Bevillingsbinding for Koncernservice
Bevillingsbinding for Koncernservice
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 11. december 2007
ØU 475/2007
3. Bevillingsbinding for Koncernservice
Økonomiudvalget (ØU) og
Borgerrepræsentationen (BR) skal træffe beslutning om ændringer i udvalgenes
bevillingsbinding til Koncernservice (KS).
INDSTILLING OG BESLUTNING
|
Økonomiforvaltningen
indstiller at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 1.
at udvalgenes
bevillingsbinding til Koncernservice pr. 1. april 2007 ændres med i alt -82,3
mill.kr. i 2007 og -118 mill.kr. i 2008 jf. tabel 1. Ændringerne indarbejdes
i Koncernservices indtægts- og udgiftsbudget på funktion 06.40.51 Administration, 2.
at
Koncernservices samlede effektiviseringskrav for 2008 efterreguleres ved
fastsættelse af Koncernservices effektiviseringsbidrag i budgetforslag 2009,
således at kravet udgør de besluttede 5 pct. af den nye bevillingsbinding.
Udvalgenes effektiviseringsbidrag forøges tilsvarende, således at udvalgene i
2009 skal effektivisere for 11,8 mill. kr. og yderligere 5,9 mill. kr. i
2010. |
PROBLEMSTILLING
Koncernservice har pr. 1.
april 2007 overtaget ansvaret for at udføre en række fælles opgaver for de 7
udvalg på IT- og økonomiområdet.
BR har den 19. april 2007
tiltrådt en foreløbig bevillingsbinding til KS. Bevillingsbindingen er siden
vedtagelsen gennemgået af konsulentfirmaet KPMG og efterfølgende er de
korrektioner til bevillingsbindingen, der foreslås i denne sag, afklaret i
samarbejde med forvaltningerne.
LØSNING
Der foreslås en række
korrektioner til bevillingsbindingen. Korrektionerne kan opsummeres i følgende
punkter:
-
Korrektioner
anbefalet af KPMG, som led i deres revision af bevillingsbindingen (BR 160/07).
-
Korrektioner som
følge af, at aktiviteter holdes ude af bevillingsbindingen og i stedet afregnes
direkte som hidtil med forvaltningerne. Det omfatter bl.a. dele af kommunens
fælles systemer, driftsaftale med IBM og udgifter til telefoni.
-
Korrektioner som
følge af ændringer i opgavesnit mellem den enkelte forvaltning og KS.
ØKONOMI
Den endelige bevillingsbinding
til KS er opgjort til i alt 153,4 mill.kr. i 2007 og 196,3 mill.kr. i 2008
(2007 prisniveau). I budget 2007 er korrigeret for, at KSs aktiviteter kun
dækker årets sidste ni måneder. For ØKF dækker bevillingsbindingen hele 2007.
Det samme gælder for SOFs og BIFs IT aktiviteter. SUF-IT overføres pr. 1. maj
2007. For BUF dækker bevillingsbindingen i 2007 udgifter til medarbejderne
(inkl. overhead og husleje). Direkte IT-omkostninger fra BUF overgår pr. 1.
januar 2008. Husleje er for alle forvaltninger gældende fra 1. januar 2007.
Den endelige
bevillingsbinding indebærer en ændring af den foreløbige bevillingsbinding, som
BR har tiltrådt den 19. april 2007 med i alt -82,3 mill.kr. i 2007 og -118
mill.kr. i 2008. Udvalgenes midler bindes til køb af ydelser i KS i en periode
på minimum 2 år (BR 582/06).
Bevillingsbindingen i de
enkelte udvalg fremgår af tabel 1.
Tabel 1. Bevillingsbinding til KS i
2007 og 2008, mill. kr.
|
Udvalg |
ØKF |
KFF |
BUF |
SUF |
SOF |
BIF |
TMF |
I alt |
|
Foreløbig
bevillingsbinding (2007), BR 160/07 |
38,7 |
24,5 |
17,4 |
40,6 |
49,8 |
27,4 |
37,3 |
235,7 |
|
Ændring
2007 |
-16,4 |
-6,1 |
-12,6 |
-11,6 |
-12,8 |
-9,1 |
-13,7 |
-82,3 |
|
Bevilingsbinding 2007 |
22,3 |
18,4 |
4,8 |
29,0 |
37,0 |
18,3 |
23,6 |
153,4 |
|
Foreløbig
bevillingsbinding (2008), BR 160/07 |
51,6 |
32,7 |
23,2 |
54,1 |
66,4 |
36,5 |
49,8 |
314,3 |
|
Ændring
2008 |
-29,3 |
-8,4 |
-4,9 |
-11,8 |
-27,8 |
-17,4 |
-18,4 |
-118,0 |
|
Bevillingsbinding (2008) |
22,3 |
24,3 |
18,3 |
42,3 |
38,6 |
19,1 |
31,4 |
196,3 |
Note:
Tallene er opgjort i 2007 p/l. Forvaltningerne skal ud over bevillingsbindingen
betaler for løsning af opgaver, der ikke indgår som en del af
bevillingsbindingen eller ikke kan finansieres inden for bevillingsbindingen.
