Status på handleplaner til revisionsberetning regnskab 2018

Denne indstilling er den første opfølgning på de handleplaner, som blev udarbejdet i forlængelse af revisionsberetningen for 2018. Handleplanerne beskriver, hvilke tiltag der skal gennemføres, for at håndtere revisionsbemærkningerne. Samlet set forventes det på nuværende tidspunkt, at 11 af de 18 afgivne revisionsbemærkninger lukkes med årsregnskabet. Ved sidste opfølgning var det forventningen at 14 bemærkninger kunne lukkes, siden er handleplanerne til bemærkningerne vedrørende debitorområdet, takster i Teknik- og Miljøforvaltningen og Cybersercurity og persondata ændret, så de først forventes afsluttet i 2020.

Økonomiudvalget forelægges status på handleplanerne til efterretning.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2018, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2019 revisionsberetningen til regnskab 2018, og på denne baggrund udarbejdede alle forvaltninger handleplaner, som blev forelagt Økonomiudvalget august 2019. Økonomiforvaltningen har indkaldt en opdateret status på handleplanerne forud for årsregnskabet. Denne indstilling præsenterer den aktuelle status på handleplanerne, herunder hvor mange revisionsbemærkninger der forventes lukket med årsregnskabet for 2019.

Løsning

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår, hvornår det pr. december 2018 forventes, at forvaltningerne har berigtiget forholdene, så bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er foretaget ud fra status på de udarbejdede handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Den samlede status for handleplanerne gennemgås i bilag 1, hvor også status for eventuelle delbemærkninger gennemgås. Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om nedenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Tabel 1 - Oversigt over revisionsbemærkninger for 2018

Det forventes på nuværende tidspunkt, at 11 ud af de 18 revisionsbemærkninger vil blive lukket i forbindelse med regnskab 2019. For de resterende syv bemærkninger forventes handleplanerne at blive afsluttet i 2020.

I det nedenstående gennemgås de tre revisionsbemærkninger, hvor afslutningen af arbejdet med denne indstilling ændres fra 2019 til 2020.

Nr. 4 - Debitorområdet

Koncernservice arbejder fortsat tæt sammen med KMD for at gennemføre en fuld afstemning af alle krav mellem Kvantum og Opus Debitor. Afstemningsopgaven, som bistås af KMD, har god fremdrift, men har på grund af høj kompleksitet vist sig mere krævende end først antaget. Langt størstedelen af kommunens tilgodehavender vil være afstemt til regnskabet for 2019, men det vurderes på nuværende tidspunkt, at det ikke være muligt at nå at afstemme alle tilgodehavender inden lukningen af regnskabet.

Derfor er der i samråd med intern revision udarbejdet en revideret tids- og aktivitetsplan for det afsluttende arbejde, som indebærer, at der foretages en prioritering af de resterende dele af afstemningsopgaven med henblik på at sikre, at afstemningen af de væsentligste områder kan nås. Dette indebærer at afstemningen af udvalgte kravtyper først afsluttes i foråret 2020, efter regnskabet er lukket.

Nr. 11 – Takster i Teknik- og Miljøforvaltningen

Forvaltningen følger handleplanen og forvaltningens genberegnede takster er godkendt og indarbejdet i takstkataloget til budget 2020.  Udviklingen af arbejdet med takster er en løbende proces, som vil forløbe over flere år med blandt andet sikring af bedre fordelingsdata i form af tidsregistreringer. Arbejdet med de interne priser skal være færdigt 1. kvartal 2020, så de kan anvendes for 2021.

Nr.- 15 - Cybersecurity og Persondata

Afslutningen af handleplanen om funktionsadskillelse i Opus Debitor er rykket til ultimo marts 2020, da opgaven har vist sig at være mere kompliceret end først antaget. Koncernservice har i dialog med KMD vurderet, at Københavns Kommunes organisering af opgaverne og kommunens størrelse gør, at behovet ift. rolleopbygning er anderledes end i andre kommuner og således kræver en tilpasset løsning. Det forventes, at bemærkningen vil blive lukket med regnskab 2019, men at den vil indgå i beretningen for 2019 som følge af forhold observeret i 2019.

Intern Revision har overfor Økonomiforvaltningen tilkendegivet, at de handleplaner, der er udarbejdet af forvaltningerne, virker rimelige for at komme i mål, men at den faktiske implementering og udførelse er afgørende. Dette kan først vurderes, når revisionsberetningen for 2019 udarbejdes.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen er løbende i dialog med alle forvaltninger om deres handlingsplaner og følger op herpå, særligt frem mod aflæggelsen af regnskabet for 2019. Økonomiudvalget forelægges en ny status på revisionsbemærkningerne den 17. marts 2020.

I forlængelse af revidering af årsregnskabet for 2019 udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der er håndteret. Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020.

Søren Hartmann Hede               / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4: Status på handleplaner til revisionsberetning regnskab 2018 (2019-0312131)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. december 2019

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.