Slutevaluering på Frisættelsesforsøg 2.0

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at slutevalueringen for Frisættelsesforsøg 2.0 tages til efterretning,
2. at det godkendes, at der ikke igangsættes et nyt tværgående frisættelsesforsøg i Københavns Kommune.

Problemstilling

Økonomiudvalget (ØU) godkendte den 7. november 2017 en plan for gennemførelsen af Frisættelsesforsøg 2.0, som er en videreførelse af Frisættelsesforsøg 1.0. Forsøget har haft til formål at afbureaukratisere ved at fritage forvaltningerne – med særligt fokus på lokale enheder – fra bl.a. kommunale regler, der begrænser udførelsen af borgerrettede kerneopgaver. Forsøget har derudover skulle understøtte, at de omfattede enheder kan arbejde med nye og innovative måder at løse kerneopgaven på.

De deltagende forvaltninger har, inden nærværende tværgående slutevaluering, over for deres fagudvalg forelagt en evaluering af forvaltningens arbejde med deres respektive frisættelsesforsøg.

Det bemærkes, at slutevalueringen efter den oprindelige tidsplan skulle have været forelagt Borgerrepræsentationen (BR) inden udgangen af 2020. Grundet COVID-19 blev enkelte fagudvalgsbehandlinger udskudt, hvilket har haft indflydelse på den samlede slutevaluering.

Løsning

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) har deltaget i Frisættelsesforsøg 2.0. Teknik- og Miljøforvaltningen deltog ligeledes fra start, men stoppede på grund af budgetudfordringer i forvaltningen. Teknik- og Miljøudvalget tog en statusorientering herom til efterretning den 19. november 2018.

BUF valgte ved forsøgets start at koble frisættelsesarbejdet til den nye skolelederuddannelse, der startede i december 2018 og løb frem til sommeren 2020. BUF har i august 2020 meddelt, at tidsplanen for arbejdet med skolelederuddannelsen ikke er forenelig med slutevalueringen af Frisættelsesforsøg 2.0. BUF har dermed ikke bidraget til nærværende slutevaluering. BUF evaluerer selvstændigt forvaltningens frisættelsesforsøg over for Børne- og Ungdomsudvalget.

Socialforvaltningen (SOF) vurderede efter en indledende analyse, at de forventede gevinster ved deltagelse ikke stod mål med det forventede ressourceforbrug i den enhed, hvor forsøget skulle gennemføres. Det fremgik af indstillingen til BR om Frisættelsesforsøg 2.0 den 13. december 2018, at SOF ikke ville deltage.

ØKF indgår ikke i frisættelsesforsøget, da der ved forsøgets start ikke var borgerrettede enheder i forvaltningen.

Nærværende slutevaluering er dermed baseret på bidrag fra BIF, KFF og SUF. Nedenfor gives et kort resumé af de tre forvaltningers arbejde med, og resultater af, Frisættelsesforsøg 2.0. Forvaltningernes egne slutevalueringer fremgår i deres fulde længde af bilag 1.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

I BIF har frisættelsesforsøget været koblet på et eksisterende pilotforsøg i forvaltningen om lavere sagsstammer (færre antal sager pr. medarbejder) på Jobcenter København. Lavere sagsstammer giver mere tid til den enkelte sag og mulighed for en mere helhedsorienteret sagsbehandling, som kan tilpasses den enkelte borger. Forsøget har ikke søgt at forenkle regler, men sagsbehandlerne har oplevet større fleksibilitet og frihed i arbejdstilrettelæggelsen.

I den afdeling, hvor forsøget har foregået, er der påvist en større progression i sagerne sammenlignet med tidligere sagsforløb, idet sagsbehandlerne hurtigere får afklaret borgerne. Også borgerne har i sagsbehandlingen oplevet øget kvalitet, bl.a.:

• sagsbehandlere, der er forberedte, og har kendskab til sagen
• sagsbehandlere, der tager initiativer og handler
• mere tillidsfulde relationer og højere inddragelse i egen sag
• sagsbehandlere, der er til at få fat i og fleksible i forhold til både mødeformer og -steder for samtaler.

Kultur- og Fritidsforvaltningen

KFF's frisættelsesforsøg har taget udgangspunkt i, at der blev givet frisættelse fra den nuværende praksis i administrationen af Københavns Kommunes (KK) barselsfondscirkulære om, at der skal ansættes en midlertidig medarbejder i barselsperioden for at opnå barselsrefusion. I KFF's forsøg blev der i stedet fastansat medarbejdere på overnormering, som løbende blev koblet til enhedernes barsler.

Tre stabsenheder samt én decentral enhed i forvaltningen – dvs. otte barselsvikarer – har deltaget i frisættelsesforsøget. Til trods for, at forsøget har kørt i relativt kort tid og har haft relativt få deltagende enheder, har resultaterne været positive.

På den baggrund anbefalede Kultur- og Fritidsudvalget den 16. juni 2020 over for BR (bilag 2), at barselsfondscirkulæret ændres, så muligheden for at fastansætte medarbejdere på overnormering til at dække barselsvikariater gøres permanent og udrulles til de resterende forvaltninger. Dette fordi muligheden giver gevinster i form af bl.a. færre rekrutterings- og onboardingforløb, bedre kvalificerede ansøgere og fastholdelse af viden i organisationen.

ØKF har efterfølgende undersøgt muligheden for at implementere løsningen i KK. ØKF vurderer, at den praksisændring, det vil være at give mulighed for fastansættelse af medarbejdere på overnormering fremfor barselsvikarer pr. barsel, kan indeholdes i barselsfondscirkulærets nuværende formulering. Det er derfor både administrativt og juridisk muligt at implementere løsningen i KK indenfor de nuværende rammer, jf. bilag 3.

Det bemærkes, at det fortsat vil være op til de enkelte enheder at beslutte, hvilken løsning, de vil benytte, dvs. fastansættelse på overnormering eller ansættelse af ’almindelige’ barselsvikarer pr. barselsorlov, idet kommunens enheder har forskellige behov. Derudover medfører fastansættelsen af medarbejdere en økonomisk risiko for enhederne, da de selv vil skulle afholde medarbejderens lønudgift, såfremt de har perioder uden medarbejdere på orlov. 

Det Centrale Samarbejdsorgan har i april 2021 drøftet KFF's frisættelsesforsøg og bakker op om forslaget. Forvaltningerne bakker ligeledes op om forslaget.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

SUF's deltagelse i Frisættelsesforsøg 2.0 er sket med udgangspunkt i hjemmeplejen i Indre By-Østerbro (IBØ). Forsøget er foregået som et bottom-up-projekt med involvering og idégenerering blandt medarbejderne. En proces, der har vist sig konstruktiv omend tidskrævende.

I IBØ har der været ønske om at arbejde med forenkling af arbejdsgangene mhp. at nedsætte sagsbehandlingstiden til gavn for borgere og medarbejdere. Der er arbejdet med frisættelse på følgende to områder:

1. Arbejdsgang om anmodning og bestilling af arbejdsredskaber til borgers hjem.
2. Arbejdsgang for bevilling af kropsbårne hjælpemidler – bleer og kompresionsstrømper.

På det første område er anmodnings- og bestillerproceduren for arbejdsredskaber mellem hjemmepleje, visitation og Hjælpemiddelcentret forenklet således, at administrations- og bestillingstiden er reduceret med i gennemsnit 19 minutter pr. bestilling for hjemmeplejens medarbejdere. På den baggrund er den afprøvede arbejdsgang i forsøget videreudviklet i samarbejde med bl.a. dokumentationsmedarbejdere i SUF og udbredt til øvrige hjemmeplejeenheder primo 2020.

På det andet område er sagsbehandlingstiden for bevilling af bleer med den nye arbejdsgang reduceret fra 32 dage til 15 dage ved at flytte nogle funktioner organisatorisk. Det har i forsøget ikke været muligt at påvise en nedsættelse af sagsbehandlingstiden for bestilling af standardkompressionsstrømper.

ØKFs opsamlende bemærkninger

De tre konkrete frisættelsesforsøg har medført forholdsvise positive resultater, og der videndeles lokalt – og optimeres fortsat – de steder, hvor det giver mening. De deltagende forvaltninger har dog over for ØKF meddelt, at forberedelserne til og afrapporteringen på de enkelte frisættelsesforsøg – herunder den politiske behandling af projekterne først i fagudvalgene og derefter i ØU og BR – har været meget omfattende. Tiden og ressourcerne, der er brugt på administrationen af forsøgene og den efterfølgende afrapportering, opleves ikke overensstemmende med forsøgets formål og ikke proportionalt med det egentlige output.

Det foreslås derfor, at der ikke igangsættes et nyt tværgående frisættelsesforsøg i KK, men at det videre arbejde med frisættelse, forenkling, innovation og effektivisering af de borgerrettede kerneopgaver udvikles og styres lokalt i de enkelte forvaltninger. KKs politisk vedtagne tillidsreform fra 2013 om at begrænse bureaukrati ligger til grund for dette arbejde, og frisættelsesforsøgene blev igangsat som en del af tillidsdagsordenen. Tillidsdagsordenen udvikles og implementeres fortsat bl.a. gennem ”Charter for arbejdsfællesskaber”, som BR vedtog i 2019 og som skal bidrage til, at der også fremover er en politisk besluttet fælles tilgang til de bærende elementer i tillidsdagsordenen. Implementering af Charter for arbejdsfællesskaber afrapporteres til ØU ultimo 2021 med henblik på at tage stilling til den videre proces. CSO og forvaltningerne bakker op om, at der ikke igangsættes et nyt tværgående frisættelsesforsøg.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med slutevalueringen på Frisættelsesforsøg 2.0.

ØKF vurderer ikke, at den nye løsning vedr. mulighed for ansættelse på overnormering til at dække barsler vil medføre øgede administrative udgifter. I stedet vil evt. administrative besparelser ved anvendelsen af den nye løsning finde sted i forvaltningerne og vil variere ud fra antallet af enheder, der benytter den nye løsning.

Løsningen forventes at medføre et øget ressourcetræk på barselsfonden. Det skyldes, at flere barselsdage forventes at kunne dækkes af fonden ved medarbejdere på fast overnormering som følge af bedre udnyttelse af længden på den enkelte barselsorlov, samt at enhederne lettere får mulighed for at søge refusion for kortvarige barsler, som ellers ikke ville blive suppleret med en vikar i det nuværende set-up, hvor der forudsættes ansættelse af barselsvikar pr. barsel.

KK's Barselsfond er en centralt administreret fond, som alle syv forvaltninger bidrager til. Barselsfondens udgifter finansieres solidarisk af kommunens forvaltninger fordelt efter lønforbrug (inklusive alle selvejende institutioner).

Herudover muliggør løsningen en hurtigere og mere smidig ressourceallokering i forbindelse med vikardækning, da enhederne ikke skal gennemføre rekrutteringsforløb.

Det bemærkes, at brug af løsningen vedr. mulighed for ansættelse på overnormering til at dække barsler medfører en budgetrisiko i forvaltningerne, jf. løsningsafsnittet, da der ikke vil kunne opnås tilskud fra barselsfonden til at dække lønudgifter for overnormering i perioder, hvor der ikke er medarbejdere på orlov. Erfaringen fra forsøget i KFF er dog, at dette kan dækkes via vakancer og ledige perioder mellem ansættelser ved personaleudskiftning, projektmidler og lignende.

Videre proces