Eksekvering: Status på implementering af driftsprojekter og hensigtserklæringer, 2. opfølgning 2013
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at opfølgningen på driftsprojekter og hensigtserklæringer fra budget 2013 og tidligere politiske aftaler tages til efterretning (bilag 1-2).
Problemstilling
Med Budget 2012 blev det besluttet, ”… at Økonomiudvalget (ØU) løbende skal foretage opfølgning på budgetaftalernes implementering, bl.a. ved løbende forelæggelse af oversigter over status på gennemførelse af vedtagne beslutninger”. Konkret blev det med udmøntningssagen om ”Styr på eksekveringen 1.0” (ØU d. 8.11.2011) besluttet, at det er udvalgenes ansvar at følge status på implementeringen af alle uafsluttede driftsprojekter og hensigtserklæringer fra budget 2012, inden for hver deres udvalgsområde.
På ØU-mødet d. 4.12.2012 blev det besluttet, at det fremover er ”… op til det enkelte udvalg at beslutte, hvorvidt og hvorledes der skal følges op på udvalgets driftsprojekter og hensigtserklæringer.”
Økonomiforvaltningens forslag til fremadrettet proces for opfølgning til ØU blev taget til efterretning på møde d. 5.02.2013. Økonomiforvaltningen indleverer derfor, kvartalsvist sideløbende med anlægsoversigten, status på egne og fælles initiativer samt på enkelte udvalgte initiativer for øvrige udvalg (8 til denne status).
Løsning
Ved opgørelse i januar indebar dette opfølgning på i alt 83 igangværende indsatser fra budget 2013 og tidligere politiske aftaler (budget 2010-2012). Siden denne optælling er yderligere 20 projekter afsluttede eller integrerede til færre initiativer, hvorfor implementeringen af i alt 63 igangværende driftsprojekter og hensigtserklæringer afdækkes med denne opfølgning. 55 indsatser vedrører ØU og 8 udvalgte indsatser vedrører øvrige udvalgsområder.
Tabel 1 viser udviklingen i antal fulgte projekter som følge af ØU beslutning henholdsvis 4.12.2012 og 5.02.2012 samt efter opgørelse i februar og april 2013 over af afsluttede projekter:
Tabel 1: Antal initiativer omfattet af krav om opfølgning før og efter Økonomiudvalgsbeslutning henholdsvis 4.12.2012 og 5.02.2013 samt efter opgørelse i februar samt april over allerede afsluttede projekter
|
Forslag til projekter pr. ØU den 4.12.2012 |
Projekter, der skulle følges op på pr. 5.02. 2013 |
Projekter, der skulle følges op på efter 1. opfølgning 2013 |
Projekter, der skal følges op på efter 2. opfølgning 2013 |
|||||
|
Økonomi-udvalget og tværgående |
Øvrige fagudvalg |
Økonomi-udvalget og tværgående |
Øvrige fagudvalg |
Økonomi-udvalget og tværgående |
Øvrige fagudvalg |
Økonomi-udvalget og tværgående |
Øvrige fagudvalg |
|
|
75 |
314 |
75 |
8 |
61 |
8 |
55 |
8 |
|
|
I alt: 389 |
I alt: 83 |
I alt: 69 |
I alt: 63 |
|||||
Bilag 1 udgør opfølgningen på de 63 initiativer.
Status på eksekveringskraften
Der måles på to målepunkter ift. eksekveringskraft på driftsprojekter og hensigtserklæringer:
1) Forventes den besluttede startdato/slutdato overholdt, eller er der forsinkelse på projektet, og
2) er der budgetoverholdelse eller forventes der budgetoverskridelser på projektet.
Ved status på eksekvering i marts 2013 fik ØU forelagt at Økonomiforvaltningen havde fem røde projekter. Det vil sige projekter, der forventes mere end tre måneder forsinkede. Det fremgik dels af Økonomiforvaltningens projekter fra budget 2013, dels af opfølgningen på tidligere års aftaler.
Ud af Økonomiforvaltningens samlede 55 igangværende projekter fra budget 2013 og tidligere politiske aftaler er der ved denne opfølgning ligeledes fem røde projekter. Tre af projekterne er gengangere fra sidst. Herunder ”Plan for restfinansiering af Europaskole”, og to af de øvrige røde projekter var ved sidste opfølgning gule. Projekterne er i mellemtiden blevet mere end tre måneder forsinket. De tilkomne røde projekter er Europaskole og Eksportkatalog med know how om velfærdsteknologi.