Ændringerne til bevillingsbindingen indarbejdes i KSs indtægts- og udgiftsbudget på 06.40.51 (Administration) således, at udgifts- og indtægtsbudgettet nedskrives med hhv. 82,3 mill. kr. i 2007 og 118 mill. kr. i 2008. Nettobudgettet er uændret, hvormed ændringen ingen betydning har for kommunens serviceudgifter, ligesom ændringerne samlet set ikke finansielt påvirker kommunens budget.
Ændringen af bevillingsbindingen medfører, at forvaltningerne som hidtil direkte opkræves betaling for følgende systemer mm. uden om bevillingsbindingen: Fælles systemer (kk-net, esb, eDoc, eDag2, AD/exchange), driftsaftalen med IBM og telefoni. Der i gangsættes et arbejde med forvaltningerne mhp. at telefoni overføres til KS i 2008.
KS er forpligtet til at levere et effektiviseringskrav på 5 pct. De 5 pct. beregnes på baggrund af bevillingsbindingen, der omfatter de fælles opgaver, som BR har besluttet skal løses af KS fælles for alle forvaltninger (BR 582/06, BR 160/07). De foreslåede ændringer i bevillingsbindingen medfører, at KSs samlede effektiviseringskrav i budget 2008 og frem reduceres fra 15,7 mill. kr., svarende til 5 pct. af 314,3 mill. kr. til 9,8 mill. kr. svarende til 5 pct. af 196,3 mill. kr.
Det indstilles derfor, at Koncernservices samlede effektiviseringskrav for 2008 efterreguleres, således at kravet udgør 5 pct. af den nye bevillingsbinding.
Efterreguleringen foretages i forbindelse med fastsættelse af KS' effektiviseringsbidrag i budgetforslag 2009, i foråret 2008, jf. tabel 2 og vedlagte bilag 1 til indstillingen.
Tabel 2. KS effektivisering og udvalgenes
omstillingsbidrag 2008-2010.
|
(mill. kr.) |
2008 |
2009 |
2010 |
|
KS bidrag til
effektivisering (BR 160/07) |
-19* |
-15,7 |
-14 |
|
Ændring i KS'
effektiviseringsbidrag ** efterreguleres i 2009 |
5,9** |
5,9 |
5,9 |
|
Ny KS effektiviseringsbidrag
med denne sag |
-19 |
-3,9 |
-8,1 |
|
Ændring i udvalgenes effektiviseringsbidrag |
0 |
11,8 |
5,9 |
* Inkl. 3,3 mill. kr. vedr.
effektivisering i 2007.
Efterreguleringen medfører,
at udvalgene skal oppebære en del af det af BR besluttede
effektiviseringsbidrag for KS i 2009 og frem, svarende til 11,8 mill. i 2009 og
yderligere 5,9 mill. i 2009 og frem.
VIDERE PROCES
I aftalen om etablering af KS
og i drøftelserne med forvaltningerne er det besluttet, at der skal indgås
aftaler om følgende:
- At der senest 1. april 2008 er en beslutning om, hvorledes telefoniområdet kan overføres til KS, således at hele telefoniområdet er overført senest 1. januar 2009.
- Overførsel af opgaver på økonomiområdet fra TMF og BUF.
- Overførsel af økonomiopgaver fra decentrale institutioner.
Etableringen af
Koncernservice medførte, at udvalgenes midler til køb af ydelser i KS blev
bundet i en 2 årig periode i udvalgene. Senest ved udløbet af den 2 årige
bindingsperiode skal Koncernservice have prissat de enkelte ydelser. Betalingen
fra udvalgene vil herefter være direkte relateret til det enkelte udvalgs
faktiske forbrug af ydelser, jf. BR 582/06. Anvendelsen
af aktivitetsbaseret
afregning giver sikkerhed for, at det enkelte udvalg får ydelser ifht. de
midler, som der er lagt over i KS (bevillingsbindingen).
I 2008 vil der ske en
implementering af aktivitetsbaseret afregning på IT-området. Som led i
overgangen fra bevillingsbinding til aktivitetsbaseret afregning, vil der blive
fremlagt et ydelses- og priskatalog til godkendelse i ØU som besluttet af BR
(BR 160/2006), herunder en beskrivelse
af de økonomiske konsekvenser for hver forvaltning ved overgang til aktivitetsbaseret
afregning.
HØRING
Indstillingen har været
fremlagt til godkendelse i kredsen af administrerende direktører, der iht. BRs
beslutning (BR 582/06) fungerer som bestyrelse for KS.
BILAG
1. Notat om konsekvenser for KS effektivisering og udvalgenes
omstillingsbidrag.
KPMGs materiale kan fås ved henvendelse til Koncernservice eller Borgerrepræsentationens Sekretariat.
Claus Juhl /