Anlægspriser i Københavns Kommune

Økonomiudvalget har efterspurgt en vurdering af, om åbenheden i forbindelse med anlægsbevillinger påvirker priserne i Københavns Kommunes anlægsprojekter og andre større projekter, der har været i udbud. Økonomiforvaltningen orienterer Økonomiudvalget om vurderingerne og om de gældende regler om åbenhed, herunder for anlægsbevillingsindstillinger.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget

1. at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning med henblik på det oplyste i indstillingen kan indgå ved forvaltningernes tilrettelæggelse af udbudsprocesser.

I Københavns Kommunen har Borgerrepræsentationen for mange år siden i lighed med andre kommuner truffet beslutning om meroffentlighed i forbindelse med Borgerrepræsentationens og udvalgenes møder, herunder om offentliggørelse af bilagene (indstillingerne) til de punkter på udvalgenes og Borgerrepræsentationens dagsordner, der behandles for åbne døre. For indstillinger om anlægsbevillinger kan det – i det omfang indstillingerne behandles for åbne døre - betyde, at entreprenører, der påtænker at byde på en anlægsopgave, i en række tilfælde kan få en indikation af, hvad prisen for opgaven kan være. Det kan påvirke den frie konkurrence og dermed, at prisen for anlægsprojekterne bliver for høj. Denne problemstilling kan også gøre sig gældende for IT projekter og andre projekter, der skal i udbud.

Økonomiudvalget har tidligere drøftet denne problemstilling og efterspurgt en vurdering heraf.

Med henblik på at vurdere problemstillingen har Økonomiforvaltningen kontaktet Teknik- og Miljøforvaltningen og Københavns Ejendomme for at høre deres vurdering. Både Teknik- og Miljøforvaltningen og Københavns Ejendomme mener ikke, at dette er en problemstilling, der er gældende for deres anlægsprojekter. De modtager bud fra entreprenører, der er både over og under det beløb, der er angivet i indstillingen. Generelt er der – efter disse forvaltningers opfattelse - stor konkurrence på anlægsområdet, og begge forvaltninger mener, at grunden til, at de får bud der ligger tæt på anlægsbevillingen, primært skyldes, at anlægsprojektet er velbeskrevet og gennemregnet af forvaltningerne.

Der er i 2011 gennemført en analyse af Københavns kommunes byggerier sammenlignet med tilsvarende bygninger i andre kommuner og i forlængelse deraf opliste mulige forklaringer på prisforskellene. Den overordnede konklusion er at Københavns kommunes byggerier gennemføres effektivt, men at Københavns kommunes byggerier er dyrere. Dette skyldes interne krav til byggerierne f.eks. arkitektur, antal m2 og at der bygges til færre børn pr. skolespor end i andre kommuner.

Økonomiforvaltningen har endvidere kontaktet KL for at høre om deres erfaringer med problemstillingen, men KL er ikke bekendt med problemstillingen 

Økonomiforvaltningen har derudover kontaktet Århus Kommune for at høre om deres erfaringer med problemstillingen. Århus Kommune mener heller ikke, at problemstillingen er gældende for Århus Kommune. Beløbene i indstillingerne vedrørende anlægsprojekterne er efter Århus opfattelse ikke så detaljerede, at en entreprenør vil kunne få nyttige oplysninger ud fra indstillingerne.

Om reglerne om behandling af sager for lukkede døre kan oplyses flg.:

Borgerrepræsentationens og udvalgenes behandling af en sag som fortrolig og dermed for lukkede døre har undtagelsens karakter og skal efter reglerne i den kommunale styrelseslov være begrundet i den enkelte sags særlige beskaffenhed, herunder om der vil eller må forventes at blive fremdraget oplysninger af fortrolig karakter. Efter Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen skal bl.a. overslag og tilbud vedr. bygningsarbejder og leverancer behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen i det konkrete tilfælde træffer anden bestemmelse. Hensynet til kommunens mulighed for at disponere økonomisk hensigtsmæssigt kan også begrunde, at en sag behandles som fortrolig. Vedr. indstillinger om anlægsbevillinger vil den del af indstillingen, der vedrører økonomien i anlægsbevillingen, således kunne behandles som fortrolig, såfremt det kan begrundes i hensyn til kommunens mulighed for at disponere økonomisk hensigtsmæssigt. Der vil dermed fortsat være åbenhed om den del af indstillingen der vedr. selve anlægsprojektet.

For at sikre, at entreprenører ikke fremadrettet forud for afgivelse af tilbud har kendskab til anlægsbevillingens størrelse vil der i givet fald endvidere kunne peges på følgende muligheder:

1. Forvaltningerne kan - med forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse af anlægsbevillingen - gennemføre udbuddet, inden forelæggelse af indstillingen om anlægsbevilling for udvalg, ØU og BR. Der er – i henhold til reglerne fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet - intet til hinder for, at de kan lave udbuddet og indhente tilbud, inden de har anlægsbevillingen. Dette vil gøre, at selve anlægsbevillingen vil have en større præcision. Forvaltningen kan dog ikke acceptere tilbuddet og igangsætte arbejdet, før anlægsbevillingen er givet af ØU og BR, da der kun kan projekteres uden en godkendelse fra ØU og BR. KEjd anbefaler dog ikke at anvende denne løsning, da det efter KEjd's vurdering vil fordyre anlægsprojekterne, da entreprenøren skal fastholde sit bud over en meget længere periode, hvilket vil blive indregnet som omkostning i buddet til kommunen. KEjd vurderer, at ved anvendelse af denne løsning, vil der komme færre bud på kommunens anlægsprojekter og dermed mindre konkurrence på anlægsområdet.
2. Der kan anvendes omvendt udbud, hvor kommunen melder ud hvor mange midler, der er til rådighed til at lave et anlægsprojekt for, og entreprenørerne så konkurrerer om, hvor meget de kan levere til den udmeldte pris. Pt. anvendes denne løsning ikke i kommunen efter Økonomiforvaltningens oplysninger.

Vurderingen på baggrund af oplysningerne ovenfor er, det ikke kan konkluderes, at åbenheden om indstillingerne skaber højere priser på området.

Ift. regelgrundlaget er der allerede i dag indenfor de gældende rammer mulighed for - i det omfang det findes nødvendigt - at lade den del af anlægsbevillingsindstillingerne, der vedrører størrelsen af anlægsbevillingen, behandle som fortroligt. Herudover er der mulighed for afdækning af og forøget anvendelse af de ovenfor nævnte muligheder vedr. senere bevilling og omvendt udbud. Endelig bemærkes, at der som del af budgetaftalen for 2012 er besluttet, at kommunen i større omfang skal anvende samlede udbud, samt at der skal udarbejdes anlægs- og udbudsstrategi for TMU og KFU inden udgangen af 2011. 

Det anbefales på baggrund af ovenstående, at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning med henblik på det oplyste i indstillingen kan indgå ved forvaltningernes tilrettelæggelse af udbudsprocesser.

Økonomiudvalgets beslutning den 11. oktober 2011

Indstillingen blev taget til efterretning med den bemærkning, at Københavns Kommune i visse tilfælde anvender omvendt udbud.