Evalueringer af ansvarsfordeling samt styringsmodel for vedligehold

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at evaluering af hhv. ansvarsfordeling for bygningsvedligehold, jf. bilag 2 og styringsmodel for vedligehold, jf. bilag 3 tages til efterretning,
2. at det godkendes, at Økonomiforvaltningen i februar 2025 fremlægger forslag til justeringer af styringsmodellen for vedligehold baseret på evalueringens konklusioner, herunder forslag til hvordan energirenoveringer fremover kan indgå i prioriteringen.

Problemstilling

En af Københavns Ejendommes (KEJD) kerneopgaver er at vedligeholde den kommunale ejendomsportefølje. KEJDs mandat og ansvar i forhold til vedligeholdsindsatsen er primært knyttet til den politisk bestemte ansvarsfordeling, der definerer, hvilke dele af bygningerne KEJD har ansvar for. Hertil kommer den politisk vedtagne Styringsmodel for vedligehold, der sætter rammerne for, hvordan KEJD skal prioritere vedligehold.  

I 2017 vedtog Borgerrepræsentationen en Styringsmodel for vedligehold, hvor en større del af vedligeholdelsesindsatsen blev finansieret af en samlet bevilling for perioden 2018-2027. Formålet med Styringsmodellen var at etablere en asset management baseret vedligeholdsindsats med fokus på planlagt vedligehold.

I 2020 besluttede Borgerrepræsentationen at ændre ansvarsfordelingen for bygningsvedligehold mellem KEJD og forvaltningerne for at etablere en mere entydig fordeling af ansvar. Derudover blev ændringerne gennemført for at sikre en ensartet og professionel håndtering af vedligehold på tværs af ejendomsporteføljen. KEJD overtog i den forbindelse et større ansvar, primært på tekniske installationer som ventilation, belysning og anlæg indenfor brandområdet.

KEJD har arbejdet efter Styringsmodel for vedligehold siden 2018 og den nye ansvarsfordeling siden 2021.

Med afsæt i hensigtserklæring ØK70 fra Budget 2024 har KEJD udarbejdet en evaluering af hhv. Styringsmodel for vedligehold og Ansvarsfordeling for bygningsvedligehold.

Løsning

Evaluering af Styringsmodel for vedligehold 
Evalueringsrapporten (se bilag 1 og bilag 2) belyser modellens implementering, herunder om de forventede effekter er opnået. KEJD har i forbindelse med evalueringen identificeret områder, hvor KEJD skal sikre den fulde implementering, samt muligheder for at styrke modellen.

Evalueringen viser grundlæggende, at Styringsmodel for vedligehold siden 2017 har dannet ramme for implementeringen af en systematiseret tilgang til vedligeholdelse af kommunens ejendomsportefølje. Fokus har været på at øge andelen af planlagt vedligehold, nedbringe det tidligere opbyggede efterslæb og sikre bygningernes værdi.

Konklusioner effektmål
Styringsmodellen havde fem indbyggede effektmål. KEJD har evalueret, i hvilket omfang de fem mål er blevet eller forventes at blive indfriet.

1. Fra afhjælpende til planlagt vedligehold
KEJD har øget indsatsen på planlagt vedligehold og stoppet stigningen i det afhjælpende vedligehold. I 2023 udgjorde planlagt vedligehold således 2/3 af indsatsen.

2. Indhente efterslæb
I perioden 2018-2020 betød en stram anlægsramme, at KEJD ikke kunne eksekvere i et omfang, der var nødvendigt for at håndtere det samlede behov og nedbringe det tidligere opbyggede efterslæb. KEJD har derfor måtte udskyde vedligeholdsaktivitet for 0,7 mia. kr. i perioden.

I løbet af 2022-2023 havde KEJD mulighed for at eksekvere på et højere niveau end det årlige fastsatte budget for styringsmodellen, hvilket gjorde det muligt at indhente dele af efterslæbet. Dette indikerer, at KEJD har den nødvendige interne kapacitet til at reducere efterslæbet, hvis de budgetmæssige rammer er til stede.

3. Mere vedligehold pr. krone
KEJD har etableret en detaljeret forretningsgang for prioriteringen af vedligeholdet, hvilket, sammen med en øget andel af planlagt vedligehold, over tid vil reducere behovet for akutte reparationer, der ofte er dyrere og mere ressourcekrævende.

4. Fastholde bygningernes værdi
Styringsmodellen bidrager til at sikre, at bygningernes vedligeholdelsesbehov kan imødekommes mere effektivt. Det vil på sigt bidrage til at fastholde bygningernes værdi. Konkret har de største vedligeholdsposter i perioden været tag, facader og vinduer, der er de bygningsdele, hvor udgifterne til følgeskader på tilstødende bygningsdele er størst.

5. Overblik over vedligeholdelsesbehov
KEJD har på nuværende tidspunkt ikke gennemført bygningssyn på 100% af kommunens bygninger, hvilket betyder, at det samlede overblik ikke er fuldstændigt. Derudover har KEJD ikke i tilstrækkelig grad været i stand til at anvende de opstillede tilstandskategorier (1-5), som angiver en ønsket tilstand for forskellige bygningstyper, til en operationel metode for prioritering på tværs af ejendomsporteføljen.

