IT-understøttelse på plejehjem - tillægsbevilling (Sundheds- og Omsorgsudvalget)
IT-understøttelse på plejehjem - tillægsbevilling (Sundheds- og Omsorgsudvalget)
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 11. januar 2005
J.nr. ØU 15/2005
10. IT-understøttelse på plejehjem - tillægsbevilling (Sundheds- og Omsorgsudvalget)
INDSTILLING
Sundhedsforvaltningen
indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og
Borgerrepræsentationen anbefaler
at der implementeres en IT-løsning på
plejehjemmene, der understøtter medicinhåndtering og plejeplaner, samt en række
forbedringsløsninger til hjemmeplejen
at Sundhedsforvaltningen med henblik på finansieringen
af IT-løsningen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at
godkende en tillægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget svarende til 25,2
mill. kr., hvilket finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages
over 3 år.
Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 16. december 2004
Indstillingen blev godkendt.
Enhedslisten havde følgende protokolbemærkning med tilslutning fra det øvrige udvalg: "Enhedslisten er bekymrede for de økonomiske fremtidskonsekvenser ved lånefinansieringen".
Økonomiforvaltningen
indstiller,
at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
"Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, gives der en tillægsbevilling på 25,2 mill. kr. til Sundheds- og Omsorgsudvalgets budget 2005 på bevilling Administration m.v., konto 6.51.1, administration, til implementeringen af IT-løsning på plejehjemmene. De afledte driftsudgifter forudsættes afholdt indenfor udvalgets ramme.
Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Finansposter, konto 8.05.05, forskydninger i likvide aktiver (kassen).
Tillægsbevillingen finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages over 3 år med 10 mill. kr. i 2006 og 2007 samt 6,803 mill. kr. i 2008.
Økonomiforvaltningen bemærker, at Sundheds- og Omsorgsudvalget i forvejen afdrager på interne lån. Såfremt nærværende indstilling tiltrædes, skal Sundheds- og Omsorgsudvalget i hvert af årene 2006 og 2007 tilvejebringe finansiering til de samlede afdrag på de interne lån på 20,1 mill. kr.
Derudover har Økonomiudvalget ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført".
RESUME
Sundhedsforvaltningen blev ifm. budget 2005 opfordret
til at arbejde videre med forskellige problemområder vedr.
Sundhedsforvaltningens IT-behov. Det er med denne indstilling
Sundhedsforvaltningens ønske, at sikre IT-understøttelse af en række
kerneopgaver på plejehjemmene, i visitationen og i hjemmeplejen.
Sundhedsforvaltningen ønsker på sigt at implementere
kommunens omsorgssystem (KOS) på alle plejehjem. I erkendelse af, at det ikke
p.t. er muligt at skabe finansiering til dette, ønsker Sundhedsforvaltningen at
gennemføre en midlertidig løsning. Denne løsning giver plejehjemmene adgang til
udvalgte funktioner i KOS og dækker de mest akutte behov for IT-investeringer
på plejehjemmene og i hjemmeplejen.
I forhold til plejehjemmene sikres IT-understøttelse af medicinhåndtering samt plejeplaner på plejehjemmene. Samtidig foretages nødvendig udskiftning af pc'ere på plejehjemmene for at kunne få tilgang til løsningen. I forhold til hjemmeplejen indebærer indstillingen en udskiftning af håndholdte enheder, nødplans-funktionalitet, IT-løsning til kommunikation med private leverandører samt en mobil løsning til visitatorerne.
Sundhedsforvaltningen indstiller derfor, at den midlertidige IT-løsning godkendes, og at finansieringen sker ved et internt lån, der afdrages over 3 år.
Sideløbende med de i
indstillingen beskrevne aktiviteter vil forvaltningen udarbejde en IT-strategi,
som baner vejen for den fulde implementering af KOS på plejehjemmene.
