbejdsgiveransvaret

Cirka 80 % af de i alt 1.486 erhvervsuddannelseselever, der hvert år ansættes i kommunen er tilknyttet Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, mens de sidste 20 % er fordelt på de øvrige forvaltninger, primært i Børne- og Ungdomsforvaltningen og Ssocialforvaltningen. Fra og med 2012 har GRUK, Grunduddannelse København, beliggende i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, været den ansættende myndighed for samtlige erhvervsuddannelseselever i Københavns Kommune. GRUK har arbejdsgiveropgaver ift. eleverne, eksempelvis i forbindelse med prøvetid og partshøringer.

De enkelte praktiksteder foretager opfølgning ift. elevers fravær. Såfremt der er behov for samtale eller partshøring i elevens prøvetid eller sagen er kompliceret, overgår sagen til GRUK. GRUK gennemfører fraværssamtaler og eventuelle opsigelser. Ved sammenhængende fravær på 14 dage eller derover adviseres GRUK altid, således at GRUK kan indhente en varighedserklæring.

Opfølgningsopgaverne ift. den enkelte elevs sygefravær er således delte, men det er GRUK, der har hovedansvaret. I kommunens sygefraværsopgørelser figurerer elevernes sygefravær derfor samlet under SUF, hvilket også giver et mere samlet billede af den enkelte elevs sygefravær, idet en elev ofte vil være ansat i flere forvaltninger i løbet af uddannelsesperioden.

Reduktionsmålene

Den vægtede sum af forvaltningernes reduktionspotentiale giver et samlet reduktionspotentiale – reduktionsmål – på KK-niveau på i alt 1,6 dag.

Arbejdsgruppen foreslår, at reduktionsmålet skal realiseres i løbet af en 3-årsperiode, 2013-15, hvilket giver et årligt reduktionsmål på mindst 0,6 dag på KK-niveau det første år og 0,5 dag de to sidste år.

Korrektioner ift. modellen

Det er afgørende, at måltallene er realistiske, så de virker motiverende for sygefraværsindsatsen.

Det er arbejdsgruppens vurdering, at de reduktionsmål, der kommer frem ud fra den objektive beregningsmodel, er realistiske, og de rammer meget godt de mål, som forvaltningerne alene ud fra kendskab til udvikling de seneste år, aktuelt niveau og en faglig vurdering af det potentiale, der fortsat ligger på arbejdspladserne.

Dog er der behov for et par mindre korrektioner ift. den rene benchmark-model:

Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF): I følge beregningerne af reduktionspotentialet for Kultur- og Fritidsforvaltningen skulle forvaltningen blot kunne reducere med 0,6 dag. Kultur- og Fritidsforvaltningen har imidlertid vurderet det realistisk, at forvaltningen kan reducere med yderligere 0,4 dag, hvilket indregnes i forvaltningens reduktionsmål, der således er 1,0 dag.

Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF): Omvendt forholder det sig med Teknik- og Miljøforvaltningen. I følge beregningerne af reduktionspotentialet for Teknik- og Miljøforvaltningen skulle forvaltningen kunne reducere med 1,3 dag, hvilket forvaltningen vurderer at være urealistisk. Dette skal bl.a. skal ses i lyset af, at Teknik- og Miljøforvaltningen i 2012 allerede har reduceret med hele 1,7 dag, hvilket er markant mere end øvrige forvaltninger. Forvaltningens reduktionsmål nedskrives derfor med 0,4 dag og ender på 0,9 dag.

Elever: Elevområdet kan vanskeligt sammenlignes med andre personaleområder, da området ikke kan betragtes alene i et rent arbejdsgiverperspektiv. Elevoptaget skal også ses i et bredere samfundsperspektiv, hvor der anlægges en social- og uddannelsesmæssigt vinkel. Københavns Kommune har en særlig udfordring i forbindelse med tilgangen af ressourcesvage elever til social- og sundhedshjælper- og assistentuddannelserne. Adgangskravene til disse uddannelser er meget lempelige og uddannelserne bruges aktivt til at indsluse ressourcesvage unge til arbejdsmarkedet. Kommunen undgår kun undtagelsesvist at ansætte elever, som skolerne har optaget.

GRUK har med stor effekt allerede gennemført en sygefraværsindsats. Det samlede sygefravær for eleverne er nedbragt fra 18,3 dag i 2011 til 14,2 dag pr. oktober 2012, hvilket er markant mere end andre personalegrupper i KK i 2012. Derfor nedsættes reduktionspotentialet til 1,8 dag, hvilket Sundheds- og Omsorgsforvaltningen opstiller som et særskilt mål for elevområdet de næste tre år for at have et særligt fokus på denne gruppe.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF): Med ovenstående korrektion for eleverne lander Sundheds- og Omsorgsforvaltningen på et beregnet reduktionspotentiale på 1,0 dag. Forvaltningen har imidlertid vurderet det realistisk at kunne reducere med yderligere 0,2 dag, hvilket indregnes i forvaltningens reduktionsmål, der således er 1,2 dag.

 

Claus Juhl                        /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning på mødet den 11. december 2012

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.