KEJDs tiltag i perioden
I evalueringen indgår også en kortlægning af de enkelte styringselementer og tiltag, som KEJD har igangsat i perioden for at styrke modellen og dens effekt. F.eks. har KEJD etableret en ny organisering, der målrettet skal styrke det tværgående samarbejde med forvaltningerne og sikre et samlet overblik over vedligeholdelses- og moderniseringsprojekter på tværs af ejendomme. Derudover har KEJD igangsat en større omlægning af den bagvedliggende data- og systemstruktur, der vil forbedre den samlede understøttelse af planlægning og prioritering af vedligehold samt forbedre mulighederne for afrapportering.

Perspektivering

Evalueringen peger endeligt på, at der er elementer, der enten skal sikres eller med fordel kan tilføjes styringsmodellen i de sidste 3 år af perioden for, at effektmålene opfyldes fuldt ud.

• For at kunne indhente det tidligere opbyggede efterslæb skal KEJD bruge det budget, der blev udskudt i periodens første år.
• Der er behov for, at KEJD sikrer bygningssyn af alle bygninger, samt at manualen for bygningssyn revideres, så bl.a. tekniske installationer inkluderes. Desuden vil det være en fordel at minimere særbevillinger ved at tilføje flere bygningselementer til styringsmodellens ramme. Dels for at øge overblikket over behov, og dels for at styrke planlægning og koordinering mellem projekter på de enkelte bygninger. I forbindelse med Intern Revisions undersøgelse af økonomistyringen på vedligeholdsområdet efterår 2024 blev dette også påpeget.
• Energirenovering indgår for nuværende ikke i styringsmodellen. Der skal etableres en metodik for, hvordan energirenoveringsprojekter prioriteres.
• Endeligt er det nødvendigt at tillægge modellen en metode for tilstandsvurdering, der kan supplere bygningssynet, hvis styringsmodellens intention om styring på ønsket tilstandskategorier skal bruges aktivt.
• Metoden skal så vidt muligt bygge på de modeller for tilstandsvurdering og behovsopgørelse, der pt. opereres med på andre dele af vedligeholdsområdet i kommunen.

Evaluering af Ansvarsfordelingen for bygningsvedligehold  
KEJD har i løbet af 2024 evalueret på brugertilfredsheden med den ansvarsfordeling for bygningsvedligehold, der blev besluttet skulle gælde fra 2021 (bilag 3), samt opgjort KEJDs omkostninger forbundet med ændringen i ansvarsfordelingen (bilag 4).

For at afdække brugertilfredsheden har KEJD udsendt et spørgeskema til ca. 950 respondenter i forvaltningerne samt gennemført en række kvalitative interviews med nøglepersoner i forvaltningerne. Formålet har været at evaluere tilfredsheden med selve ansvarsfordelingen, kendskabet til og tilfredshed med kommunikationsmaterialet samt vurdere effekten af ændringen.

Hovedkonklusionen er, at forvaltningerne er overvejende tilfredse med fordelingen og implementering af den ændrede ansvarsfordeling. I spørgeskemaundersøgelsen er 46% af alle respondenter enten tilfredse eller meget tilfredse med ansvarsfordelingen, som den blev tegnet i 2021. 20% er utilfredse eller meget utilfredse.

I forlængelse heraf er det Koordinationsgruppen for ejendomsdrifts vurdering, at ændringen har ryddet mange af de gråzoner og tvivlsspørgsmål af vejen, der tidligere fyldte. Samtidig er det tilbagemeldingen, at fordelingen for nuværende er hensigtsmæssig.

På den baggrund ser Økonomiforvaltningen på nuværende tidspunkt ikke grund til at foreslå justeringer i ansvarsfordelingen.

Samtidig tager KEJD en række opmærksomhedspunkter og perspektiver for samarbejdet mellem KEJD og forvaltningerne med fra evalueringen som konkret feedback. Det vil indgå i den videre dialog med forvaltningerne.

Det gælder bl.a.

• At den enkelte bruger får bedre indblik i igangværende vedligeholdssager.
• At KEJD skal arbejde med at skabe en så smidig sagsgang som mulig.
• At der kan være mindre opgaver af driftskarakter, der ikke kræver ændring af ansvarsfordelingen, som parterne meningsfuldt kan tage dialog om vareta­gelsen af.

Forbrugsanalyse
KEJD har i samarbejde med Deloitte gennemført en forbrugsanalyse med fokus på udviklingen i vedligeholdet. Analysen skulle afdække, hvorvidt de estimerede udgifter til vedligehold af de tekniske installationer, der overgik til KEJD i forbindelse med ændringen var på niveau med det budget, der blev tilført KEJD.

Konklusionen er, at KEJD fra 2025 mangler finansiering af vedligeholdsudgifter på ca. 29 mio. kr. årligt (2025 p/l). Dette skyldes bevillingsudløb samt større omkostninger til afhjælpende vedligehold og serviceaftaler på de overtagne installationer, end det der blev estimeret i 2018.

Økonomi

Ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen fremlægger i februar 2025 forslag til, hvordan evalueringsrapportens perspektiveringer kan indarbejdes i styringsmodellen for Økonomiudvalget.