Mødedato: 11.12.2007, kl. 17:00

Bevillingsbinding for Koncernservice

Se alle bilag

Bevillingsbinding for Koncernservice

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 11. december 2007

 

ØU 475/2007

 

 

3.                   Bevillingsbinding for Koncernservice

 

 

 

Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) skal træffe beslutning om ændringer i udvalgenes bevillingsbinding til Koncernservice (KS).

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.                  at udvalgenes bevillingsbinding til Koncernservice pr. 1. april 2007 ændres med i alt -82,3 mill.kr. i 2007 og -118 mill.kr. i 2008 jf. tabel 1. Ændringerne indarbejdes i Koncernservices indtægts- og udgiftsbudget på funktion 06.40.51 Administration,

 

2.                  at Koncernservices samlede effektiviseringskrav for 2008 efterreguleres ved fastsættelse af Koncernservices effektiviseringsbidrag i budgetforslag 2009, således at kravet udgør de besluttede 5 pct. af den nye bevillingsbinding. Udvalgenes effektiviseringsbidrag forøges tilsvarende, således at udvalgene i 2009 skal effektivisere for 11,8 mill. kr. og yderligere 5,9 mill. kr. i 2010.

 

 

PROBLEMSTILLING

Koncernservice har pr. 1. april 2007 overtaget ansvaret for at udføre en række fælles opgaver for de 7 udvalg på IT- og økonomiområdet.

BR har den 19. april 2007 tiltrådt en foreløbig bevillingsbinding til KS. Bevillingsbindingen er siden vedtagelsen gennemgået af konsulentfirmaet KPMG og efterfølgende er de korrektioner til bevillingsbindingen, der foreslås i denne sag, afklaret i samarbejde med forvaltningerne.

 

LØSNING

Der foreslås en række korrektioner til bevillingsbindingen. Korrektionerne kan opsummeres i følgende punkter:

-         Korrektioner anbefalet af KPMG, som led i deres revision af bevillingsbindingen (BR 160/07).

-         Korrektioner som følge af, at aktiviteter holdes ude af bevillingsbindingen og i stedet afregnes direkte som hidtil med forvaltningerne. Det omfatter bl.a. dele af kommunens fælles systemer, driftsaftale med IBM og udgifter til telefoni.

-         Korrektioner som følge af ændringer i opgavesnit mellem den enkelte forvaltning og KS.

 

ØKONOMI

Den endelige bevillingsbinding til KS er opgjort til i alt 153,4 mill.kr. i 2007 og 196,3 mill.kr. i 2008 (2007 prisniveau). I budget 2007 er korrigeret for, at KSs aktiviteter kun dækker årets sidste ni måneder. For ØKF dækker bevillingsbindingen hele 2007. Det samme gælder for SOFs og BIFs IT aktiviteter. SUF-IT overføres pr. 1. maj 2007. For BUF dækker bevillingsbindingen i 2007 udgifter til medarbejderne (inkl. overhead og husleje). Direkte IT-omkostninger fra BUF overgår pr. 1. januar 2008. Husleje er for alle forvaltninger gældende fra 1. januar 2007.

 

Den endelige bevillingsbinding indebærer en ændring af den foreløbige bevillingsbinding, som BR har tiltrådt den 19. april 2007 med i alt -82,3 mill.kr. i 2007 og -118 mill.kr. i 2008. Udvalgenes midler bindes til køb af ydelser i KS i en periode på minimum 2 år (BR 582/06).

 

Bevillingsbindingen i de enkelte udvalg fremgår af tabel 1.

 

Tabel 1. Bevillingsbinding til KS i 2007 og 2008, mill. kr.  

Udvalg

ØKF

KFF

BUF

SUF

SOF

BIF

TMF

I alt

Foreløbig bevillingsbinding (2007), BR 160/07 

38,7

24,5

17,4

40,6

49,8

27,4

37,3

235,7

Ændring 2007

-16,4

-6,1

-12,6

-11,6

-12,8

-9,1

-13,7

-82,3

Bevilingsbinding 2007

22,3

18,4

4,8

29,0

37,0

18,3

23,6

153,4

Foreløbig bevillingsbinding (2008), BR 160/07 

51,6

32,7

23,2

54,1

66,4

36,5

49,8

314,3

Ændring 2008

-29,3

-8,4

-4,9

-11,8

-27,8

-17,4

-18,4

-118,0

Bevillingsbinding (2008)

22,3

24,3

18,3

42,3

38,6

19,1

31,4

196,3

Note: Tallene er opgjort i 2007 p/l. Forvaltningerne skal ud over bevillingsbindingen betaler for løsning af opgaver, der ikke indgår som en del af bevillingsbindingen eller ikke kan finansieres inden for bevillingsbindingen.