IT-strategien forventes forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget i 2005.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
I forbindelse med
forhandlingerne om budget 2005, havde Sundhedsforvaltningen fremlagt en plan
for, hvordan forvaltningens IT-behov kunne afhjælpes. Den fremlagte plan blev
ikke tiltrådt, men forvaltningen blev opfordret til at arbejde videre med de
problemområder, som er fremlagt i denne indstilling. Derved opfordrer Sundhedsforvaltningen
til, at Økonomiforvaltningen igangsætter udviklingsarbejdet vedr. en samlet
investeringsanalyse, som det blev beskrevet i budgetaftalen. Herved får
kommunen udarbejdet en IT-investeringspolitik, som kan sikre, at plejehjemmene
får en samlet IT-understøttelse, der modsvarer hjemmeplejens.
Indstillingen løser kun de
mest kritiske problemstillinger, og der vil fortsat være en række uafklarede
problemstillinger, som forvaltningen vil håndtere i forbindelse med forslag til
den kommende IT-strategi. Samtidig udestår fortsat en afklaring af
finansieringen.
Den fremlagte indstilling
støtter op om den tidligere beslutning fra Borgerrepræsentationen (BR 94/01) om
først at indføre KOS i hjemmeplejen og derefter på plejehjemmene. Indstillingen
understøtter således tankerne om, at Sundhedsforvaltningen skal have ét
omsorgssystem der understøtter aktiviteterne på ældreområdet. Herved opnår man
– når systemet er implementeret fuldt ud – et samlet overblik over den enkelte
borgers forløb og et fælles arbejdsredskab på tværs af hjemmepleje og plejehjem,
der kan lette kommunikationen i forbindelse med visitation/revisitation, aflastning
og lign.
Målsætningen med
implementeringen af KOS i hjemmeplejen og efterfølgende på plejehjemmene er, at
etablere et ensartet serviceniveau via bedre dokumentation, bedre servicering
af borgerne, mulighed for langsigtet styring af kapacitet og behov,
effektivisere centrale arbejdsfunktioner og processer samt lette medarbejdernes
daglige arbejde gennem indførelsen af de nye værktøjer.
Implementeringen af KOS i
hjemmeplejen forløber planmæssigt og fire af syv lokalområder er nu på KOS. Der
forestår implementering i tre bydele hvorefter implementeringen af KOS i
hjemmeplejen forventes færdig ultimo 2005.
Indførelsen af KOS på plejehjemmene
er således en forlængelse af de tanker, der i sin tid lå bag beslutningen om
implementeringen af KOS i hjemmeplejen. Implementeringen understøtter
strategien om, at have ét fælles system til håndtering af dokumentation og
kommunikation omkring borgerens forhold. Ved at få samlet al dokumentation i et
system får Sundhedsforvaltningen mulighed for i langt højere grad at trække
statistikker over de forskellige data, der ligger i systemet. Ved en fuld
implementering af KOS får Sundhedsforvaltningen langt bedre muligheder for ledelsesinformation
og løbende opfølgning på behov, indsats og effekt indenfor ældreområdet.
Problemstillingen
Kommunens plejehjem mangler
i dag fælles værktøjer og IT-understøttelse. Sundhedsforvaltningen arbejder med
en række initiativer, som skal styrke styringen og kvaliteten på plejehjemmene,
herunder udarbejdelse af fælles standarder for dokumentation samt
implementering af BUM på plejehjemsområdet. For at sikre en ensartet brug af
standarderne samt skabe fælles grundlag for opfølgning og kvalitetssikring, er
der behov for, at en række processer på plejehjemmene understøttes af IT.
Sundhedsforvaltningen har vurderet, at funktionerne stamdata om beboerne, medicinoplysninger
og plejeplaner er kritiske og derfor skal prioriteres og løses gennem denne
indstilling.