Af de udvalgte 8 igangværende projekter fra øvrige forvaltningsområder, findes to røde projekter relateret til forventet tidsplan. Ved seneste opfølgning i februar var samme to projekter noteret som ét rødt og ét gult projekt. Det tidligere gule projekt, vedrører budget 2013: ”Huslejetilskud til unge og studerende i almene boliger i udsatte byområder” (Teknik- og miljøudvalget) med en startdato forskudt fra 1.1.2013 til 1.5.2013, hvilket udløser en rød markering i opfølgningen. Opgørelsen foretages i april. Teknik- og miljøforvaltningen oplyser at projektet er igangsat pr. 1.5.2013. Det andet røde projekt vedrører budget 2012: ”Regional Filmfond” (Kultur- og fritidsudvalget). Projektet forventes at have grøn status ved næste opfølgning jf. tabel 3.
I nedenstående tabel 2 fremgår fordelingen af de igangværende driftsprojekter og hensigtserklæringer på hhv. røde, gule og grønne projekter.
Tabel 2: Fordelingen af røde, gule og grønne driftsprojekter og hensigtserklæringer, Økonomiforvaltningen, fælles, øvrige udvalgte
|
Andel (Antal) |
Grønne |
Gule |
Røde |
I alt |
|
Overholdelse af besluttet startdato/slutdato |
84 % |
5 % |
11 % |
100 % |
|
(53) |
(3) |
(7) |
(63) |
|
|
Overholdelse af budget |
95 % |
5 % |
0 % |
100 % |
|
(21) |
(1) |
(22) |
||
|
- heraf igangværende projekter fra tidligere politiske aftaler |
64 % |
9 % |
27 % |
100 % |
|
(7) |
(1) |
(3) |
(11) |
|
|
- heraf projekter fra Budget 2013 |
88 % |
4 % |
8 % |
100 % |
|
(46) |
(2) |
(4) |
(52) |
Af de 63 initiativer vedrører de 7 røde projekter udelukkende forsinkelser i forventede tidsplaner og ikke afvigelser fra budget. Status og opfølgning for projekterne findes i bilag 1 og 2. Tabel 3 opsummerer projektejerskabet for de røde projekter samt årsager til forsinkelserne.
Tabel 3: Forsinkelser på mere end tre måneder på driftsprojekter
|
Forvaltning |
Projekternes karakter |
Årsager til forsinkelser |
|
Økonomi-forvaltningen (ØKF) |
Standardiserede arbejdsgange på alle personale-administrative processer: |
De resterende fælles forretningsgange (på nær refusion, som er færdiggjort) udarbejdede i regi af samling af administrative opgaver, forventes færdige ved implementering af første bølge af samlingen 1. juni 2013. . |
|
Økonomi-forvaltningen (ØKF) |
Selvbetjenings-løsninger på personaleområdet: |
Løsninger til indberetning af fravær og til ansættelser implementeres inden 1. juni 2013, da de skal understøtte samling af administrative opgaver i KS. Det er en forsinkelse, som skyldes behov for at afvente fastlæggelse af nye fælles processer på området i regi af arbejdet med samling af løn- og personaleopgaver |
|
Økonomi-forvaltningen (ØKF), Fælles |
Europaskole |
Forligskredsen bag Europaskolen har besluttet at udsætte opstarten af Europaskolen som følge af, at de bygninger ved Skolen i Sydhavnen, som Europaskolen skulle være startet i, er brændt. |
|
Økonomi-forvaltningen (ØKF), Fælles |
Plan for restfinansiering af Europaskole |
Forligskredsen bag Europaskolen har besluttet at udsætte opstarten af Europaskolen som følge af, at de bygninger ved Skolen i Sydhavnen, som Europaskolen skulle være startet i, er brændt. |
|
Økonomi-forvaltningen (ØKF) |
Eksportkatalog med know how om velfærds-teknologi |
Analysearbejdet har vist sig at være mere omfattende end først antaget, da der er et behov for at beskrive flere cases til et katalog. Eksportkataloget forventes leveret ultimo oktober. |
|
Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) |
Regional Filmfond |
På datoen for opfølgning primo april forventedes fonden politisk vedtaget den 25. april 2013 og at der herefter kunne nedsættes en bestyrelse, vedtages vedtægter og ansættes en direktør (se bilag 2). KFF oplyser d.d. at fonden nu er politisk vedtaget og forventes registreret ved Erhvervsstyrelsen 2. juli. Bestyrelse er konstitueret og direktørstilling er opslået. Projektet forventes således fremadrettet at have grøn status. |
|
Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) |
Huslejetilskud til unge og studerende i almene boliger i udsatte byområder |
Startdato for implementering er ændret fra 01.01.13 til 01.05.13. Projektet er nu igangsat. Ændringen skyldes forsinkelse i udredningsfase og dialogfase med de almene boligorganisationer. |
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Næste status vil blive forelagt ØU 24.09.2013.
Claus Juhl /Bjarne Winge
Beslutning
Dagsordenspunkt 5: Eksekvering: Status på implementering af driftsprojekter og hensigtserklæringer, 2. opfølgning 2013
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 11. juni 2013
Indstillingen blev taget til efterretning.