Ændringerne til bevillingsbindingen indarbejdes i KSs indtægts- og udgiftsbudget på 06.40.51 (Administration) således, at udgifts- og indtægtsbudgettet nedskrives med hhv. 82,3 mill. kr. i 2007 og 118 mill. kr. i 2008. Nettobudgettet er uændret, hvormed ændringen ingen betydning har for kommunens serviceudgifter, ligesom ændringerne samlet set ikke finansielt påvirker kommunens budget.

Ændringen af bevillingsbindingen medfører, at forvaltningerne som hidtil direkte opkræves betaling for følgende systemer mm. uden om bevillingsbindingen: Fælles systemer (kk-net, esb, eDoc, eDag2, AD/exchange), driftsaftalen med IBM og telefoni. Der i gangsættes et arbejde med forvaltningerne mhp. at telefoni overføres til KS i 2008.

KS er forpligtet til at levere et effektiviseringskrav på 5 pct. De 5 pct. beregnes på baggrund af bevillingsbindingen, der omfatter de fælles opgaver, som BR har besluttet skal løses af KS fælles for alle forvaltninger (BR 582/06, BR 160/07). De foreslåede ændringer i bevillingsbindingen medfører, at KSs samlede effektiviseringskrav i budget 2008 og frem reduceres fra 15,7 mill. kr., svarende til 5 pct. af 314,3 mill. kr. til 9,8 mill. kr. svarende til 5 pct. af 196,3 mill. kr. 

Det indstilles derfor, at Koncernservices samlede effektiviseringskrav for 2008 efterreguleres, således at kravet udgør 5 pct. af den nye bevillingsbinding.

Efterreguleringen foretages i forbindelse med fastsættelse af KS' effektiviseringsbidrag i budgetforslag 2009, i foråret 2008, jf. tabel 2 og vedlagte bilag 1 til indstillingen.

Tabel 2. KS effektivisering og udvalgenes omstillingsbidrag 2008-2010.

(mill. kr.)

2008

2009

2010

KS bidrag til effektivisering (BR 160/07)

-19*

-15,7

-14

Ændring i KS' effektiviseringsbidrag

** efterreguleres i 2009

5,9**

5,9

5,9

Ny KS effektiviseringsbidrag med denne sag

-19

-3,9

-8,1

Ændring i udvalgenes effektiviseringsbidrag

0

11,8

5,9

* Inkl. 3,3 mill. kr. vedr. effektivisering i 2007.

Efterreguleringen medfører, at udvalgene skal oppebære en del af det af BR besluttede effektiviseringsbidrag for KS i 2009 og frem, svarende til 11,8 mill. i 2009 og yderligere 5,9 mill. i 2009 og frem.

 

VIDERE PROCES

I aftalen om etablering af KS og i drøftelserne med forvaltningerne er det besluttet, at der skal indgås aftaler om følgende:

 

-         At der senest 1. april 2008 er en beslutning om, hvorledes telefoniområdet kan overføres til KS, således at hele telefoniområdet er overført senest 1. januar 2009.

-         Overførsel af opgaver på økonomiområdet fra TMF og BUF.

-         Overførsel af økonomiopgaver fra decentrale institutioner.

 

Etableringen af Koncernservice medførte, at udvalgenes midler til køb af ydelser i KS blev bundet i en 2 årig periode i udvalgene. Senest ved udløbet af den 2 årige bindingsperiode skal Koncernservice have prissat de enkelte ydelser. Betalingen fra udvalgene vil herefter være direkte relateret til det enkelte udvalgs faktiske forbrug af ydelser, jf. BR 582/06. Anvendelsen af aktivitetsbaseret afregning giver sikkerhed for, at det enkelte udvalg får ydelser ifht. de midler, som der er lagt over i KS (bevillingsbindingen).

I 2008 vil der ske en implementering af aktivitetsbaseret afregning på IT-området. Som led i overgangen fra bevillingsbinding til aktivitetsbaseret afregning, vil der blive fremlagt et ydelses- og priskatalog til godkendelse i ØU som besluttet af BR (BR 160/2006), herunder en beskrivelse af de økonomiske konsekvenser for hver forvaltning ved overgang til aktivitetsbaseret afregning.

 

HØRING

Indstillingen har været fremlagt til godkendelse i kredsen af administrerende direktører, der iht. BRs beslutning (BR 582/06) fungerer som bestyrelse for KS.

 

BILAG

1.      Notat om konsekvenser for KS effektivisering og udvalgenes omstillingsbidrag.

KPMGs materiale kan fås ved henvendelse til Koncernservice eller Borgerrepræsentationens Sekretariat.

 

 

Claus Juhl                                                             / Ulrik Rosenberg

 

 

Til top