Sundhedsforvaltningen vil
med denne indstilling sørge for, at plejehjemmene får en elektronisk løsning
til dokumentation af medicin samt plejeplaner. Hertil kommer mulighed for
løbende sundhedsfaglige notater samt kommunikation internt og til visitationsmyndigheden.
På hjemmeplejeområdet er der
et akut behov for at udskifte en række af de håndholdte enheder, som bruges af
det udkørende personale. Disse enheder fungerer dårligt og skaber på mange
områder mere besvær, end den fordel man kan have ved at bruge udstyret.
I forhold til visitationen
er der behov for en løsning som betyder, at visitatorerne kan tage pc'en med ud
i borgerens hjem. Ved at indtaste data i systemet, mens man er hos borgeren,
slipper man for efterfølgende at skulle bruge tid på at registrere oplysningerne
i computeren på kontoret.
Sundhedsforvaltningen vil
med implementeringen af denne løsning, forbedre arbejdsvilkårene for
medarbejdere p
å plejehjemmene og i hjemmeplejen samt sikre, at kvaliteten af
dokumentationen øges.
IT-løsningen indeholder de
funktionaliteter og understøtter de områder der er beskrevet nærmere nedenfor.
Det er vigtigt at præcisere,
at det kun er de beskrevne problemstillinger, der løses, og at løsningen ikke
giver de effektiviseringsgevinster som en fuld implementering af KOS vil give.
De funktionaliteter, som Sundhedsforvaltningen ikke får med løsningen er
IT-understøttelse af en række af de andre blanketter, der er udviklet i forbindelse
med den faglige standardisering, såsom aftale- og administrationsark, vaner og
ønsker til hverdagen, livshistorie samt de mange specialark, som plejehjemmene
har. Herudover er der heller ikke midler til sikring af en effektiv support
samt midler til den ønskede uddannelse af personalet.
IT-løsningen:
IT-løsningen vedr. medicin
og plejeplaner bygger videre på den eksisterende KOS platform. Den løsning der
udarbejdes betyder, at de data plejehjemmene indtaster i borgerens journal
lægger sig i den allerede eksisterende KOS database. Derved kan data umiddelbart
genanvendes, når den fulde version af KOS skal implementeres. Samtidig skabes
mulighed for kommunikation mellem plejehjem og visitationsmyndighed.
Teknisk vil dette være
muligt via en webløsning, dvs. man tilgår data via en webgrænseflade.
Ved at opbygge systemet på
den beskrevne måde, vil løsningen være fremtidssikret i forhold til en fuld
implementering af KOS på plejehjemmene på et senere tidspunkt. Data vil "følge
med" og samtidig vil eventuelle videreudbygninger på den eksisterende KOS platform,
fx omkring medicin, kunne anvendes af såvel hjemmepleje som plejehjem.
IT-støtte til plejeplaner
og medicindokumentation på plejehjem
IT-løsningen indeholder
stamark, plejeplaner, diverse ark til medicinhåndtering, notat-funktionalitet
samt advis-funktionalitet (intern mail funktion i KOS). Med implementeringen af
løsningen vil Sundhedsforvaltningen afhjælpe dele af den efterspørgsel, der har
været fra plejehjemmene om at kunne dokumentere og arbejde elektronisk med
deres sundhedsfaglige dokumentation.
Plejehjemmene har længe
efterspurgt denne mulighed for dokumentation. En række plejehjem henvendte sig
i foråret til Sundhedsforvaltningen om muligheden for at indkøbe egne
elektroniske løsninger. Man besluttede på dette tidspunkt at arbejde videre
med, at plejehjemmene hurtigst muligt kunne få KOS implementeret. Implementeringen
af de elektroniske plejeplaner vil derfor være et skridt på vejen til, at
plejehjemmene får deres fulde dokumentation elektronisk. Løsningen indeholder
imidlertid kun den mest nødvendige funktionalitet for at afhjælpe
plejehjemmenes behov.
