Københavns Kommunes Digitaliseringsredegørelse 2019

Digitalisering har længe været et fokusområde i Københavns Kommune (KK). Mange københavnere efterspørger digital service, og KK har samtidig fokus på løsninger til de grupper af borgere, der har udfordringer med den digitale kommunikation.

Af budgetaftalen for 2019 fremgår, at der som led i arbejdet med styrket it-governance på tværs af KK udarbejdes en Digitaliseringsredegørelse. Digitaliseringsredegørelsen har været forankret i den administrative it-direktørkreds og kredsen af administrerende direktører. Økonomiforvaltningen (ØKF) har udarbejdet redegørelsen i samarbejde med de øvrige forvaltninger.

En meget stor del af kontakten mellem virksomheder, borgere og KK sker i dag ansigt til ansigt, fx lærerens møde med eleverne. Sådan vil det også være fremover, men digitalisering kan understøtte dialogen og sikre et moderne serviceniveau fx via velfærdsteknologiske skærmbesøg fra sygeplejersken hos borgeren, eller automatiske pas- og kørekortstandere. Digitalisering kan også bidrage til effektivisering og være et redskab til at imødegå de udfordringer, KK ser ind i med mange tilflyttere og pres på servicerammen.

En væsentlig del af KK’s digitale indsats skal sikre, at de store tværgående administrative systemer, som understøtter kommunens kerneopgaver, såsom Kvantum, er brugervenlige og understøttet af en sikker, effektiv drift. Mange ansatte bliver berørt af systemerne, og vi skal sikre, at digitalisering bidrager til en effektiv udnyttelse af kommunens ressourcer til kerneopgaverne. Ovenpå dette fundament skal digitalisering sikre smart og effektiv udvikling af KKs opgaver.

Løsning

Digitaliseringsredegørelsen konkluderer, at KK er godt med i forhold til digitalisering, men med fortsatte udviklingsmuligheder. Redegørelsen indeholder eksempler på KK’s digitale indsats og videre potentialer. Væsentlige konklusioner og anbefalinger fremhæves i det følgende, dog ikke anbefalinger af mere administrativ karakter.   

KK’s digitale services
KK er langt med digitale selvbetjeningsløsninger og velfærdsteknologiske services, men de digitale løsninger skal fortsat udvikles, så de er tidssvarende, effektive og afspejler Københavnernes behov. Løsningerne på borgerområdet vurderes at være mere modne end på virksomhedsområdet, hvor der fx ikke er en samlet strategi for service til virksomhederne og et uensartet serviceniveau på tværs af KK. Det anbefales blandt andet, at:

• Der etableres en pipeline af kommende smarte og effektive digitale løsninger til virksomhederne, indeholdende fx. løsninger til bedre kommunikation mellem KK og virksomhederne og forbedring af selvbetjeningsløsninger såsom Byg og Miljø.

• Som led i udmøntning og udbredelse af en ny vision for digitale services anbefales det at øremærke midler fra investeringspuljen til at modne innovationsprojekter vedr.  digitale KK-løsninger, der giver borgere og virksomheder sammenhængende serviceoplevelser. Løsningerne skal føre borgere og virksomheder igennem de forskellige servicetrin når man fx skal flytte, starte uddannelse, opstarte virksomhed, oprette byggesager eller indgå i et virksomhedspraktikforløb.

• Der udarbejdes en række tværgående KK-principper for tidlig brugerinddragelse ift. digitale borger- og virksomhedsløsninger. Borgere og virksomheder skal involveres i selve idéudviklingsfasen, så vi sikrer, at vi udvikler løsninger, som efterspørges.

Anvendelsen af ny teknologi
KK er langt med ny teknologi i form af automatiseringsteknologi og kunstig intelligens, og har aktuelt frigjort arbejdstimer svarende til ca. 16 mio. kr. Desuden vandt KK i marts 2019 en pris for kommunens platform til softwarerobotter. Robotterne dækker over 60 opgaver, som enten er under udvikling eller implementeret og knap 250.000 sager er behandlet, fx passwordbestilling og aktindsigtsbehandling. Med hjælp fra et eksternt konsulenthus er der identificeret initiativer på tværs af KK, som viser et væsentligt potentiale i automatiseringsteknologi og kunstig intelligens, og som sammen med KKs øvrige indsatser skal udgøre en pipeline af mulige initiativer i KK. Det anbefales blandt andet, at

• KK søger at indgå i tværoffentlige signatur projekter om ny teknologi, fx ift. en dansk sprogmodel til stemmerobotter

• Alle forvaltninger forholder sig aktivt til, hvordan ny teknologi kan understøtte deres kerneopgaver.

• It-kredsen følger op på identificerede områder med potentiale for anvendelse af ny teknologi og kunstig intelligens. Frem mod kommende budgetprocesser anbefales det konkret arbejdes med bl.a. indsatser på byggesagsområdet og kapacitetsudnyttelse af de kommunale bygninger. 

Håndtering af borgernes data
Med den øgede digitalisering er det afgørende med fortsat stor tillid til KKs håndtering af borgernes data, og det er vigtigt at sikre en god balance mellem dataudnyttelse, etik, ansvarlighed og kontrol. Med ikrafttræden af EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) i maj 2018 er der i KK gjort mærkbare indsatser på området såsom kompetenceudvikling i form af e-læring og opgørelser over behandling af persondata i KK. Det anbefales blandt andet at udarbejde et målbillede for anvendelse af data, som skal give et bedre grundlag for at fastlægge:

• Hvordan data skal understøtte implementering af kunstig intelligens i KK, herunder hvordan de etiske dimensioner bør håndteres, jf. også statens principper herfor.

• Hvordan KK kan samarbejde på tværs af den offentlige og private sektor om deling af data, herunder at give borgerne overblik over egne data, jf. særligt udviklingen på sundhedsområdet, hvor der tværoffentligt allerede gives adgang til data om medicin, journaloplysninger m.v.