Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2000

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 11. september 2001

Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender nedenstående sagsbeskrivelse som besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2000 vedrørende vederlag mv. til BR-medlemmer.

Revisionsdirektoratet har leveret revisionsprotokollat nr. 21/2000 vedrørende vederlag mv. til BR-medlemmer.

Økonomiforvaltningen har følgende bemærkninger til de enkelte punkter i Revisionsdirektoratets protokollat:

Revisionsdirektoratet anfører generelt som kommentar i revisionsprotokollatet, at der mangler forretningsgange på en række områder, eller at der mangler ajourførsel af de eksisterende forretningsgange. Formålet med disse forretningsgange skal være, at det er klart beskrevet hvilket kontor, der har ansvaret for hver enkelt del af administrationen af Borgerrepræsentationen.

Hertil har Økonomiforvaltningen svaret Revisionsdirektoratet, at der allerede er indledt et samarbejde med Revisionsdirektoratet om at udarbejde forretningsgange på en lang række områder og/eller ajourføre de allerede eksisterende forretningsgange.

På en række områder må der dog, udover de grundlæggende forretningsgange, arbejdes udfra en forventning om gensidig tillid, i overensstemmelse med Københavns Kommunes værdigrundlag.

Økonomiforvaltningen er indstillet på at udarbejde forretningsgange på de områder, hvor det er nødvendigt for at sikre en korrekt administration. Det er dog ikke Økonomiforvaltningens opfattelse, at det er nødvendigt at udarbejde skriftlige retningslinjer i forbindelse med almindelig og simpel administration, således som Revisionsdirektoratet lægger op til i nærværende protokollat.

Revisionsdirektoratet påpeger, at der snarest bør udarbejdes en forretningsgang, der beskriver opgave- og ansvarsfordelingen mellem BR's Sekretariat, Løn- og Pensionsanvisningen og Intern Service. Af forretningsgangen skal fremgå, at der er etableret et ledelsesmæssigt tilsyn med forretningsgangens efterlevelse i praksis.

Intern Service har indledt et samarbejde med Revisionsdirektoratet om udarbejdelse af forretningsgange på en lang række områder i Økonomiforvaltningen. Der vil i den forbindelse blive udarbejdet en forretningsgang mellem BR´s sekretariat og Intern Service. For så vidt angår forretningsgangen mellem Løn- og Pensionsanvisningen og Intern Service er der udarbejdet en forretningsgang, der i øjeblikket revideres. Der vil blive indføjet et særligt afsnit om vederlag til BR-medlemmerne i denne forretningsgang.

Revisionsdirektoratet kommenterer hvorledes økonomiforvaltningen administrerer tillægsvederlaget på 10.000 kr. årligt til hjemmeboende børn.

Som Revisionsdirektoratet anfører, er de få fejl, der tidligere er forekommet i forbindelse med udbetaling af det særlige vederlag, blevet rettet for et år siden, og en sikker procedure er indført. Økonomiforvaltningen har derfor ikke yderligere kommentarer til dette punkt.

Revisionsdirektoratet henstiller, at der indarbejdes procedurer i forretningsgangen, som sikrer, at der anvendes korrekte satser i forbindelse med udbetaling af vederlag, herunder at det fastlægges, hvem der har ansvaret for, at gældende bestemmelser implementeres i sagsbehandlingen.

LPA er i øjeblikket ved at udarbejde et skema til brug for fastlæggelse af opgave- og ansvarsfordelingen mellem Intern Service og Løn- og Pensionsanvisningen. Skemaet eftersendes snarest.

Endvidere vil der blive udarbejdet de nødvendige forretningsgange mellem Økonomiforvaltningen og Løn- og Pensionsanvisningen, som sikrer, at Løn- og Pensionsanvisningen er bekendt med de til enhver tid gældende satser for varetagelse af kommunale hverv.

Revisionsdirektoratet anfører, at beløbet på kr. 20.000 ikke skal reguleres, hvilket Økonomiforvaltningen fejlagtigt har gjort.

Det er korrekt, at omtalte beløb på kr. 20.000 fejlagtigt er blevet reguleret til kr.21.240. Dette vil fremover blive rettet, således at det bliver sat til kr. 20.000.

Revisionsdirektoratet anfører, at BR's Sekretariat bør udfærdige rammer for brugen af taxakortet, herunder hvorledes Sekretariatet vil sikre disses overholdelse. Ligeledes bør BR's Sekretariat sikre, at der sker en løbende kontrol af taxaforbruget.

Reglerne for taxakørsel er omtalt i Håndbogen. Her står der vedrørende Taxikørsel: "Fra sekretariatet udleveres taxakuponer, der kan benyttes til befordring til de møder, hvor man har mødepligt i kraft af hvervet som medlem af Borgerrepræsentationen. Dette gælder for møder i Borgerrepræsentationen, udvalgsmøde, nævnsmøder m.v.

Det skal tydeligt skrives på kuponen til hvilket møde, der er brugt kørsel, ligesom underskriften af hensyn til den efterfølgende kontrol skal være læsbar."

Efter håndbogens udgivelse er taxakuponerne afløst af taxakontokort.

Ordningen må nødvendigvis bygge på tillid. BR's Sekretariat gennemgår kontoudskrifterne og udfører en stikprøvekontrol. Baggrunden for eventuelle store beløb og/eller weekend kørsel bliver afklaret med de enkelte BR-medlemmer. Herudover foretages en vurdering af det samlede årlige forbrug set under ét.

BR's sekretariat har vurderet, at det er tilstrækkelig kontrol at gennemgå taxaudskrifterne over taxiudgifterne, og tage en mundtlig drøftelse i tilfælde af uregelmæssig brug af taxaordningen. Økonomiforvaltningen har tillid til, at BR-medlemmerne administrerer brugen af taxa-kort i overensstemmelse med håndbogens retningslinjer.

Revisionsdirektoratet har undersøgt reglerne for Borgerrepræsentanters adgang til lån af hjemme-pc og mulighed for ISDN-forbindelse. Af revisionsprotokollatet fremgår, at Revisionsdirektoratet har konstateret flere regninger med et meget højt ISDN-forbrug.

Hertil kan Økonomiforvaltningen oplyse, at merforbruget er konstateret hos 2 borgerrepræsentanter. Merforbruget skyldes alene en teknisk fejl i opsætningen af maskinerne. Økonomiforvaltningens IT-gruppe har efterfølgende, på baggrund af en konkret undersøgelse hos de pågældende foretaget de nødvendige korrektioner på de pågældende medlemmers PC-hjemmearbejdsplads. Yderligere 4 medlemmer har et ISDN-forbrug, der er større, end det umiddelbart er forventeligt. Hos disse 4 medlemmer vil Økonomiforvaltningens IT-gruppe ligeledes checke opsætning m.v. og foretage eventuelle nødvendige korrektioner.

I forbindelse med indkaldelse af den nye Borgerrepræsentation får alle medlemmerne en ADSL-opkobling, for denne type opkobling gælder at udgiften til opkoplingen er denne samme uanset hvor meget den bruges.

Det kan generelt oplyses at Håndbog for Københavns Borgerrepræsentation sædvanligvis revideres i forbindelse med indkaldelse af en ny samling. Ændringer som følge af ovenstående, eller andre relevante ændringer, vil blive indarbejdet i fornødent omfang.

-

-

-

Revisionsprotokollat 21/2000 vedrørende vederlag mv. til BR-medlemmer.

Erik Jacobsen

/Louise Schønau