Implementeringen af en
elektronisk løsning til medicinhåndtering vil medføre, at plejehjemmene som
anbefalet af Embedslægeinstitutionen får et én-strenget medicindokumentationssystem.
Tilsyn og audit har afdækket, at der sker fejl omkring dokumentation af
medicin. Fejlene opstår bl.a. ved overførsel af data fra et ark til et andet.
Ved indførsel af et én-strenget elektronisk medicinhåndteringssystem minimeres
risikoen for dokumentationsfejl. Løsningen indeholder bl.a. direkte opslag i
Lægemiddelfortegnelsen, hvilket også er med til at nedbringe risikoen for fejl.
Den løsning, der udvikles
til medicinhåndtering, tager højde for, at der efterfølgende kan etableres
sammenhæng til den elektroniske medicinprofil (PEM) samt dosisdispensering.
Udskiftning af hardware
Da der ikke eksisterer
tilstrækkeligt med IT udstyr på plejehjemmene til at dække behovet for adgang
til data, er det Sundhedsforvaltningens vurdering, at der skal anskaffes 320
nye IT-arbejdspladser.
Udskiftning af håndholdte
enheder i hjemmeplejen
Løsningen indeholder, at
hjemmeplejen udskifter alle ældre modeller af de håndholdte enheder til en ny
model, der anvendes over hele byen. Den nye model der anvendes, har vist sig
langt mere driftsikker.
Der har været tekniske
problemer med den gamle model, ligesom driften og supporten har været meget
ressourcekrævende. Dette har været kilde til frustration hos brugerne, som
ellers har været meget glade for funktionaliteten i de håndholdte. Konkrete
eksempler på tekniske problemer er for lange svartider, batterier løber for hurtigt
tør for strøm og taber programmet, som skal genindlæses. Den tekniske løsning
er klar, og de nye modeller har løst alle de eksisterende problemstillinger.
Problemerne i dag er, at den
tidsbesparelse, der oprindeligt var en del af begrundelsen for indførelsen af
den håndholdte løsning med besøgsregistrering og adgang til borgerens
oplysninger direkte i borgerens hjem, bliver opvejet af den tid, der går til at
håndtere de tekniske problemer. Disse problemer betyder, at medarbejderne ikke
altid kan få kørelisterne på deres håndholdte enheder og derved skal have
printet disse ud på papir. Besøgsregistreringen foretages derefter på
kørelisten og skal efterfølgende indtastes i systemet, når medarbejderen vender
hjem til kontoret. Herved forøges risikoen for en forringet datakvalitet af
oplysningerne vedrørende leveret tid, som udgør en basal del af hjemmeplejens
styringsgrundlag.
Ved at udskifte de
håndholdte enheder undgår man den administrative byrde samtidig med, at
medarbejderen undgår frustrationer over udstyr, der ikke virker. Samlet set
betyder løsningen en forbedret hverdag og stor tidsbesparelse for de knap 3500
medarbejdere der, når KOS er færdigimplementeret i hjemmeplejen, i deres
hverdag anvender håndholdt udstyr.
Løsning til private
leverandører
Der udarbejdes en
elektronisk løsning til de private leverandører, der betyder, at der kan sendes
og modtages data mellem disse og den kommunale visitationsmyndighed. Kommunikationen
med de private leverandører er, som det ser ud i dag, meget besværlig. Det
gælder både, når visitationen skal sende "bestillingen" til den private
leverandør og når den private leverandør skal informere tilbage til
visitationen. Den nuværende kommunikation håndteres primært pr. telefax og brev
og håndteringen af papirsagerne tager meget tid i visitationen. Med denne
løsning vil kommunikationen foregå elektronisk, og den private leverandør kan
tilgå data via en sikret WEB-side.
Nødplans-fuktionalitet til
hjemmeplejen
Der etableres en
nødplans-løsning til hjemmeplejen, der sikrer tilgængeligheden af data.
