Særlig undersøgelse fra Intern Revision vedrørende Aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb Økonomiforvaltningen 2024

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions særlige undersøgelse af aftalecompliance i indkøb i Økonomiforvaltningen, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at handleplanen for at øge aftalecompliance i Økonomiforvaltningen godkendes.

Problemstilling

Intern Revision har foretaget en særlig undersøgelse af aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb i Økonomiforvaltningen. Intern Revision bemærker i undersøgelsen, at Økonomiforvaltningen i 2022 fik et samlet måltal for aftalecompliance på 80-84%. Per november 2023 har Økonomiforvaltningen en aftalecompliance på 70,8%.

Intern Revision konkluderer overordnet, at de tiltag, Økonomiforvaltningen har foretaget for at øge aftalecompliance i indkøb fra 2022 og frem, har haft en positiv effekt. Intern Revision bemærker, at Økonomiforvaltningens aftalecompliance er steget fra 33% i april 2022 til 70,8% i november 2023. Intern Revision bemærker hertil, at Økonomiforvaltningen bør kunne hæve sin aftalecompliance til ca. 93% i 2025.

Aftalecompliance på tværs af forvaltningerne fremgår af tabel 1 nedenfor. Den fulde undersøgelse fremgår af bilag 1.

Løsning

Økonomiforvaltningen er enige i Intern Revisions konklusion om, at aftalecompliance i Økonomiforvaltningen kan forbedres. Intern Revision anbefaler i undersøgelsen, at Økonomiforvaltningen fokuserer både på større leverandører (med volume på over 3,0 mio. kr. årligt) og mindre leverandører (med volume på under 3,0 mio. kr. årligt) samt fokuserer på at flytte indkøb fra leverandører uden aftale til leverandører med aftale. Økonomiforvaltningen er ligeledes enig i disse betragtninger.

Økonomiforvaltningen bemærker, at en væsentlig barriere for at opnå en compliance på ca. 93%, som Intern Revision nævner i undersøgelsen, er antallet af varer og tjenesteydelser med aftaledækning i indkøbskataloget.

Med Budget 2024 blev business casen ”Fremtidens Indkøb” besluttet. Af casen fremgik det, at der på tidspunktet for casens vedtagelse var en aftaledækning på tværs af kommunen på 60%. I Fremtidens Indkøb fremgår det ligeledes, at aftaledækningen skal øges til 90% indenfor business casens levetid. Dette har en afledt effekt på aftalecompliance i alle forvaltninger, herunder også Økonomiforvaltningen, da aftaledækning er en forudsætning for aftalecompliance.

Handleplan for forøgelse af aftalecompliance i indkøb i Økonomiforvaltningen

Økonomiforvaltningens handleplan for håndtering af revisionens anbefalinger struktureres således, at der arbejdes med forbedring af aftalecompliance samtidig med, at aftaledækning forbedres.

Dette vil konkret ske ved, at der senest med udgangen af 2024 foretages en analyse af henholdsvis:

• Indkøb hos større leverandører og mindre leverandører med henblik på at forhøje aftalecompliance i indkøb
• Indkøb foretaget hos ikke-aftaleleverandører med henblik på at vurdere, om disse indkøb kan flyttes til aftaleleverandører.

På baggrund af analysen igangsættes primo 2025 et arbejde med at sikre compliance hos såvel små som store leverandører samt med at flytte og målrette indkøb til aftalebelagte leverandører. Arbejdet hermed forventes færdiggjort i 1. kvartal af 2025. 

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil gennemføre de omtalte tiltag med henblik på at forbedre aftalecompliance.