Journalisering og arkivering i Københavns Kommune: Status 2012

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at status for journalisering og arkivering 2012 tages til efterretning,
2. at Københavns Kommune som led i regelforenklingen afskaffer den obligatoriske årlige afrapportering.

Problemstilling

Økonomiudvalget vedtog 14. december 2010 (2010-12807) en fælles journaliserings- og arkivvejledning for alle forvaltninger i Københavns Kommune, samt at udvalget årligt skal forelægges en status for kommunes journaliserings- og arkiveringspraksis. Anledningen hertil var, at Revisionsdirektoratet i 2009 med undersøgelsen "Journalisering og arkivering af kommunens dokumenter" påpegede, at håndteringen af journal- og arkivsager på nogle områder ikke lever op til lovgivningen samt principperne for god forvaltningsskik. Problemerne skyldes primært, at der ikke var udarbejdet generelle retningslinjer på området, og at der derfor var stor forskel på forvaltningernes håndtering af journalisering og arkivering.

Til det formål blev der med Økonomiudvalgets beslutning nedsat en arbejdsgruppe bestående af journal- og arkivansvarlige fra alle forvaltninger, Københavns Stadsarkiv og Koncernservice. Arbejdsgruppen har blandt andet udarbejdet fælles retningslinjer for området, er ansvarlig for yderligere initiativer på området og har hertil også til opgave at udarbejde den årlige status til Økonomiudvalget.

Løsning

Journaliseringsområdet

Årets status for journaliseringen i Københavns Kommune er vedlagt her som bilag 1. Den består af to dele, en spørgeskemaundersøgelse blandt ca. 9.000 ansatte i kommunens forvaltninger (i sidste års undersøgelse deltog ca. 1.500), samt en dataudtræksundersøgelse fra eDoc, det mest anvendte journaliseringssystem. Med kombinationen af spørgeskema og dataudtræk har formålet være at måle, hvad brugerne mener, og hvad brugerne gør - at tage temperaturen på kommunens journalisering.

Undersøgelserne tegner et nuanceret billede af journaliseringen. Sine steder er arbejdsgruppen blevet positivt overrasket og andre steder det modsatte. Spørgeskemaundersøgelsen viser, at en relativt stor andel af de adspurgte har taget journaliseringssystemerne til sig, at ni ud af ti kan se nødvendigheden af at journalisere, og at det opleves som relativt højt prioriteret i enhederne. Omvendt fremgår det, at næsten hver 4., nogle steder er det hver 3., ikke er blevet orienteret om journaliseringspligten, at ikke-autoriserede journaliseringssystemer (fx Outlook og stifinder) bruges som erstatning for journaliseringssystemerne, og at en så relativt stor andel af e-mails ikke journaliseres.

Dataudtræksundersøgelsen viser på plussiden, at det kun er en relativt lille del af dokumenterne, som ikke er gjort endelige i eDoc, men at der omvendt er en større del af sagerne, som ikke er det. Tilsvarende ses det, at man er god til at dele sine dokumenter med kollegerne i forvaltningen - men at man ikke gør det, når det kommer til ens kolleger i andre forvaltninger. På minussiden kan der gå for lang tid, inden dokumenterne journaliseres, og at e-mails ikke journaliseres i nær samme grad som andre dokumenttyper. Forhold, som kan undergrave journaliseringssystemernes mulighed for at være det redskab for videndeling og sagsfremfinding, som det er hensigten.

Sidste års undersøgelse

Årets undersøgelse bekræfter sidste års resultater, og viser at der er nogle udfordringer, eksempelvis i forhold til brugen af de u-autoriserede journaliseringssystemer og journaliseringen af e-mails, som arbejdsgruppen vil adressere nærmere i det kommende arbejde.

Arkivområdet

For arkivområdets vedkommende er årets status vedlagt som bilag 2. I forhold til Stadsarkivets varetagelse af arkivmæssige hensyn er en fjerdel af Stadsarkivets arkivalier (11.000 hyldemeter) fortsat nedpakkede og utilgængelige for offentligheden, hvilket er i strid med arkivlovens tilgængelighedsregler. Dette blev godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget den 10. juni 2010, som en midlertidig foranstaltning, da lejemålet for et magasin var blevet opsagt.