Løsningen sikrer læseadgang til journale
r og mulighed for at udskrive kørelister
ved længerevarende systemnedbrud. Løsningen betyder, at der altid vil være
mulighed for at tilgå data, og derved være mulighed for adgang til kritiske
oplysninger, selvom det centrale system, eller netværket, skulle være ude af
drift.
Løsning til visitatorerne
Der anskaffes en
off-line-løsning til visitationens bærbare enheder. Løsningen er baseret på, at
visitatorerne har en bærbar pc med ud til borgeren, indeholdende en lokal
version af KOS med de nødvendige oplysninger om borgeren. Fordelen er at visitator
har adgang til alle relevante oplysninger og kan skrive dokumentation ind med
det samme. Med løsningen optimeres de administrative rutiner på
bestillerkontoret, idet visitatorerne ikke i samme omfang skal bruge tid på
efterregistrering.
Tidsplan
Sundhedsforvaltningens
indstilling er, at man umiddelbart igangsætter arbejdet omkring IT-løsningen,
da den kan gennemføres indenfor en kort tidsperiode samt tilfører området et
væsentligt kvalitetsløft.
Løsningen i forhold til
problemerne med de håndholdte enheder vil have en tidshorisont på et par
måneder. Det må således forventes, at enhederne kan være implementeret primo
2005.
Løsningen i forhold til
visitatorerne vil ligeledes have en kort tidshorisont, svarende til de
håndholdte.
Løsningen i forhold til
plejehjemmene forventes implementeret efter sommerferien og forventes afsluttet
inden udgangen af 2005. Perioden frem til sommerferien bruges til at udvikle
løsningen samt forberede faglig dokumentation og etablere den tekniske
platform.
Sundhedsforvaltningen gør
opmærksom på, at der hermed ikke er
·
afsat
midler til generel IT-kompetenceudvikling.
·
afsat
midler til frikøb af ressourcer på plejehjemmene i forbindelse med undervisning
og implementering.
·
taget
højde for øgede udgifter til Sundhedsforvaltningens IT-drift og support efter
endt implementering af løsningen.
· afsat midler til ændrings- og videreudviklingsønsker i KOS for 2006 og frem.
ØKONOMI
Økonomi for anskaffelsen af
IT-løsningen i mill. kr.
Plejehjemsløsning 16,8
Løsning til private
leverandører 0,7
Visitationen
2,9
Hjemmeplejen 4,8
I
alt 25,2
Finansiering
Sundhedsforvaltningen ønsker
at finansiere anskaffelsen ved at optage et lån på 25,2 mill. kr. i 2005, som
fra 2006 tilbagebetales ved at anvende de midler, der er afsat i
Sundhedsforvaltningens budget til den forventede implementering af KOS.
KOS hjemmepleje er
færdigimplementeret i 2005 hvorfor midlerne for 2006 og frem kan anvendes til
tilbagebetaling. Udgifterne skal afholdes i 2005 og forudsættes lånefinansieret
og afdraget med 10 mill. kr. i 2006 og 2007, samt resten i 2008.
Der vil i forbindelse med
implementeringen af systemet være forbundet årlige udgifter til drift og
vedligehold på 2,9 mill. kr. pr. år. Disse driftsudgifter afholdes indenfor
egne rammer.
Implementeringen af systemet
omfatter udgifter til udvikling (engangsudgifter) og drift (permanente
udgifter). Udgifterne er fordelt således (mill. kr.):
|
2005 |
2006 |
Følgende år |
Udvikling |
25,2 |
-- |
-- |
Drift |
-- |
2,9 |
2,9 |
Implementeringen vil ikke
kunne finde sted, uden at de enkelte plejehjem frigiver ressourcer til
deltagelse i undervisning og systemimplementering.
MILJØVURDERING
Ingen
miljømæssige konsekvenser.
HØRING
Ingen.
BILAG
Ingen.
Lau Svendsen-Tune
/Flemming Engstrøm