Status på Charter for arbejdsfællesskaber i forvaltningerne

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at status på forankring af Charter for arbejdsfællesskaber i forvaltningerne tages til efterretning.

Problemstilling

Det er forvaltningernes eget ansvar at forankre charteret på den måde, det giver bedst mening i de enkelte forvaltninger og indenfor de rammer, der fremgår af det af Borgerrepræsentationen godkendte Charter for arbejdsfællesskaber, jf. bilag 2.

Økonomiforvaltningen har på den baggrund indhentet status fra alle forvaltninger, som fremgår af bilag 1. Alle forvaltninger er i forbindelse med statusafrapporteringen blevet anmodet om at redegøre for:

1. Hvordan er midlerne anvendt, herunder hvilke aktiviteter, der er igangsat/planlægges igangsat?

2. Hvilke forandringer forventes de igangsatte aktiviteter at medføre?

3. Hvordan har processen været, herunder inddragelsen af MED-udvalg og faglige organisationer? 

4. Hvordan følges der op på effekterne?

5. Hvilke positive erfaringer er der gjort på nuværende tidspunkt?

6. Hvilke udfordringer er der, og hvordan forventes de håndteret?

Løsning

Det fremgår opsummerende af forvaltningernes status, at:

Ad. 1. Alle forvaltninger har enten igangsat eller planlagt at igangsætte en række aktiviteter til forankring af charteret. Aktiviteterne omfatter bl.a. afholdelse af temadage og -møder blandt medarbejdere, ledere og MED-repræsentanter, pædagogiske dage, oplægsholdere, frikøb af medarbejdere, gennemgang af om dagligdagens rutiner er tilrettelagt med opmærksomhed på kerneopgaven, håndtering af uenighedskultur, drøftelse af håndtering af brud på regler/aftaler, etablering af ansøgningspulje målrettet institutioner med særlige udfordringer, workshops med fokus på bedre forståelse af kerneopgaven mv. I flere forvaltninger er Arbejdsmiljø København involveret i forankringsaktiviteterne. 

Som en tværgående forankringsaktivitet er charter for arbejdsfællesskaber i 2020 blevet integreret i Københavns kommunes fælles lederprogram ”Sammen om ledelse” i modulet KK-lederskab, som omhandler tværgående strategiske dagsordener i København.

Modulet er obligatorisk for alle ledere i Københavns kommune. Som forberedelse af modulet skal lederne orientere sig i charteret og den politiske intention bag. På selve kursusdagene forholder lederne sig konkret til pejlemærkerne ved at oversætte, hvad de betyder i deres eget lederskab. Konkret foretager lederne en selvevaluering, hvor de tager temperaturen på, hvordan deres egen organisation efterlever pejlemærkerne. På baggrund af selvevalueringen, afklarer lederne, hvilke pejlemærker der er behov for, at de arbejder videre med fremadrettet. Gennem sparring og videndeling med andre ledere er der mulighed for at konkretisere, hvordan lederne i praksis vil gribe ledelsesopgaven med at skabe stærkere arbejdsfællesskaber an.

Generelt bemærkes det, at der er tale om en bred vifte af forskelligartede aktiviteter, som de enkelte forvaltninger har valgt at igangsætte, ligesom det også varierer, hvor langt forvaltningerne er kommet i forankringen. Herudover bemærkes, at forankringen generelt er forsinket, hvilket skal ses i lyset af corona-situationen, og de deraf følgende konsekvenser, jf. nedenfor.

Ad. 2. Forvaltningerne angiver, at de igangsatte og planlagte aktiviteter bl.a. forventes at have en positiv effekt på sygefraværet, skabe rammer for et bedre arbejdsmiljø, styrke MED-samarbejdet, sikre større fokus på og forståelse af kerneopgaven, bidrage til bedre håndtering af konflikter og trivselsudfordringer, skabe mere klarhed om roller og forventningsafstemning, bidrage til højere kvalitet i opgaveløsningen og have en positiv effekt for servicen til borgerne.

Ad. 3. Alle forvaltninger har inddraget deres MED-udvalg i processen. MED-udvalgene, herunder både Hoved-MED, lokale MED-udvalg mv. er i varierende grad involveret i både udformningen af aktiviteter, forankringen heraf og opfølgningen herpå, ligesom der også er eksempler på, at de faglige organisationer inddrages i og bidrager til forankringen.

Ad. 4. Der vil i alle forvaltningerne blive fulgt op på virkningen af de igangsatte aktiviteter. Forvaltningerne oplyser, at opfølgningen fx vil omfatte opfølgning på udvikling i sygefravær, løbende statusdrøftelser i MED-udvalg, løbende afrapporteringer, evaluering via gruppeinterviews mv.

Ad. 5. Der er på grund af bl.a. corona-situationen og den deraf forsinkede forankringsproces kun i begrænset omfang afdækket resultater eller opsamlet erfaringer på baggrund af de igangsatte aktiviteter. Der har dog generelt været positive erfaringer med at udvikle og drøfte implementeringsaktiviteter i fx MED-udvalg mv., hvor der generelt har været opbakning og konstruktive drøftelser.

Ad. 6. Den altoverskyggende udfordring for forvaltningernes forankringindsats har været corona-situationen, og de deraf følgende konsekvenser. Hjemsendelsen af medarbejderne har således gjort det vanskeligt at arbejde med at udfolde arbejdsfællesskaber i praksis på den enkelte arbejdsplads, ligesom forvaltningerne i perioden har prioritet at finde løsninger på akutte og kritiske funktioner for opretholdelse af kernedriften. Forvaltningerne er på den baggrund ikke så langt i forankringen som planlagt.

Der vil være øget tempo i forankringen i takt med, at kommunen genåbner, og flere forvaltninger giver udtryk for, at forankringen forventes at fortsætte ind i 2021.

Økonomi

Der er afsat 5 mio. kr. i Budget 2020 til fordeling mellem forvaltningerne til forankring af charteret i 2020.

Videre proces

Forankringen af Charter for arbejdsfællesskaber fortsætter, og Økonomiudvalget forelægges en afsluttende rapportering herpå primo 2021.

Søren Hartmann Hede /Mads Grønvall