EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalerne

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 11. december 2007

 

 

J.nr. ØU 474/2007

 

11. EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalerne

Der skal ske udbud af en række aftaler på IT-området.

 

indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 1.                  at der gennemføres et EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalen som anført i denne indstilling,   2.                  at udgifterne på 25 mio. kr. til EU-udbuddet mellemfinansieres over kassen, således at Økonomiudvalgets budget gives en tillægsbevilling på 18 mio. i 2008 og 7 mio. i 2009 (Økonomiforvaltningen drift, konto 6.51.1 Administration). De økonomiske konsekvenser ved udbuddet (mer- eller mindreudgifter) reguleres over hele kontraktperioden via forvaltningernes løbende betalinger til de fælles drifts- og vedligeholdelsesaftaler.   Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 11. december 2007: Sagen blev overflyttet til åben dagsorden.   Indstillingen blev anbefalet.

 

Problemstilling

En række af kommunens centrale aftaler på IT-området udløber ved udgangen af september 2008. Der er ikke mulighed for at forlænge aftalerne yderligere.

 

De aftaler, der udløber ved udgangen af september 2008, er:

 

·        Driftsaftalen med IBM

Aftalen omfatter drift af mainframe (primært drift af KMD´s fagsystemer), KØR, decentrale servere og WAN

 

·        Vedligeholdelsesaftalen med KMD

Aftalen omfatter vedligeholdelse af kommunens egen udviklede IT-systemer (KKI-systemer) og SAS-programmer. Vedligeholdelsen består bl.a. af opdateringer af systemerne ved lovændringer mv.

 

·        Rammeaftaler om rådgivning, udvikling og vedligeholdelse af IT-systemer med henholdsvis CSC, CAP Gemini og Accenture (er udløbet september 2007)

 

Ifølge EU´s udbudsdirektiv skal de ovennævnte kontrakter i udbud, da de har en årlig kontraktsum på omkring 100 mio. kr. og dermed ligger langt over tærskelværdierne i udbudsdirektivet.

 

Løsning

Der gennemføres et EU-udbud af:

·        Driftsaftalen og

·        Vedligeholdelsesaftalen

 

Driftsaftalen omfatter bl.a. driftsafvikling af:

·        Kernesystemer i den borgerrettede sagsbehandling, dvs KMD fagsystemer og KK programmel,

·        Kommunens økonomisystem (KØR),

·        Tværgående administrative systemer som Vagtplan, Intranet, ESDH, ESB2 etc.,

·        Kommunens data- og telefonnetværk

·        Print og distribution af print

·        HelpDesk ydelser hos leverandøren

 

Vedligeholdelsesaftalen vedrører Københavns Kommunes egenudviklede systemer (KKI-systemer), og omfatter bl.a. vedligeholdelse af systemerne og implementering af lovændringer.

 

Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud af rammeaftaler. Udbudsforretningen skal således resultere i indgåelse af et sæt af parallelle rammeaftaler, som tilsammen dækker de nævnte ydelser i en 5-årig periode. Der forventes, at der kan indgås rammeaftaler med 3 leverandører, der kan levere samtlige ydelser som nævnt ovenfor.

 

Valget af parallelle rammeaftaler giver Københavns Kommune mulighed for at konkurrenceudsætte delleverancer i kontraktperioden. Dette er med til at sikre fleksibilitet ved ændring af kommunens systemportefølje mv. Endvidere konkurrenceudsættes pris og vilkår ved anskaffelser af nye systemer.

 

Koncernservice bemyndiges med denne indstilling til at gennemføre udbuddet uden yderligere politisk godkendelse. Ved gennemførelse af udbuddet forstås:

 

·        Afsendelse af udbudsannonce

·        Prækvalificering af egnede leverandører

·        Tildeling af rammeaftaler

·        Gennemførelse af miniudbud blandt leverandørerne på rammeaftalerne

·        Tildeling af leveranceaftaler blandt leverandørerne på rammeaftalerne

 

Tildeling af rammeaftaler og leveranceaftaler ventes at ske efter følgende kriterier:

 

·        Pris

·        Kvalitet

·        Serviceniveau

·        Teknisk og funktionsmæssig formåen

 

Koncernservice vil på baggrund af ovenstående indgå nye aftaler med forbehold for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationens endelige godkendelse, som vil blive indhentet hurtigst muligt efter kontraktindgåelsen.

Koncernservice udfører opgaven på vegne af alle kommunens forvaltninger. Kommunens forvaltninger inddrages i projektet, således at der sikres, at der indgås aftaler, der effektivt understøtter kommunens og de enkelte forvaltningers forretnings- og servicebehov med udgangspunkt i den nuværende systemportefølje. Endvidere anvendes der ekstern bistand i form af advokater og konsulenter i det omfang, det vurderes hensigtsmæssigt.

Udbuddet ventes gennemført således, at samtlige systemer ventes at være overgået under de nye aftaler primo 2009.

 

Økonomi

Den forventede udgift til gennemførelsen af EU-udbuddet anslås til i alt 25 mio. kr. , fordelt med anslået 8 mio. kr. til ekstern rådgivning fra advokater og konsulenter, 9 mio. kr. til frikøb af medarbejdere i fagforvaltningerne og Koncernservice og 8 mio. kr. til transitionsperioden til test, verifikation, ophørsassistance og uforudsete udgifter til sikring af stabil drift i overgangen.

 

Ved udbuddet i 2002 blev der anvendt i alt 38 mio. kr. til eksterne rådgivere, i transitionsomkostninger mv., hvor udgifterne ligeledes blev finansieret via udvalgenes betalinger til drifts- og vedligeholdelsesaftalerne i løbet af kontraktperioden.

 

Det bemærkes endvidere, at niveauet for kommunens serviceudgifter i korrigeret budget 2008 vil blive forøget ved tiltrædelse af bevillingen. I det tilfælde, at Folketinget - som i 2006 -vedtager en lov, der regulerer niveauet for kommunernes serviceudgifter i regnskabet, vil Økonomiforvaltningen fremsætte en indstilling om, at der omflyttes 18 mio. kr. fra Økonomiudvalgets driftspulje til uforudsete udgifter til anlægspuljen til uforudsete udgifter, således at sagens effekt på kommunens serviceudgiftsniveau neutraliseres

 

Finansiering

Udgifterne på 25 mio. kr. til EU-udbuddet opkræves over de kommende år via forvaltningernes løbende betalinger til de nye fælles drifts- og vedligeholdelsesaftaler. Udgiften på 25 mio. mellemfinansieres over kommunekassen, således at Økonomiudvalgets budget gives en tillægsbevilling på 18 mio. i 2008 og 7 mio. i 2009.

 

De økonomiske konsekvenser ved udbuddet (mer- eller mindreudgifter) reguleres over hele kontraktperioden via forvaltningernes løbende betaling til de fælles aftaler.

 

I forbindelse med at der indgås nye drifts- og vedligeholdelsesaftaler, vil Økonomiforvaltningen fremkomme med en sag om ændring af den hidtidige betalingsmodel til godkendelse i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, herunder med en opgørelse af de samlede økonomiske konsekvenser af udbuddet.

 

HØRING

Alle forvaltningerne inddrages forskellige arbejdsgrupper mv. i udbudsprocessen. Med henblik på at godkende overgangen mellem udbudsprojektets forskellige faser og føre tilsyn med det afsatte budget til driftsudbuddet nedsættes der desuden en styregruppe repræsenteret ved Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen. Disse forvaltninger har flere, relativt store og forretningskritiske fagsystemer.

 

Bilag

1.      Liste over systemer, der udbydes (Omdeles i mødet).

 

 

         Claus Juhl                                       /Ulrik Rosenberg