Stadsarkivet har som følge af utilgængeligheden måtte afvise omkring 2.500 borgeres ønske om indsigt i arkivalierne. Over 20 af disse afvisninger har resulteret i deciderede klager til forvaltningen, ligesom også situationen er behandlet i Kulturministeriets Tilgængelighedsudvalg, der årligt vurderer praksis på tilgængelighedsområdet for offentlige arkiver i Danmark. Her hedder det om situationen i rapporten for 2011: ”Udvalget finder, at situationen i Københavns Kommune er stærkt beklagelig og i strid med kommunens forpligtelse til at sikre, at arkivalierne er tilgængelige.”

I tillæg til denne akutte problemstilling har Stadsarkivet siden april 2007 manglet plads i sine magasiner til at kunne modtage bevaringsværdige arkivalier fra kommunens forvaltninger. Stadsarkivet forslag om en permanent løsning på pladsproblemerne indgik senest i 2013-budgetforhandlingerne, men blev ikke en del af budgetforliget.

For IT-arkiveringen lever Stadsarkivet op til alle krav til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

I 2012 har Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen gennemført kortlægningen af deres papirarkivalier både centralt i forvaltningerne og decentralt på de mange institutioner. Teknik- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen gjorde det tilsvarende allerede i 2011. Der udestår nu en kvalificering af datagrundlaget for de over 5.000 arkivserier der er identificeret i kommunen, herunder arkivseriernes bevaringsværdighed. Den gennemfører Stadsarkivet sammen med forvaltningerne i 2013 og vil herefter have et overblik over den samlede bevaringsværdige arkivmasse i kommunen.

Det er arbejdsgruppens opfattelse, at kortlægningen også har haft den positive effekt, at det har medført en større opmærksomhed på forvaltningernes arkivrutiner og dermed bidraget til at sikre overensstemmelse med kommunens retningslinjer for arkivering. Stadsarkivet har i 2012 haft et særligt fokus på at rådgive forvaltningerne i forbindelse med papir-kortlægningen både med hensyn til kursusvirksomhed og opsøgende arbejde.

Sidste års undersøgelse

Sidste års spørgeskemaundersøgelse viste, at der for IT-arkiveringen var ”nogen udfordringer” med hensyn til samarbejdet med eksterne, private IT-leverandører samt med tildeling af ressourcer til opgaven i forvaltningerne. Forvaltningerne og Stadsarkivet kunne desuden påvise besparelser ved at insource udarbejdelse af IT-arkiveringsversioner fra eksterne leverandører til Stadsarkivet, hvilket gav anledning til et tværgående effektiviseringsprojekt, som er realiseret ved en bevilling til Stadsarkivet fra 1. januar 2013.

Arbejdsgruppens fortsatte arbejde

I forlængelse af sidste års undersøgelse har arbejdsgruppen iværksat en kommunikationsindsats i regi af den juridiske koordinationsgruppes nyligt oprettede sagsbehandlerportal på kommunens intranet. Her vil foruden de udarbejdede retningslinjer, årlige afrapporteringer til Økonomiudvalget m.m. også være en ramme, hvori aktuelle problemstillinger kan behandles. Hertil vil problemstillingerne blive adresseret i forbindelse med undervisningen af brugerne i kommunens kommende journaliseringssystem (eDoc 4.1), som er ved at blive rullet ud i forvaltningerne. Endelig skal det også bemærkes i forbindelse med den nye eDoc-version, at det her vil være nemmere at gemme mail (og vedhæftede filer i mail), hvilket må forventes at have positiv betydning i forhold til journalisering af e-mails.

Fremadrettet gennemføres spørgeskemaundersøgelse og dataudtræksundersøgelse på journaliseringsområdet hver 2. år. Dette ud fra betragtningen om, at vi med undersøgelserne nu har et relativt præcist billede af kommunens journaliseringspraksis - ikke mindst da dette års undersøgelse også bekræftede sidste års resultater. Arbejdsgruppen vil derfor fremadrettet i højere grad end hidtil, frem for yderligere kortlægning, fokusere indsatsen omkring de problemstillinger, som undersøgelserne og arbejdsgruppen afdækker.

På arkivområdet vil arbejdsgruppen kvalificere den gennemførte kortlægning af kommunens papirarkivalier og aflægge en samlet rapport over den bevaringsværdige arkivmasse i kommunen. Desuden vil arbejdsgruppen fortsat understøtte vidensoverførsel mellem forvaltningerne med Stadsarkivet som koordinerende enhed.

Endvidere indstiller Økonomiforvaltningen, som led i arbejdet med regelforenklingen i Københavns Kommune, at den obligatoriske årlige afrapportering afskaffes.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Arbejdsgruppen vil iværksætte de ovenfor nævnte initiativer.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge