Tilføjelse til kommunens overførselsregler

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 11. oktober 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 438/2005

 

 

7.                   Tilføjelse til kommunens overførselsregler

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget:

·        At de i indstillingen beskrevne regler for overførsel af midler mellem årene tiltrædes

 

RESUME

Adgangen til at overføre midler er én af grundstenene i kommunens økonomistyring. Den sikrer udvalgene fleksibilitet over årsskiftet, og giver incitament til hensigtsmæssige økonomiske beslutninger i forvaltninger og enkeltinstitutioner.

Økonomiudvalget tiltrådte i januar 2005 et samlet regelsæt for overførsler mellem årene (ØU 43/05). Denne indstilling ændrer ikke på principperne i indstillingen eller på kravene til dokumentation ved overførsel af midler.

Udvalgene kan således forvente følgende beløb overført:

·        Opsparing i decentrale institutioner på det efterspørgselsstyrede serviceområde og institutioner med brugerbestyrelser samt bosteder for handicappende og psykisk syge. Det omfatter bl.a. daginstitutioner, skoler, fritidshjem og medborgerhuse.

·        Beløb, der skyldes konteringsfejl.

·        Beløb på det takstfinansierede område.

·        Overførsel til aktiviteter, hvor der foreligger en særskilt BR-beslutning.

 

Følgende beløb kan udvalgene ikke forvente overført:

·        Mindreforbrug på områder, der i budgettet er lånefinansieret eller indgår som en del af kommunens samlede låneramme, hvor mindreforbruget som udgangspunkt i stedet anvendes til at reducere låneoptagelse det følgende år. Det gælder p.t. byfornyelse.

·        Sparede driftsmidler som følge af, at anlæg ikke er opført som forudsat.

·        Mer-/mindreforbrug på de lovbundne områder og finansposterne.

·        Mer-/mindreforbrug på barselsfonden og forsikringsordningerne, hvor disse reguleres over kassen.

·        Indtægter fra ejendomssalg.

·        Særlige puljer til bestemte, enkeltstående formål i et enkelt budgetår, fx valg, særlige festligheder som kongeligt bryllup mv.

·        Frit valg puljen.

·        Økonomiudvalgets pulje til uforudsete udgifter.

 

For øvrige beløb på de rammebelagte områder foreslår Økonomiforvaltningen, at udvalgenes adgang til at overføre mellem årene lettes på følgende måde:

Udvalgene kan i oktober måned før regnskabsårets afslutning fremlægge en indstilling til Borgerrepræsentationen om at få overført op til 75 pct. af mindreforbruget i oktoberprognosen til konkrete aktiviteter på områder, hvor midlerne ikke er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen eller at der er tale om opsparing i decentrale institutioner.

Udvalget kan i den ordinære overførselssag i maj måned efter regnskabsårets afslutning anmode Borgerrepræsentationen om, at der sker en overførsel af de resterende midler efter en prioriteret liste over overførselsønskerne.

Med opdateringen af reglerne i denne indstilling har Økonomiforvaltningen lagt vægt på, at reglerne udformes, så der ikke rejses tvivl om den grundlæggende adgang til at overføre midler mellem årene, og så incitamentet til opsparing i kommunens decentrale institutioner kan bibeholdes. Udvalgene kan således forvente, at anmodninger om overførsel af mindreforbrug på aktiviteter særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen og opsparing i decentrale institutioner imødekommes. 

 

SAGSBESKRIVELSE

1. Kommunens overførselsadgang

Økonomiudvalget tiltrådte i januar 2005 et samlet regelsæt for overførsler mellem årene (ØU 43/05). Reglerne er vedlagt som bilag 1 til denne indstilling.

Denne indstilling supplerer de vedtagne overførselsregler.

Der gennemføres en før-overførselssag på baggrund af udvalgenes oktoberprognose og en ordinær overførselssag i forbindelse med behandlingen af regnskabet.

Før-overførselssagen ventes fremlagt for Borgerrepræsentationen inden budgetårets slutning og den ordinære overførselssag fremlægges som led i aflæggelsen af kommunens regnskab

Det er en forudsætning for overførsel af mindreforbrug fra 2005 til 2006, at de overførte midler kan placeres entydigt i den ny udvalgsstruktur.

Økonomiforvaltningen vil inden årets udgang fremlægge forslag til regler for overførsel af midler i den ny budgetmodel, på det efterspørgselsstyrede område.

 

2. Overførsel af midler

Udvalgene kan således forvente følgende beløb overført:

·        Opsparing i decentrale institutioner på det efterspørgselsstyrede serviceområde og institutioner med brugerbestyrelser samt bosteder for handicappende psykisk syge. Det omfatter bl.a. daginstitutioner, skoler, fritidshjem og medborgerhuse. .

·        Beløb, der skyldes konteringsfejl.

·        Beløb på det takstfinansierede område.

·        Overførsel til aktiviteter, hvor der foreligger en særskilt BR-beslutning.

 

Følgende beløb kan udvalgene ikke forvente overført:

·        Mindreforbrug på områder, der i budgettet er lånefinansieret eller indgår som en del af kommunens samlede låneramme, hvor mindreforbruget som udgangspunkt i stedet anvendes til at reducere låneoptagelse det følgende år. Det gælder p.t. byfornyelse.

·        Sparede driftsmidler som følge af, at anlæg ikke er opført som forudsat.

·        Mer-/mindreforbrug på de lovbundne områder og finansposterne.

·        Mer-/mindreforbrug på barselsfonden og forsikringsordningerne, hvor disse reguleres over kassen.

·        Indtægter fra ejendomssalg.

·        Særlige puljer til bestemte, enkeltstående formål i et enkelt budgetår, fx valg, særlige festligheder som kongeligt bryllup mv.

·        Frit valg puljen.

·        Økonomiudvalgets pulje til uforudsete udgifter.

 

Dette svarer til de af Økonomiudvalget tiltrådte regler samt de principper der er anvendt ved overførslerne mellem 2004 og 2005 (ØU 43/05).

 

2.1 Overførsler til aktiviteter, der ikke er særskilt besluttet af BR

For overførsel af midler til aktiviteter, der ikke er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen, men alene er besluttet af udvalget gælder følgende:

Udvalgene kan i oktober måned før regnskabsårets afslutning fremlægge en indstilling til Borgerrepræsentationen om at få overført op til 75 pct. af mindreforbruget i oktoberprognosen til konkrete aktiviteter på områder, hvor midlerne ikke er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen eller at der er tale om opsparing i decentrale institutioner.

Udvalget kan i den ordinære overførselssag i maj måned efter regnskabsårets afslutning anmode Borgerrepræsentationen om, at der sker en overførsel af de resterende midler efter en prioriteret liste over overførselsønskerne.

Formålet med modellen er dels at lette udvalgenes adgang til at overføre midler mellem årene, dels at skabe grundlag for at der kan ske en tværgående politisk stillingtagen og prioritering til overførslerne.

Hvis et udvalg ønsker en større sikkerhed for, at midlerne til en flerårig aktivitet eller et projekt kan overføres til det efterfølgende år, kan udvalget lægge sagen frem til beslutning for Borgerrepræsentationen. Det gælder bl.a. flerårige IT-projekter. Økonomiforvaltningen henstiller i øvrigt til, at bevillinger og evt. efterfølgende overførsler udformes sådan, at midlerne placeres i det budgetår, hvor midlerne forventes anvendt.

 

Opsparing i decentrale institutioner

Mer- eller mindreforbrug på decentrale institutioner kan ventes overført til institutionerne det følgende år, hvis institutionerne har en opsparingsordning. Institutionerne er afgræns et til institutioner på det efterspørgselsstyrede område, hvor der er fast enhedspris og aktivitet, og institutioner med en brugerbestyrelse samt bosteder for handicappede og psykisk syge. Det omfatter bl.a. daginstitutioner, skoler, fritidshjem og medborgerhuse.

 

Afgrænsningen betyder, at bl.a. kontraktstyrede institutioner, der ikke er enten efterspørgselsstyrede eller har en brugerbestyrelse, ikke er omfattet af den direkte overførselsadgang. Overførsler for disse institutioner behandles på samme vis som et udvalgs øvrige overførsler.

 

Afgræsningen er begrundet i institutionernes styringsmæssige forhold. For de omfattede organisationer er der tale om, at de har en af brugerne valgt eller udpeget bestyrelse og/eller de er styret gennem en fast enhedspris. Dette gælder også bosteder for handicappede, selvom institutionerne p.t. ikke er omfattet af det efterspørgselsstyrede område. Hvis ikke institutionernes gives direkte adgang til at overføre opsparing udhules forudsætningerne bag styringen og bestyrelsernes virke.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen har påpeget, at reglerne betyder, at KTK, Brandvæsnet, Københavns Kirkegårde og Parkering København ikke vil falde inden for den direkte overførselsadgang, hvilket forvaltningen finder er uheldigt. Institutionerne er alle kontraktstyrede med en udvalgsgodkendt overførselsadgang.

 

Økonomiforvaltningen har ikke medtaget disse og lignende institutioner, da de ikke opfylder de styringsmæssige kriterier i form af kompetence langt ud til brugerbestyrelser eller i form af styring ved fastsættelse af pris og mængde, der gennemføres på det efterspørgselsstyrede område.

 

Overførsel af opsparing i institutioner, der ikke er omfattet af den direkte overførselsadgang, kan dels medtages i den tidlige overførselssag som del af udvalgets anmodning om at får overført øvrigt mindreforbrug, dels medtages i den ordinære overførselssag.

 

Hvis udvalget efter regulering af overførslerne og overførslerne af opsparing i de decentrale institutioner har et samlet merforbrug, kan udvalget søge om et internt lån til dækning af merforbruget. Lånet tilbagebetales i henhold til reglerne over maksimalt 6 år.

 

3. Fremlæggelse af overførselssager

Overførsler mellem årene sker i henholdsvis i en før-overførselssag, der behandles af Borgerrepræsentationen i december måned (ønsker indmeldes samtidig med oktoberprognosen) og en ordinær overførselssag for de resterende overførsler senere i foråret, når kommunens regnskab foreligger.

I overførselssagerne skal udvalgets anmodninger om overførsler udformes sådan, at de overførte midler placeres i det budgetår, hvor midlerne forventes anvendt.

 

4. Beløb der ikke overføres

Den del af et mindreforbrug der ikke overføres til fagudvalgene det følgende år, vil som udgangspunkt blive placeret under Økonomiudvalgets pulje til uforudsete udgifter. Undtaget herfra er de i afsnit 2 nævnte beløb, der i stedet tilfalder kommunekassen.

 

ØKONOMI

 

MILJØVURDERING

 

ANDRE KONSEKVENSER

 

HØRING

 

BILAG

Bilag 1: Kommunens overførselsregler (ØU 43/2005).

 

 

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge