Redegørelse om initiativer til effektivisering af rengøringen i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 11. maj 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 151/2004

 

 

1.                   Redegørelse om initiativer til effektivisering af rengøringen i Københavns Kommune

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager redegørelsen til efterretning

at Økonomiudvalget anmoder udvalgene om at effektivisere rengøringen på baggrund af anbefalingerne samt de initiativer og overvejelser, som fremgår af udvalgenes redegørelser til Økonomiudvalget

 

 

RESUME

Økonomiudvalget anmodede på mødet den 5. august 2003 udvalgene om at redegøre for initiativer, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune. Frist for fremsendelse til Økonomiforvaltningen blev fastsat til den 14. oktober 2003. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget behandlede redegørelsen den 17. marts 2004.

Baggrunden for dette var, at Økonomiudvalget på mødet den 5. august behandlede budgetanalyse af rengøringen i Københavns kommune. Budgetanalysen er udarbejdet af Økonomiforvaltningen med støtte fra konsulentfirmaet Servicemægleren A/S. I forbindelse med budgetanalysen var der nedsat en følgegruppe bestående af repræsentanter fra samtlige forvaltninger.

Analysen omfatter rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem, klubber og fritidsinstitutioner samt i daginstitutioner. Analysen omfatter ikke rengøring på plejehjem, idet dette er omfattet af en særskilt budgetanalyse.

Såfremt Servicemæglerens analyses resultater er repræsentative for de udvalgte områder, kan det samlede effektiviseringspotentiale ved fortsat løsning af rengøringsopgaven i eget regi opgøres til 46-61 mill. kr., mens effektiviseringspotentialet ved udlicitering kan opgøres til 48-64 mill. kr.

 

Effektiviseringspotentiale fordelt på områder

Område	Effektiviseringsprocent ved fortsat drift i eget regi	Effektiviseringsprocent ved udlicitering
Administration	7,9 pct.	13,8 pct.
Skoler	11,1 pct.	13,1 pct.
Klubber	32,6 pct.	32,6 pct.
Daginstitutionsområdet	32,8 pct.	32,0 pct.

Kilde: Servicemægleren A/S

 

Nedenfor er udvalgenes redegørelse kortfattet gengivet.

Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at der indgås en aftale med et konsulentfirma om at vurdere, i hvilket omfang og hvordan Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice kan indhente eventuelle effektiviseringsgevinster.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har besluttet at nedsætte en projektgruppe, der over en 3-4 årig periode skal foretage en yderligere analyse af budgetanalysens anbefalinger herunder udregne et muligt effektiviseringspotentiale.

Sundheds- og Omsorgsudvalget har besluttet, at der tages kontakt med til Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice med henblik på at overføre den fremtidige rengøringsvaretagelse på administrationsområdet til Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget finder, at en effektivisering af rengøringen på daginstitutionsområdet skal tage udgangspunkt i en kombination af uddannelse, udstyr og organisering samt mere udpræget brug af fleks- og skånejobs. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vurderer efter indstilling fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at effektiviseringspotentialet udgør maksimalt 19,3 procent på daginstitutionsområdet. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil vurdere hvorvidt en effektivisering af rengøringsområdet bør indgå i budgetforslaget for 2005.

Bygge- og Teknikudvalget anvender udbud på rengøringsområdet til at opnå effektiviseringer i form af besparelser og kvalitetsforbedringer eller som priskontrol, når kvaliteten af den leverede ydelse er tilfredsstillende. Bygge- og Teknikudvalget vurderer, at der her og nu ikke er et økonomisk potentiale og på længere sigt anses potentialet som begrænset.

Miljø- og Forsyningsudvalget oplyser, at en stor del af Miljø- og Forsyningsforvaltningens rengøringsopgaver varetages af Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice. Det er Miljø- og Forsyningsudvalgets forventning, at Rengøringsservice søger at udføre rengøringen så effektivt som muligt.

Økonomiudvalgets administrative enheder benytter næsten alle Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice til at udføre rengøringsopgaven. Det er Økonomiforvaltningens forventning, at Kultur- og Fritidsforvaltningens rengøringsservice udfører rengøringsopgaven på den mest effektive måde. Økonomiforvaltningen henviser i øvrigt til beslutningen om etablering af en central kommunal ejendomsenhed. Det indebærer blandt andet at rengøring i kommunens administrationsbygninger pr. 1. januar 2006 skal varetages af en central ejendomsenhed.        

 

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiudvalget behandlede på mødet den 5. august budgetanalyse af rengøringen i Københavns kommune. Budgetanalysen er udarbejdet af Økonomiforvaltningen med støtte fra konsulentfirmaet Servicemægleren A/S. I forbindelse med budgetanalysen var der nedsat en følgegruppe bestående af repræsentanter fra samtlige forvaltninger.

Analysen omfatter rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem, klubber og fritidsinstitutioner samt i daginstitutioner. Analysen omfatter ikke rengøring på plejehjem, idet dette er omfattet af en særskilt budgetanalyse.

Servicemæglerens analyse, der omfatter ca. 9 pct. af det samlede areal inden for de udvalgte områder viser, at der generelt er et effektiviseringspotentiale ved løsning af rengøringsopgaven på de udvalgte rengøringsenheder og institutioner - uanset om opgaven beholdes i eget regi eller udliciteres.

Såfremt Servicemæglerens analyses resultater er repræsentative for de udvalgte områder, kan det samlede effektiviseringspotentiale ved fortsat løsning af rengøringsopgaven i eget regi opgøres til 46-61 mill. kr., mens effektiviseringspotentialet ved udlicitering kan opgøres til 48-64 mill. kr.

 

Effektiviseringspotentiale fordelt på områder

Område	Effektiviseringsprocent ved fortsat drift i eget regi	Effektiviseringsprocent ved udlicitering
Administration	7,9 pct.	13,8 pct.
Skoler	11,1 pct.	13,1 pct.
Klubber	32,6 pct.	32,6 pct.
Daginstitutionsområdet	32,8 pct.	32,0 pct.

Kilde: Servicemægleren A/S

 

Økonomiudvalget anmodede udvalgene om at redegøre for initiativer og overvejelser, blandt andet beskrevet i budgetanalysen, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune. Frist for fremsendelse af redegørelse blev fastsat til den 14. oktober 2003. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget redegørelse blev behandlet den 17. marts 2004.

 

Udvalgenes redegørelse

Uddrag af udvalgenes redegørelse fremgår af nedenstående. Udvalgenes redegørelse er vedlagt som bilag.

 

Kultur- og Fritidsudvalget

Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at der indgås en aftale med et konsulentfirma om at vurdere, i hvilket omfang og hvordan Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice kan indhente eventuelle effektiviseringsgevinster.

I den forbindelse udpeges en række repræsentative institutioner, som gennemgås sammen med konsulentfirmaet, Rengøringsservice og kunderne.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil på den baggrund af en sådan analyse vurdere, i hvilket omfang eventuelle effektiviseringsforslag kan overføres til øvrige institutioner.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

Uddannelses- og Ungdomsudvalget vurderer, at der i budgetanalysen af rengøring er lagt op til en række initiativer, der kræver nærmere bearbejdning, hvad angår den fulde konsekvens, inden disse gennemføres.  For at sikre, at der foretages yderligere analyse af budgetanalysens anbefalinger, og af hvordan det effektiviseringspotentiale, som budgetanalysen påviser, opnås i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, anbefales det, at der nedsættes en projektgruppe, som over en periode bearbejder og implementerer initiativerne. Initiativerne retter sig mod områderne effektiviseringspotentiale, kvalitetssikringssystem, ledelse af rengøring samt uddannelse.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har derfor besluttet at nedsætte en projektgruppe, der får til opgave at udregne et muligt effektiviseringspotentiale og hvorledes dette kan opnås. Projektgruppen, der skal foretage en yderligere analyse af budgetanalysens anbefalinger vil over en 3-4 årig periode bearbejde og implementere initiativer på områderne: effektiviseringspotentiale, kvalitetssikring, ledelse af rengøring og uddannelse.

 

Sundheds- og Omsorgsudvalget

Sundheds- og Omsorgsudvalget har besluttet, at der tages kontakt med til Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice med henblik på at overføre rengøringsopgaver i egne administrationsenhederne samt relevante medarbejdere.

Derudover er det besluttet at udarbejde en samlet oversigt over administrationsområderne i forvaltningen med henblik på at overføre den fremtidige rengøringsvaretagelse til Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice. Det er Sundheds- og Omsorgsudvalgets vurdering, at Rengøringsservice besidder den fornødne ekspertise til at forbedre og effektivisere rengøringen af Sundhedsforvaltningens administrationsområder.

 

Familie- og arbejdsmarkedsudvalget

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget finder, at en effektivisering af rengøringen på institutionerne skal tage udgangspunkt i en kombination af uddannelse, udstyr og organisering, samt mere udpræget brug af fleks- og skånejobs. Det må ses som en fordel, at det generelle kompetenceniveau højnes såvel på institutionsniveau, i kommunen og i samfundet som helhed. En lang række af arbejdsgange i rengøringen vil kunne varetages af en medarbejder, der har nedsat arbejdsevne. Dog vil der være få undtagelser, hovedsageligt i forbindelse med manuelt gulvvask tunge løft, hvor rengøringsarbejdet har en så belastende karakter, at en stilling på normale vilkår er påkrævet.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vurderer efter indstilling fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at effektiviseringspotentialet udgør maksimalt 19,3 procent på daginstitutionsområdet. Dette besparelsespotentiale vurderes i 2005 på daginstitutionsområdet at udgøre minimum 1,6 mill. kr. og maksimalt 9,6 mill. kr.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil vurdere hvorvidt en effektivisering af rengøringsområdet bør indgå i budgetforslaget for 2005.

 

Bygge- og teknikudvalget

Hovedparten af enhederne under Bygge- og Teknikudvalget har eksterne leverandører til at forestå rengøringen. Kriterierne som anvendes ved leverandørvalgene er primært pris, kvaliteten af det udførte arbejde samt dialog og kontakt med udbyderen.

 

Bygge- og Teknikudvalget anvender udbud til at opnå effektiviseringer i form af besparelser og kvalitetsforbedringer eller som priskontrol når kvaliteten af den leverede ydelse er tilfredsstillende. Enhederne arbejder altså i vid udstrækning efter principper, der ligger tæt på anbefalingerne i rapporten.

Hvorvidt det er muligt at drage endnu større fordele vil først kunne kontrolleres ved udløbet af de nuværende kontrakter. Her og nu er der altså intet økonomisk potentiale og på længere sigt anses potentialet som begrænset. De i rapporten angivne anbefalinger og overvejelser anvendes ved kontraktperiodernes udløb.

To af Bygge- og Teknikudvalgets enheder anvender egen rengøringstjeneste, hvor der foretages løbende justeringer og tiltag for at effektivisere området. Eksternkonsulentbistand er bl.a. anvendt til dette formål. Det vurderes ikke på nuværende tidspunkt, at nye initiativer vil bidrage til yderligere forbedringer.

 

Miljø- og Forsyningsudvalget

En stor del af miljø- og Forsyningsforvaltningens rengøring varetages af Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice. Det er Miljø- og Forsyningsudvalgets forventning, at Rengøringsservice søger at udføre rengøringen så effektivt som muligt.

Københavns Energi har i perioden 1998-2003 gennemført analyser af alle rengøringsarealer. Som følge heraf udføres de meste af rengøringsopgaven i KE af eksterne leverandører.

Miljø og Forsyningsudvalget har således gennem en årrække arbejdet målrettet med effektivisering af rengøringsområdet og vurderer på den baggrund, at der ikke er behov eller mulighed for at igangsætte yderligere initiativer med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen.

 

Økonomiforvaltningen

Økonomiforvaltningens består primært af administrative enheder, hvor langt størstedelen benytter Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice til at udføre rengøringsopgaven.

Det er Økonomiforvaltningens forventning, at Kultur- og Fritidsforvaltningens Rengøringsservice udfører rengøringsopgaven på den mest effektive måde.

Økonomiforvaltningen henviser i øvrigt til Økonomiudvalgets beslutning af 25. november 2003 om etablering af en central kommunal ejendomsenhed. Beslutningen indebærer blandt andet at rengøring i kommunens administrationsbygninger pr. 1. januar 2006 varetages af en central ejendomsenhed. Etableringen af en kommunal ejendomsenhed forventes at føre til en effektivisering via samling af fagekspertise og udnyttelse af stordriftsfordele.       

 

 

 

ØKONOMI

-

 

MILJØ

Ingen konsekvenser

 

HØRING

-

 

BILAG

Bilag 1. Budgetanalyse af rengøring i Københavns Kommune

Bilag 2. Redegørelse fra Kultur- og Fritidsudvalget af 25. september 2003

Bilag 3. Redegørelse fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen af 8. oktober 2003

Bilag 4. Redegørelse fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget af 17. marts 2004

Bilag 5. Redegørelse fra Miljø- og Forsyningsudvalget den 22. september 2003

Bilag 6. Redegørelse fra Sundheds- og Omsorgsudvalget den 2. oktober 2003

Bilag 7. Redegørelse fra Bygge- og Teknikudvalget den 8. oktober 2003

 

 

Erik Jacobsen                    /

                                                                 Bjarne Winge